Organiser une masterclass : la checklist complète

Une masterclass réussie repose sur une préparation précise, surtout si les participants doivent alterner écoute, exercices et échanges. Commence par fixer les objectifs et le programme, puis réserve une salle adaptée avant d’ouvrir les inscriptions. Dans les jours précédents, vérifie les supports, les besoins alimentaires et tout le matériel technique. Le jour J, prévois au moins une personne pour l’accueil et garde du temps pour tester la présentation, installer les tables et préparer les boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le programme et les objectifs d’apprentissage
2 personnes
Réserver le lieu et l’agencement de la salle
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
Finaliser le matériel pédagogique
2 personnes
Imprimer les feuilles de travail
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Enregistrer la présentation hors ligne
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Répartir le matériel de travail par table
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer la masterclass
2 personnes
Animer les questions et les exercices
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir les snacks de pause
2 personnes
Distribuer les feuilles de travail
2 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Préparer le repas du soir
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Réapprovisionner les boissons et la vaisselle
2 personnes
Animer la séance de questions de clôture
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel de présentation
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Collecter et trier les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer la salle et la cuisine
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le matériel inutilisé
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 55
Table d'inscription
Table de prise de parole

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Micro sans fil
Cliqueur de présentation

Vaisselle

Tasses à caféqté 55
Verres à boireqté 55
Assiettesqté 55
Couvertsqté 55
Saladiers de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Couverts de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 6

Catering

Filtres à caféqté 100
Cuillères à caféqté 55
Serviettesqté 150
Pancartes pour le buffet café et théqté 6
Courses

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Chemins de tableqté 8
Pots à stylosqté 8
Panneau d’accueil
Numéros de tableqté 8

Papeterie

Feuilles de travailqté 60
Programmesqté 60
Formulaires d’évaluationqté 60
Blocs pour chevaletqté 4
Notes adhésivesqté 12
Stylosqté 70
Marqueursqté 24
Marqueurs pour tableau blancqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 4
Supports de sacs poubelleqté 4
Gants de nettoyageqté 4
Poubellesqté 2

Éclairage

Lampes de tableqté 4

Conseils

Fixe le programme et les objectifs avant d’envoyer les invitations : les participants doivent savoir ce qu’ils vont apprendre et combien de temps durera la session.
Ferme les inscriptions au moins 3 jours avant la masterclass pour contrôler la liste, recueillir les régimes alimentaires et préparer les badges nominatifs.
Teste le projecteur, l’ordinateur, le câble HDMI, le micro et les rallonges la veille. Enregistre aussi la présentation hors ligne afin de ne pas dépendre de la connexion internet.
Arrive au moins 90 minutes avant le début pour installer les tables et les chaises, préparer l’espace de présentation, organiser la table d’accueil et répartir les feuilles de travail.
Prépare le café, le thé et l’eau avant l’arrivée du premier participant. Pour une pause d’une heure, compte environ 2 à 3 boissons par personne et prévois un réassort facile.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une masterclass ?: Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite d’inscription 3 jours avant l’événement pour avoir le temps de finaliser les supports et les achats.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une masterclass ?: Prévois au moins 90 minutes sur place. Ce délai couvre l’installation des tables, de la présentation, de la table d’accueil, du matériel par table et un test complet de la technique.
Que faut-il vérifier la veille d’une masterclass ?: Vérifie la présentation, le projecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI, le micro et les prises électriques. Imprime également les feuilles de travail et sauvegarde la présentation hors ligne.
Combien de boissons prévoir pour une masterclass ?: Pour la première heure, compte environ 2 à 3 boissons par participant, puis ajuste selon la durée. Prépare les tasses, verres, carafes d’eau et thermos avant l’accueil afin d’éviter une interruption pendant l’animation.

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