Checklist para organizar un concierto en el mercado

Organizar un concierto en una plaza de mercado exige coordinar música, puestos, público y operaciones en un mismo espacio. Esta checklist reúne las tareas en un orden útil: primero fecha, lugar y permisos; después artistas, sonido, electricidad y servicios; al final, comunicación, catering, voluntarios y seguridad. También ayuda a detectar lo que suele llegar tarde, como las necesidades técnicas de los artistas, la confirmación del programa o la recogida de residuos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar permisos
Reservar la plaza del mercado
Confirmar a los artistas
2 personas
Elaborar el programa musical
2 personas
Reservar proveedor de sonido
Gestionar el suministro eléctrico
Reservar instalaciones de aseo
Coordinar la recogida de residuos
Recopilar información de los artistas
Recopilar necesidades técnicas
Enviar invitaciones
2 personas
Crear material promocional
2 personas
Distribuir carteles
3 personas
Publicar evento en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar puestos de mercado
Realizar el pedido de catering
Reclutar voluntarios
2 personas
Crear el horario de voluntarios
Imprimir el plan de seguridad
Comprobar el pronóstico del tiempo
Publicar el programa
Enviar la confirmación de los artistas
Hacer la compra
3 personas
Guardar los productos refrigerados
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar la vajilla y la cristalería
2 personas
Imprimir el plan de iluminación y sonido
Inspeccionar el lugar
2 personas
Recibir entregas
2 personas
Colocar los puestos del mercado
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar sillas y bancos
3 personas
Colocar la parte del escenario
4 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Instalar equipos de iluminación
2 personas
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
Probar el suministro eléctrico
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Montar la zona de artistas
2 personas
Montar el bufé y la barra
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar aperitivos
3 personas
Preparar las estaciones de servicio
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Abrir entrada y recepción
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Poner la música de apertura
Anunciar a los artistas
Coordinar las actuaciones
2 personas
Controlar el sonido durante las actuaciones
2 personas
Controlar la iluminación durante las actuaciones
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Responder preguntas del público
2 personas
Anunciar la última actuación
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Poner la música final

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Apagar la iluminación
Guardar la comida sobrante
2 personas
Desmontar el bar y el bufé
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar la plaza del mercado
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Desmontar la parte del escenario
4 personas
Empaquetar el equipo de sonido
3 personas
Empaquetar el equipo de iluminación
2 personas
Comprobar el material prestado
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver las llaves del recinto
Hacer el check-out de los artistas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Puestos de mercadocant. 4
Piezas de escenariocant. 4
Mesascant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 6
Bancos para artistascant. 2
Percheroscant. 2

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cajas DIcant. 4
Cables de altavozcant. 6
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 2
Guirnaldas de lucescant. 4
Linternas a pilascant. 6
Iluminación de emergenciacant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Copas de vinocant. 40
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 4
Recipientes para alimentos con tapacant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 8
Arcos de globoscant. 2
Mantelescant. 12
Telones de fondo del escenariocant. 2
Carteles del programacant. 4
Carteles direccionalescant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 3
Limpiacristalescant. 2
Cubos de limpiezacant. 4
Cepillos y recogedorescant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Vallas de separacióncant. 8
Señales de advertencia de cablescant. 6

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la plaza y los permisos: confirma la fecha, reserva el espacio y comprueba qué autorizaciones necesitas antes de contratar artistas o proveedores. Deja al menos 6 semanas para resolver trámites que dependan del mercado o del ayuntamiento.
Pide las necesidades técnicas de cada artista cuando confirme su participación. Con esa información podrás reservar la mesa de mezclas, micrófonos, cajas DI, altavoces, cableado y suministro eléctrico sin improvisar durante el montaje.
Publica un programa con horarios concretos y envía la confirmación final a los artistas. Hazlo como mínimo 7 días antes del concierto para que puedan revisar sus horas de llegada, prueba de sonido y actuación.
No dejes catering, puestos y preferencias dietéticas para la última semana. Cierra las inscripciones y el pedido de comida entre 10 y 14 días antes, y comunica al proveedor el número actualizado de asistentes.
Prepara la operación del día con un horario de voluntarios y un plan de seguridad impreso. Comprueba el pronóstico 48 horas antes y verifica carpas, iluminación de emergencia, linternas, alfombrillas para cables y recogida de residuos antes de abrir al público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en un mercado?: Empieza al menos 6 semanas antes para reservar la plaza, comprobar permisos, confirmar artistas y contratar sonido. Reserva más margen si el mercado exige una autorización específica o si el concierto incluye varios puestos.
¿Cuándo hay que contratar el sonido para un concierto en el mercado?: Contrata el proveedor cuando tengas confirmados los artistas y sus necesidades técnicas, idealmente 4 semanas antes. Así puede dimensionar altavoces, subwoofers, micrófonos, mesa de mezclas y conexiones eléctricas.
¿Cuándo publicar el programa del concierto?: Publica el programa definitivo al menos 7 días antes y envía ese mismo horario a los artistas. Si cambian actuaciones, accesos o pruebas de sonido después de esa fecha, comunícalo directamente a todas las personas afectadas.
¿Qué hay que comprobar el día antes del concierto?: Revisa el pronóstico, la instalación eléctrica, el sonido, la iluminación, las carpas, los aseos y la señalización. También confirma los turnos de voluntarios, el catering, la recogida de residuos y que el plan de seguridad esté impreso y disponible.

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