Marktconcert organiseren: checklist en planning

Een marktconcert vraagt om meer dan een podium en een muziekprogramma. Je moet het marktplein reserveren, vergunningen controleren en techniek, stroom, toiletten en afval op elkaar afstemmen. Tegelijk regel je artiesten, marktkramen, catering en vrijwilligers. Met deze checklist zie je wat eerst moet, welke informatie je op tijd verzamelt en welke details op de dag zelf vaak te laat worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Marktplein reserveren
Artiesten vastleggen
2 personen
Muziekprogramma opstellen
2 personen
Geluidsleverancier reserveren
Elektriciteitsvoorziening regelen
Toiletvoorzieningen reserveren
Afvalinzameling afspreken
Artiesteninformatie verzamelen
Technische wensen verzamelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Publiciteitsmateriaal maken
2 personen
Posters verspreiden
3 personen
Online evenement publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Marktkramen reserveren
Cateringbestelling plaatsen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
Veiligheidsplan afdrukken
Weersverwachting controleren
Programma publiceren
Artiestenbevestiging versturen
Boodschappen doen
3 personen
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servies en glaswerk controleren
2 personen
Licht- en geluidsplan printen
Locatie inspecteren
2 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Marktkramen plaatsen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen en banken plaatsen
3 personen
Podiumdeel plaatsen
4 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Lichtapparatuur installeren
2 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Stroomvoorziening testen
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestenruimte inrichten
2 personen
Buffet en bar inrichten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Servicestations klaarzetten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Entree en ontvangst openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Openingsmuziek starten
Artiesten aankondigen
Optredens begeleiden
2 personen
Geluid tijdens optredens bedienen
2 personen
Licht tijdens optredens bedienen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies inzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Laatste optreden aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Eindmuziek afspelen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Lichtapparatuur uitschakelen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Bar en buffet afbreken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Marktplein schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen verzamelen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Podiumdeel afbreken
4 personen
Geluidsapparatuur inpakken
3 personen
Lichtapparatuur inpakken
2 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatiesleutels terugbrengen
Artiesten uitchecken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Marktkramenaantal 4
Podiumdelenaantal 4
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Artiestenbankenaantal 2
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DI-boxenaantal 4
Luidsprekerkabelsaantal 6
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 8

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 2
Prikkabelsaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6
Noodverlichtingaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Voedselbakken met dekselaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Podiumachterdoekenaantal 2
Programmabordenaantal 4
Pijlbordenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 4
Handvegers en blikaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Afzethekkenaantal 8
Kabelwaarschuwingsbordenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en marktplein eerst vast en controleer daarna direct de vergunningen. Zonder bevestigde locatie kun je artiesten, marktkramen en leveranciers niet betrouwbaar inplannen.
Verzamel technische wensen van iedere artiest voordat je het geluid reserveert. Vraag onder meer naar microfoons, DI-boxen, aansluitingen en het gewenste tijdstip van de soundcheck.
Maak een aparte stroomindeling voor speakers, mengpaneel, verlichting en catering. Plan verlenghaspels, stekkerdozen en kabelmatten mee, zodat kabels niet los over looproutes liggen.
Stuur de artiestenbevestiging pas nadat programma, aankomsttijd, technische afspraken en contactgegevens kloppen. Publiceer het programma daarna online en verspreid posters met dezelfde tijden.
Zet het vrijwilligersrooster uiterlijk een week voor het marktconcert vast. Wijs aparte mensen aan voor artiestenontvangst, publieksbegeleiding, catering, afval en het controleren van de veiligheidsafspraken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een marktconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, marktplein, vergunningen en artiesten. Reserveer geluid, toiletten, marktkramen en catering zodra de locatie en het programma voldoende vaststaan.
Wanneer moet ik de techniek voor een marktconcert regelen?: Reserveer de geluidsleverancier minimaal 6 tot 8 weken vooraf. Verzamel de technische wensen van artiesten uiterlijk 4 weken voor het concert, zodat speakers, subwoofers, microfoons, DI-boxen en stroom goed kunnen worden afgestemd.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een marktconcert?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per taakgebied: artiesten, publieksontvangst, catering, afval en veiligheid. Bij een doorlopend programma is een rooster met 2 diensten praktischer, zodat niemand de hele dag alleen verantwoordelijk blijft.
Wanneer controleer ik de weersverwachting voor een marktconcert?: Controleer het weer 7 dagen vooraf voor de eerste bijsturing en opnieuw 48 en 24 uur voor de start. Stem bij regen of wind op tijd af of partytenten, podiumdelen, stroom en verlichting veilig kunnen blijven staan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.