Masterclass organiseren: een praktische checklist
Een masterclass vraagt meer voorbereiding dan alleen een docent en een programma. Je regelt in de juiste volgorde de datum, locatie, techniek, deelnemers en catering. Vooral het afsluiten van de deelnemerslijst, printen van werkboekjes en testen van laptop, beamer en adapters schiet er snel bij in. Gebruik deze checklist om de voorbereiding te plannen en de locatie op de dag zelf zonder tijdverlies klaar te zetten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Docent bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma en route versturen
Deelnemerslijst afsluiten
Naamkaartjes maken
Werkboekjes printen
Presentatie controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Versproducten koelen
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Presentatietafel inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Werkboekjes klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Lunchbuffet voorbereiden
3 personen
Diner voorbereiden
3 personen
Ontvangstteam instrueren
2 personen
Event
Deelnemers registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Masterclass begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Lunchbuffet serveren
3 personen
Werkvormen begeleiden
3 personen
Dinerbuffet serveren
3 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Certificaten uitdelen
2 personen
Afscheid en feedback verzamelen
2 personen
Nazorg
Servies verzamelen
3 personen
Voedsel veilig opbergen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Ruimte opruimen
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Oppervlakken schoonmaken
2 personen
Materialen inpakken
2 personen
Geleende materialen retourneren
Bedankmail versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 35
- Tafelsaantal 6
- Registratietafel
- Kledingrek
Servies
- Bordenaantal 40
- Kommenaantal 40
- Koffiekopjesaantal 40
- Waterglazenaantal 40
- Wijnglazenaantal 40
- Besteksetsaantal 40
- Opscheplepelsaantal 8
Catering
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkannenaantal 4
- Serveerbladenaantal 6
- Soepkommenaantal 4
- Warmhoudpannenaantal 3
- Koelboxenaantal 3
- Boodschappen
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Presentatieklikker
- HDMI-adaptersaantal 3
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Microfoon
- Flip-oversaantal 2
- Flip-overstandaardsaantal 2
- Whiteboard
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 35
- Tafelkledenaantal 6
- Certificatenaantal 35
Kantoor
- Werkboekjesaantal 35
- Notitieblokkenaantal 35
- Balpennenaantal 40
- Flip-overpapieraantal 4
- Stiftenaantal 16
- Plakbriefjesaantal 8
- Plakbandrollenaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 3
- Afwasborstelsaantal 2
Tips
- Leg datum, programma, locatie en docent eerst vast. Verstuur daarna de uitnodigingen, zodat deelnemers meteen weten waar en wanneer de masterclass plaatsvindt.
- Sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor de masterclass af. Verzamel dan ook dieetwensen, maak naamkaartjes en print per deelnemer een werkboekje plus enkele extra exemplaren.
- Test de presentatie met de echte laptop, beamer, kabels en HDMI-adapters op locatie. Leg daarnaast een presentatieklikker, verlengkabels en stekkerdozen klaar; een ontbrekende adapter veroorzaakt snel vertraging.
- Plan de opbouw ruim vóór de ontvangst. Zet registratie- en presentatietafel klaar, plaats tafels en stoelen, richt flip-overs of whiteboard in en leg werkboekjes op de deelnemersplekken.
- Bereid koffie, thee, water en lunch niet pas bij binnenkomst. Koel versproducten vooraf, controleer servies en bestek en spreek het ontvangstteam kort door voordat de eerste deelnemer arriveert.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een masterclass organiseren?
- Leg datum, locatie en docent bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 3 tot 4 weken voor de masterclass, zodat je tijd hebt om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
- Wanneer sluit je de deelnemerslijst voor een masterclass?
- Sluit de lijst 3 tot 5 werkdagen vooraf. Dan kun je naamkaartjes maken, werkboekjes printen, catering afstemmen en de tafelindeling bepalen.
- Hoe vroeg moet je de techniek van een masterclass testen?
- Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoon en aansluitingen minimaal 1 werkdag vooraf. Doe op de locatie zelf nog een korte controle van 30 minuten voordat deelnemers worden ontvangen.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een masterclassruimte klaar te zetten?
- Reken op 60 tot 90 minuten voor ventileren, tafels en stoelen plaatsen, registratie inrichten, werkboekjes klaarleggen en catering voorbereiden. Plan extra tijd als je meerdere flip-overs of een lunchbuffet opbouwt.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!