Marktkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Marktkonzert verbindet Bühnenprogramm, Marktstände und Publikumsbetrieb auf engem Raum. Deshalb müssen Platz, Genehmigungen, Strom, Ton, Toiletten und Müllentsorgung früh zusammenpassen. Kläre zuerst Datum und Marktplatz, danach Künstler, Technik und Marktstände. In den letzten Wochen folgen Werbung, Anmeldungen, Catering und Helferplan; kurz vor dem Termin prüfst du Wetter, Sicherheitsunterlagen und die Bestätigungen aller Beteiligten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Marktplatz reservieren
Künstler festlegen
2 Personen
Musikprogramm erstellen
2 Personen
Soundanbieter reservieren
Stromversorgung organisieren
Toiletteneinrichtungen reservieren
Müllabholung vereinbaren
Künstlerinformationen sammeln
Technische Anforderungen sammeln
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbematerial erstellen
2 Personen
Poster verteilen
3 Personen
Online-Event veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Marktstände reservieren
Cateringbestellung aufgeben
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwilligenplan erstellen
Sicherheitsplan ausdrucken
Wettervorhersage prüfen
Programm veröffentlichen
Künstlerbestätigung senden
Einkaufen gehen
3 Personen
Lebensmittel gekühlt lagern
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Geschirr und Glaswaren prüfen
2 Personen
Licht- und Tonplan drucken
Location inspizieren
2 Personen
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
Marktstände aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle und Bänke aufstellen
3 Personen
Bühnenteil aufstellen
4 Personen
Tonanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Lichtanlage installieren
2 Personen
Kabel sicher abkleben
2 Personen
Stromversorgung testen
2 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Künstlerraum einrichten
2 Personen
Buffet und Bar einrichten
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks auslegen
3 Personen
Servicestationen aufbauen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Eingang und Empfang öffnen
3 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Eröffnungsmusik starten
Künstler ankündigen
Auftritte betreuen
2 Personen
Ton bei Auftritten bedienen
2 Personen
Licht bei Auftritten bedienen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr einsammeln
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
Letzten Auftritt ankündigen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
Abschlussmusik abspielen

Nachbereitung

Tonanlage ausschalten
2 Personen
Lichttechnik ausschalten
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
Bar und Buffet abbauen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Marktplatz reinigen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tische und Stühle einsammeln
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Bühnenteil abbauen
4 Personen
Tonausrüstung einpacken
3 Personen
Lichtausrüstung einpacken
2 Personen
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Locationschlüssel zurückbringen
Künstler auschecken

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
MarktständeAnz. 4
BühnenelementeAnz. 4
TischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 6
KünstlerbänkeAnz. 2
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
SubwooferAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
DI-BoxenAnz. 4
LautsprecherkabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 8

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichtstativeAnz. 2
LichterkettenAnz. 4
BatterielaternenAnz. 6
NotbeleuchtungAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
WeingläserAnz. 40
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 4
Lebensmittelbehälter mit DeckelAnz. 12

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
BallonbögenAnz. 2
TischdeckenAnz. 12
BühnenhintergründeAnz. 2
ProgrammschilderAnz. 4
WegweiserAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
PutzeimerAnz. 4
Handfeger und KehrschaufelAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
AbsperrgitterAnz. 8
KabelwarnschilderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Marktplatz, Toiletten und Müllabholung möglichst früh, damit Infrastruktur und Veranstaltungsfläche zusammen geplant werden können. Prüfe außerdem, ob für Musik, Ausschank oder die Nutzung des öffentlichen Raums Genehmigungen nötig sind.
Sammle die technischen Anforderungen jedes Künstlers, bevor du den Soundanbieter endgültig beauftragst. Angaben zu Mikrofonen, DI-Boxen, Monitoren und Stromanschlüssen verhindern Nachbestellungen in der letzten Woche.
Plane Strom und Kabelwege gemeinsam mit Bühne und Marktständen. Verlängerungskabel müssen geschützt in Kabelmatten liegen; LED-Lampen, Lichterketten und Notbeleuchtung sollten nicht erst am Veranstaltungstag auf ihre Funktion geprüft werden.
Veröffentliche das Musikprogramm, sobald Künstler und Zeiten bestätigt sind, und verschicke Einladungen parallel zur Online-Ankündigung. Ernährungswünsche und Anmeldungen solltest du spätestens vor der Cateringbestellung auswerten.
Teile Freiwillige nach Aufbau, Einlass, Marktständen, Künstlerbetreuung und Abbau ein. Drucke den Sicherheitsplan aus und lege Wetterprüfung, Künstlerbestätigungen und einen Ansprechpartner für Technik am Veranstaltungstag fest.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Marktkonzert organisieren?: Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher mit Datum, Marktplatz, Genehmigungen und Künstlern. Technik, Toiletten, Müllabholung und Marktstände sollten spätestens 8 Wochen vor dem Termin reserviert sein.
Was braucht man für ein Marktkonzert an Tontechnik?: Plane abhängig vom Programm aktive Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Funkmikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen sowie Lautsprecher- und Verlängerungskabel ein. Die technischen Anforderungen der Künstler solltest du mindestens 4 Wochen vorher gesammelt an den Soundanbieter schicken.
Wann sollte das Programm für ein Marktkonzert veröffentlicht werden?: Veröffentliche das Programm, sobald Künstler und Auftrittszeiten bestätigt sind, möglichst 4 bis 6 Wochen vor dem Marktkonzert. So bleibt Zeit, Online-Ankündigung, Poster und Einladungen auf denselben Stand zu bringen.
Wie viele Helfer braucht ein Marktkonzert?: Lege die Zahl nach Fläche und Besucherzahl fest, aber plane mindestens je eine verantwortliche Person für Aufbau, Künstlerbetreuung, Technik, Marktstände, Einlass und Abbau ein. Der endgültige Freiwilligenplan sollte 1 bis 2 Wochen vorher stehen.

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