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Masterclass organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Masterclass steht und fällt mit einem klaren Ablauf und einer sauberen Vorbereitung. Kläre zuerst Datum, Programm, Ort und Dozent, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Teilnehmerliste und Unterlagen. In den letzten Tagen prüfst du Präsentation, Technik und Verpflegung; am Veranstaltungstag zählen Raumaufbau, Registrierung und ein eingewiesenes Empfangsteam. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Planung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Dozent bestätigen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm und Route versenden

  • Teilnehmerliste abschließen

  • Namensschilder erstellen

  • Arbeitshefte drucken

  • Präsentation prüfen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Frischwaren kühlen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Präsentationstisch einrichten

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Arbeitshefte bereitlegen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Mittagsbuffet vorbereiten

    3 Personen

  • Abendessen vorbereiten

    3 Personen

  • Empfangsteam einweisen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Masterclass betreuen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Mittagsbuffet servieren

    3 Personen

  • Arbeitsformen moderieren

    3 Personen

  • Abendbuffet servieren

    3 Personen

  • Fragerunde moderieren

    2 Personen

  • Zertifikate verteilen

    2 Personen

  • Abschied und Feedback sammeln

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Lebensmittel sicher verstauen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Raum aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Oberflächen reinigen

    2 Personen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

  • Dankesmail versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 35
  • TischeAnz. 6
  • Registrierungstisch
  • Kleiderständer

Geschirr

  • TellerAnz. 40
  • SchalenAnz. 40
  • KaffeetassenAnz. 40
  • WassergläserAnz. 40
  • WeingläserAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • ServierlöffelAnz. 8

Catering

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 6
  • SuppenschalenAnz. 4
  • WarmhaltepfannenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 3
  • Einkäufe

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Präsentationsklicker
  • HDMI-AdapterAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Mikrofon
  • FlipchartsAnz. 2
  • Flipchart-StänderAnz. 2
  • Whiteboard

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 35
  • TischdeckenAnz. 6
  • ZertifikateAnz. 35

Büro

  • ArbeitshefteAnz. 35
  • NotizblöckeAnz. 35
  • KugelschreiberAnz. 40
  • Flipchart-PapierAnz. 4
  • StifteAnz. 16
  • KlebezettelAnz. 8
  • KlebebandrollenAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 3
  • SpülbürstenAnz. 2

Tipps

  • Schließe die Teilnehmerliste spätestens 5 bis 7 Tage vor der Masterclass ab. Dann kannst du Namensschilder und Arbeitshefte passend zur tatsächlichen Zahl drucken.
  • Verschicke Programm und Anfahrt nicht erst mit der Einladung, sondern aktualisiert 3 bis 5 Tage vor Beginn. Nenne darin auch Einlasszeit, Raum und Park- oder ÖPNV-Hinweise.
  • Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Präsentationsklicker, HDMI-Adapter und Mikrofon mindestens einen Tag vorher gemeinsam. Ein einzelner Adapter oder ein fehlendes Verlängerungskabel kann den Start deutlich verzögern.
  • Plane für die Registrierung pro Person etwa 2 Minuten ein und stelle Namensschilder, Teilnehmerliste und Arbeitshefte getrennt vom Präsentationstisch bereit. So bleibt der Eingangsbereich frei.
  • Kühle Frischwaren am Vortag und bereite Kaffee, Tee und Wasser vor dem Einlass vor. Für das erste Veranstaltungsstündchen solltest du etwa 2 bis 3 Getränke pro Person einplanen und die Mittagsverpflegung rechtzeitig warmstellen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Masterclass organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Location und Dozent. Einladungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit genug Zeit für Anmeldungen bleibt.
Wann muss die Teilnehmerliste für eine Masterclass feststehen?
Schließe die Liste 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung ab. So kannst du Namensschilder, Arbeitshefte, Sitzplätze und die Mengen für Kaffee, Mittagessen und Abendessen verlässlich vorbereiten.
Wann sollte man die Technik für eine Masterclass testen?
Führe den vollständigen Test mindestens 24 Stunden vorher durch. Prüfe dabei Laptop, Beamer, Leinwand, Klicker, Mikrofon, HDMI-Adapter und Verlängerungskabel mit genau der Präsentation, die verwendet wird.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Masterclass?
Plane für einen kleinen bis mittleren Raum mindestens 60 bis 90 Minuten ein. Darin enthalten sind Lüften, Tische und Stühle aufstellen, Präsentations- und Registrierungstisch einrichten, Unterlagen auslegen sowie Kaffee und Tee vorbereiten.

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