Masterclass organiseren: checklist van voorbereiding tot afronding

Een masterclass vraagt meer voorbereiding dan alleen een goed onderwerp en een presentatie. Je legt eerst het programma, de leerdoelen en de zaalindeling vast, verwerkt aanmeldingen en verzamelt dieetwensen. Daarna maak je lesmateriaal, werkbladen en naamkaartjes definitief en test je de beamer, laptop, microfoon en presentatie offline. Op de dag zelf draait alles om een rustige registratie, ingerichte werkplekken, koffie en thee en voldoende tijd om deelnemers te ontvangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma en leerdoelen vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
Lesmateriaal definitief maken
2 personen
Werkbladen afdrukken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Presentatie offline opslaan
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Presentatieruimte inrichten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Werkmateriaal per tafel leggen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Masterclass begeleiden
2 personen
Vragen en opdrachten begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
Pauzesnacks serveren
2 personen
Werkbladen uitdelen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Avondmaaltijd klaarzetten
3 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Dranken en servies bijvullen
2 personen
Afsluitende vragenronde begeleiden
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Presentatieapparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen en sorteren
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Zaal en keuken schoonmaken
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Ongebruikte materialen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Registratietafel
Spreektafel

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Draadloze microfoon
Presentatieklikker

Servies

Koffiekopjesaantal 55
Drinkglazenaantal 55
Bordenaantal 55
Besteksetsaantal 55
Serveerkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerbestekaantal 8
Waterkannenaantal 6

Catering

Koffiefiltersaantal 100
Koffielepelsaantal 55
Servettenaantal 150
Koffie- en theebuffetbordjesaantal 6
Boodschappen

Decoratie

Naamkaartjesaantal 60
Tafellopersaantal 8
Pennenbakjesaantal 8
Welkomstbord
Tafelnummersaantal 8

Papierwaren

Werkbladenaantal 60
Programma'saantal 60
Evaluatieformulierenaantal 60
Flip-overblokkenaantal 4
Plaknotitiesaantal 12
Pennenaantal 70
Markeerstiftenaantal 24
Whiteboardstiftenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afvalzakhoudersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Vuilnisemmersaantal 2

Verlichting

Tafellampenaantal 4

Tips

Plan een technisch testmoment vóór de masterclass en controleer laptop, beamer, HDMI-kabel, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen. Sla de presentatie ook offline op, zodat je niet afhankelijk bent van wifi.
Maak de deelnemerslijst uiterlijk één dag vooraf definitief. Gebruik die lijst bij de registratietafel en leg naamkaartjes vooraf op alfabetische volgorde klaar.
Richt voor de start niet alleen de presentatieruimte in, maar leg ook per tafel de werkmaterialen en werkbladen klaar. Zo hoef je tijdens opdrachten geen stapels papier meer uit te delen.
Zet koffie, thee en water vóór binnenkomst klaar en koel de dranken tijdig. Reken voor een pauze op minstens 10 minuten om bij te vullen en gebruikte kopjes en glazen weg te nemen.
Open de locatie minimaal 60 minuten vóór de ontvangst. Gebruik die tijd voor tafels en stoelen, registratie, presentatie, koffie- en theebuffet en een laatste controle van de zaalindeling.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een masterclass organiseren?: Begin idealiter 4 tot 6 weken vooraf met programma, leerdoelen, locatie en uitnodigingen. Leg lesmateriaal, werkbladen en techniek uiterlijk 3 dagen voor de masterclass definitief vast.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een masterclasslocatie klaar te zetten?: Reserveer minimaal 60 minuten vóór de ontvangst voor het openen van de locatie en de inrichting. Plan daarnaast 15 tot 20 minuten voor een laatste controle van presentatie, microfoon, werkmateriaal en catering.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een masterclass verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en controleer de lijst uiterlijk 3 dagen vooraf. Geef de definitieve aantallen door voordat je boodschappen doet en het buffet voorbereidt.
Welke techniek heb ik nodig voor een masterclass?: Controleer minimaal een laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengsnoeren, stekkerdozen en presentatieklikker. Test alles één keer vooraf en nogmaals bij het openen van de locatie; bij een grotere groep voeg je een draadloze microfoon toe.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.