Masterclass organisieren: die praktische Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Programm und Lernziele mindestens 3 bis 4 Wochen vorher fest. Teile die Masterclass in klare Abschnitte und plane für Fragen und Aufgaben zusätzliche 15 bis 20 Minuten ein.
• Teste Beamer, Laptop, HDMI-Kabel, Mikrofon und Präsentationsklicker spätestens am Vortag gemeinsam im Veranstaltungsraum. Speichere die Präsentation zusätzlich offline, damit du nicht vom WLAN abhängig bist.
• Schließe die Teilnehmerliste 2 bis 3 Tage vor dem Termin ab und gleiche Namen, Anmeldungen und Ernährungswünsche ab. Bereite Namensschilder alphabetisch vor, damit die Registrierung nicht unnötig lange dauert.
• Richte pro Tisch die benötigten Arbeitsblätter und Schreibmaterialien aus, statt sie erst während der Begrüßung zu verteilen. Drucke die Unterlagen mindestens einen Tag vorher und nimm 10 Prozent Reserve mit.
• Kühle Getränke rechtzeitig und stelle Kaffee, Tee und Wasser vor dem Einlass bereit. Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du grob 2 Getränke pro Person einplanen und Kaffee oder Tee in Thermoskannen bereithalten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Masterclass organisieren?

Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Lernzielen, Programm und Raum. Einladungen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit die Anmeldungen rechtzeitig eingehen.

Wann sollte die Teilnehmerliste für eine Masterclass feststehen?

Prüfe die Teilnehmerliste 2 bis 3 Tage vor der Masterclass. Zu diesem Zeitpunkt lassen sich Namensschilder, Sitzordnung, Arbeitsmaterialien und Ernährungswünsche noch ohne Zeitdruck anpassen.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Masterclass?

Plane mindestens 60 bis 90 Minuten für das Öffnen der Location, Tische und Stühle, Präsentationsraum, Registrierungstisch und Arbeitsmaterialien ein. Bei neuer Technik oder unbekannten Räumen solltest du 30 Minuten Reserve ergänzen.

Was muss man bei der Technik einer Masterclass prüfen?

Teste am Vortag Beamer, Projektionsleinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Verlängerungskabel, Mikrofon und Präsentationsklicker. Speichere die Präsentation offline und prüfe am Veranstaltungstag nochmals Ton, Bild und Stromversorgung.

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