Checklist pour organiser une masterclass sans rien oublier

Une masterclass réussie repose sur un déroulé précis, des supports prêts et une technique testée avant l’arrivée des participants. Commence par fixer la date, le programme et le lieu, puis verrouille les inscriptions et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert surtout à finaliser les badges, les cahiers d’exercices, la présentation et l’itinéraire. Le jour J, prévois suffisamment de temps pour aérer la salle, installer les tables et tester le matériel avant l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Confirmer l'intervenant
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer le programme et l’itinéraire
Clôturer la liste des participants
Créer des badges nominatifs
Imprimer les cahiers d'exercices
Vérifier la présentation
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Réfrigérer les produits frais
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager la table de présentation
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les cahiers d’exercices
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer le buffet du déjeuner
3 personnes
Préparer le dîner
3 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer la masterclass
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Servir le buffet du déjeuner
3 personnes
Animer les activités
3 personnes
Servir le buffet du dîner
3 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Remettre les certificats
2 personnes
Organiser l'au revoir et recueillir les retours
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger la salle
4 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les surfaces
2 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
Envoyer un e-mail de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 35
Tablesqté 6
Table d'inscription
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettesqté 40
Bolsqté 40
Tasses à caféqté 40
Verres à eauqté 40
Verres à vinqté 40
Couvertsqté 40
Louchesqté 8

Catering

Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Bol à soupeqté 4
Bacs chauffantsqté 3
Glacièresqté 3
Courses

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Cliqueur de présentation
Adaptateurs HDMIqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphone
Chevaletsqté 2
Supports pour paperboardqté 2
Tableau blanc

Décoration

Badges nominatifsqté 35
Nappesqté 6
Certificatsqté 35

Bureau

Livrets d’exercicesqté 35
Blocs-notesqté 35
Stylos à billeqté 40
Papier pour chevaletqté 4
Marqueursqté 16
Post-itqté 8
Rouleaux de ruban adhésifqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Brosses à vaisselleqté 2

Conseils

Bloque le programme et l’intervenant au moins 3 semaines avant la masterclass. Cela laisse le temps d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de relancer les personnes qui n’ont pas répondu.
Clôture la liste des participants 5 à 7 jours avant l’événement. Tu peux alors imprimer les badges et les cahiers d’exercices dans le bon nombre, tout en tenant compte des besoins alimentaires.
Teste la présentation avec l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le cliqueur et les adaptateurs HDMI au plus tard la veille. Ajoute une rallonge et une multiprise de secours si les prises sont éloignées de la table de présentation.
Prépare l’accueil avant le premier participant : table d’inscription installée, badges classés par ordre alphabétique, programme et itinéraire imprimés. Un briefing de 10 minutes suffit généralement pour répartir les rôles entre les personnes présentes.
Garde au moins 90 minutes avant le début pour ouvrir et aérer la salle, installer les chaises et les tables, puis préparer le café, le thé et le buffet. Réfrigère les produits frais dès leur arrivée et utilise des bacs chauffants pour maintenir les plats chauds.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une masterclass ?: Prévois idéalement 3 à 6 semaines pour réserver le lieu, confirmer l’intervenant et lancer les invitations. La dernière semaine doit être consacrée aux inscriptions, aux supports, au programme final et aux tests techniques.
Quand clôturer les inscriptions à une masterclass ?: Clôture les inscriptions 5 à 7 jours avant la date prévue. Ce délai permet de finaliser les badges, d’imprimer les cahiers d’exercices et d’adapter le déjeuner aux besoins alimentaires communiqués.
Quand tester le matériel pour une masterclass ?: Teste la présentation, le vidéoprojecteur, le microphone et les adaptateurs HDMI la veille, puis refais une vérification rapide 60 à 90 minutes avant l’accueil. Prépare aussi les rallonges et multiprises nécessaires à l’installation.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une salle de masterclass ?: Réserve au moins 90 minutes avant le début pour ouvrir, aérer et installer les tables, les chaises, la table d’inscription et l’espace de présentation. Ajoute 30 minutes si le lieu ou le matériel n’est pas familier à l’équipe.

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