Checklist pour organiser un concert du marché

Un concert du marché combine programmation musicale, stands de commerçants et accueil du public sur un même lieu. Commence par fixer la date et réserver la place, puis verrouille les autorisations, les artistes, le son et l’alimentation électrique. Les stands, les sanitaires, les déchets et les bénévoles doivent être planifiés avant la communication. Cette checklist te permet de suivre les 90 tâches du projet dans le bon ordre, avec le matériel nécessaire pour le podium, l’accueil et le service.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Réserver la place du marché
Réserver les artistes
2 personnes
Élaborer le programme musical
2 personnes
Réserver le prestataire son
Organiser l’alimentation électrique
Réserver les sanitaires
Organiser la collecte des déchets
Rassembler les informations sur les artistes
Recueillir les besoins techniques
Envoyer les invitations
2 personnes
Créer le matériel de promotion
2 personnes
Distribuer les affiches
3 personnes
Publier l'événement en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver les stands du marché
Passer la commande traiteur
Recruter des bénévoles
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
Imprimer le plan de sécurité
Vérifier les prévisions météo
Publier le programme
Envoyer la confirmation des artistes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les courses au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier la vaisselle et le verrerie
2 personnes
Imprimer le plan lumière et son
Inspecter le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Installer les stands du marché
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises et les bancs
3 personnes
Installer la partie du podium
4 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer l'équipement d'éclairage
2 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Tester l’alimentation électrique
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Aménager le buffet et le bar
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Mettre en place les stations de service
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée et l’accueil
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Lancer la musique d’ouverture
Annoncer les artistes
Accompagner les spectacles
2 personnes
Gérer le son pendant les spectacles
2 personnes
Gérer l’éclairage pendant les spectacles
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Collecter la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Répondre aux questions du public
2 personnes
Annoncer le dernier numéro
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Passer la musique de fin

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Éteindre l'éclairage
Stocker les restes
2 personnes
Démonter le bar et le buffet
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer la place du marché
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Démonter une partie de la scène
4 personnes
Ranger le matériel audio
3 personnes
Emballer le matériel d'éclairage
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rapporter les clés du lieu
Faire le check-out des artistes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Stands de marchéqté 4
Éléments de podiumqté 4
Tablesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Bancs des artistesqté 2
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 4
Câbles de haut-parleurqté 6
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6
Éclairage de secoursqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Verres à vinqté 40
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Bacs alimentaires avec couvercleqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 12
Rideaux de scèneqté 2
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seaux de nettoyageqté 4
Balais et pelleqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Barrières de sécuritéqté 8
Panneaux d'avertissement pour câblesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réserve la place du marché et vérifie les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant la date. Sans accord écrit, tu risques de devoir modifier le programme ou l’implantation au dernier moment.
Demande aux artistes leurs besoins techniques dès la réservation. Prévois ensuite le prestataire son, la table de mixage, les microphones, les boîtiers DI, les câbles et les passe-câbles selon les réponses reçues.
Traite séparément le son et l’électricité : les enceintes et les subwoofers ne suffisent pas si la puissance disponible sur la place est inconnue. Fais valider les branchements et prévois des rallonges, multiprises et un éclairage de secours.
Fixe la date limite d’inscription des stands et des repas au moins 10 jours avant le concert. Tu auras ainsi le temps de confirmer les exposants, de passer la commande traiteur et de compter les verres, assiettes et couverts réutilisables.
Publie le programme définitif après la confirmation des artistes et la vérification de la météo, idéalement 3 à 5 jours avant l’événement. Garde une version imprimée du plan de sécurité et un planning bénévole pour le montage, l’accueil, le rangement et la collecte des déchets.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert du marché ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la place, obtenir les autorisations, confirmer les artistes, organiser le son et recruter les bénévoles.
Quand réserver les artistes et le prestataire son ?: Réserve les artistes environ 8 semaines avant le concert et le prestataire son dès que le programme est assez stable. Demande la fiche technique de chaque groupe avant de confirmer la configuration audio.
Quand envoyer les invitations et publier le programme ?: Envoie les invitations une fois la date, le lieu et les premiers artistes confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant. Publie le programme définitif 3 à 5 jours avant, après les dernières confirmations et la vérification météo.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un concert du marché ?: Prévois au minimum 1 responsable et 2 bénévoles par zone active : accueil, stands, artistes, service et rangement. Établis des relais de 2 à 3 heures pour couvrir le montage, l’ouverture, le concert et le démontage sans épuiser l’équipe.

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