Checklist para organizar una función de matiné
Una función de matiné necesita más coordinación de la que parece: hay que controlar las inscripciones, las preferencias dietéticas, la sala y la parte técnica antes de abrir las puertas. Esta checklist te ayuda a avanzar en orden, desde la visita al lugar y las reservas hasta la bienvenida de los visitantes. También contempla los detalles que suelen llegar tarde, como enfriar las bebidas, imprimir los programas y probar micrófonos y altavoces.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Realizar una visita al lugar
2 personas
Confirmar las reservas
Definir el programa final
2 personas
Imprimir programas
Enviar información a los visitantes
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el inventario
Enfriar bebidas
Preparar aperitivos
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la sala
2 personas
Montar la entrada
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Comprobar los baños
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Evento
Abrir las puertas
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Comprobar las entradas
2 personas
Repartir programas
2 personas
Preparar las bebidas del descanso
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar a los visitantes
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Realizar rondas por la sala
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Realizar la revisión final
2 personas
Seguimiento
Desmontar el catering
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Empaquetar el material
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 70
- Mesascant. 6
- Percheroscant. 2
- Mesas altascant. 3
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasoscant. 80
- Platos de postrecant. 70
- Cucharillas de cafécant. 70
- Bandejas de serviciocant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de cocinacant. 2
- Cucharonescant. 6
Equipo
- Micrófonoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Bateríascant. 12
Decoración
- Arreglos floralescant. 6
- Mantelescant. 6
- Cartel de bienvenida
- Señales direccionalescant. 6
- Atriles para programascant. 3
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Iluminación ambientalcant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Sets de escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de hacer la compra. Así puedes calcular las raciones y preparar aperitivos sin improvisar el mismo día.
- Haz la visita al lugar con varios días de margen y confirma después las reservas, el acceso, la disposición de mesas y sillas y el espacio para guardar abrigos.
- Define el programa final antes de imprimir los programas. Lleva también la información de los visitantes preparada para enviarla con antelación.
- Reserva al menos 90 minutos antes de la apertura para comprobar la sala, montar la entrada, colocar la señalización, preparar el catering y probar micrófonos, altavoces, cables y regletas.
- Enfría las bebidas con tiempo y revisa baños, cubos y fregonas antes de abrir. Un briefing de 10 minutos al equipo de recepción evita dudas cuando lleguen los primeros visitantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una función de matiné?
- Empieza las invitaciones y las inscripciones al menos 3 semanas antes. Deja cerradas las reservas, el programa y las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes, para que aún tengas margen de corregir errores.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que abrir el lugar?
- Llega como mínimo 90 minutos antes de abrir las puertas. Ese tiempo permite comprobar la sala, montar mesas y sillas, preparar la entrada, revisar los baños y hacer una prueba completa de sonido.
- ¿Cuántas tazas, vasos y platos necesito para una función de matiné?
- Calcula una pieza por visitante inscrito y añade entre un 10 y un 15 % de reserva. Para un grupo de 40 personas, por ejemplo, prepara al menos 44 tazas, vasos y platos de postre, ajustando cada cantidad al servicio previsto.
- ¿Cuándo hay que imprimir y enviar los programas?
- Imprime los programas cuando el contenido esté confirmado, idealmente entre 3 y 5 días antes. Envía la información a los visitantes al menos 48 horas antes e incluye la hora de llegada y cualquier indicación práctica.
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