Checklist pour organiser une représentation de l’après-midi

Une représentation l’après-midi demande surtout une préparation précise de l’accueil, de la salle et du rythme du programme. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des inscriptions jusqu’à l’ouverture des portes. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, informations pratiques envoyées aux visiteurs, piles pour les micros et boissons refroidies à temps. Le jour même, gardez une marge pour tester la technique et régler la disposition des chaises et des tables.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Effectuer une visite du site
2 personnes
Confirmer les réservations
Finaliser le programme
2 personnes
Imprimer les programmes
Envoyer les informations aux visiteurs
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les stocks
Refroidir les boissons
Préparer les en-cas
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Aménager l’entrée
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Vérifier les toilettes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Vérifier les billets d'entrée
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Préparer les boissons de la pause
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Guider les visiteurs
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Effectuer les visites de salle
Reconduire les visiteurs
2 personnes
Effectuer le contrôle final
2 personnes

Suivi

Démonter le catering
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 6
Portantsqté 2
Tables hautesqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 80
Assiettes à pâtisserieqté 70
Cuillères à caféqté 70
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Louchesqté 6

Équipement

Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Pilesqté 12

Décoration

Compositions floralesqté 6
Nappesqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 6
Pupitres de programmeqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Traitez les inscriptions avant de finaliser le programme : vous aurez ainsi le nombre réel de visiteurs et pourrez prévoir les chaises, les programmes imprimés et les besoins alimentaires.
Envoyez les informations pratiques aux visiteurs au moins 3 jours avant la représentation. Indiquez l’heure d’ouverture des portes, l’accès au lieu et les éventuelles consignes d’accueil.
Faites la visite du site assez tôt pour vérifier l’entrée, les toilettes, les prises électriques et l’emplacement des tables. Prévoyez les rallonges et multiprises avant le jour de l’événement.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et préparez la table traiteur avant l’arrivée du public. Pour le service, regroupez tasses, verres, assiettes, cuillères et plateaux au même endroit.
Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée des visiteurs. Utilisez ce temps pour vérifier la salle, installer les chaises, tester les microphones et les haut-parleurs, puis briefer l’équipe d’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une représentation de l’après-midi ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant, afin de confirmer les réservations et d’ajuster la salle.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Comptez au minimum 2 heures sur place pour installer les tables, les chaises, l’entrée, la décoration et la table traiteur. Ajoutez 30 minutes pour tester la technique et corriger la disposition.
Quand imprimer les programmes de la représentation ?: Imprimez les programmes après la finalisation du programme et au moins 2 jours avant l’événement. Gardez une petite réserve, par exemple 5 à 10 exemplaires supplémentaires, pour les visiteurs de dernière minute.
Que faut-il vérifier juste avant l’ouverture des portes ?: Prévoyez une vérification finale 30 minutes avant l’accueil : salle prête, toilettes contrôlées, boissons disponibles, signalétique visible et microphones testés. Vérifiez aussi que l’équipe connaît son rôle et l’ordre du programme.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.