Zo organiseer je een marketingworkshop

Begin met het doel van de workshop en werk daarna in vaste volgorde: locatie, programma, trainer en deelnemers. Plan de praktische zaken niet pas op de laatste dag; vooral techniek, dieetwensen en werkmateriaal kosten vaak meer tijd dan verwacht. Een marketingworkshop draait bovendien om actief oefenen, dus deelnemers hebben een goed ingerichte tafel en duidelijke werkbladen nodig. Met dit plan houd je voorbereiding, ontvangst en uitvoering overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaal reserveren
2
Programma vastleggen
2 personen
3
Trainerbriefing versturen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Catering bestellen
9
Techniek controleren
10
Deelnemerslijst bijwerken
11
Herinnering versturen
12
Werkbladen voorbereiden
2 personen
13
Presentatie finaliseren
14
Oefeningen klaarzetten
2 personen
15
Naamkaartjes maken
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Materialen verzamelen
2 personen

Event

18
Zaal openen
19
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
20
Presentatiescherm plaatsen
2 personen
21
Techniek aansluiten
2 personen
22
Werkmateriaal per tafel leggen
2 personen
23
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
24
Buffet voorbereiden
2 personen
25
Ontvangsttafel inrichten
26
Deelnemers ontvangen
2 personen
27
Workshop introduceren
28
Marketingpresentatie geven
29
Groepsopdracht begeleiden
3 personen
30
Koffiepauze serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
32
Campagneoefening begeleiden
3 personen
33
Dinerbuffet serveren
3 personen
34
Avondsessie begeleiden
2 personen
35
Resultaten presenteren
36
Vragenronde begeleiden
37
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

38
Overgebleven eten verpakken
2 personen
39
Apparatuur uitschakelen
2 personen
40
Materialen verzamelen
2 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Afval sorteren
2 personen
43
Zaal schoonmaken
3 personen
44
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
45
Techniek retourneren
46
Deelnemersbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Buffettafelsaantal 2
Ontvangsttafel
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapteraantal 2
Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 36
Drinkglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 8
Serveerkommenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjeshoudersaantal 36
Welkomstbord
Pijlenbordjesaantal 6

Verlichting

Sfeerlampenaantal 4
Ledlichtsnoerenaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Handvegersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma eerst vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Reserveer daarna de zaal op basis van de groepsgrootte, met ruimte voor tafels, stoelen, een projectiescherm en een ontvangsttafel.
Open het aanmeldformulier zodra de uitnodiging uitgaat en verwerk aanmeldingen wekelijks. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de workshop, zodat de catering nog aangepast kan worden.
Test de laptop, beamer, HDMI-kabel, adapter, speaker en microfoon minimaal 2 werkdagen vooraf samen. Neem stekkerdozen en verlengkabels mee; een ontbrekende adapter legt de start snel stil.
Maak werkbladen en oefeningen per tafel compleet voordat je de zaal opent. Leg naamkaartjes, schrijfmaterialen en ander werkmateriaal klaar voor het aantal bevestigde deelnemers plus maximaal 2 reserve-sets.
Plan de opbouw minimaal 90 minuten voor aanvang. Zet eerst tafels en stoelen, sluit daarna de techniek aan en richt als laatste koffie, thee, buffet en ontvangsttafel in; zo blijft de looproute vrij.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een marketingworkshop organiseren?: Start bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de zaal, het programma en de trainer. Verstuur de uitnodiging 3 tot 4 weken voor de workshop en bestel de catering uiterlijk 7 dagen van tevoren.
Hoeveel tijd heb je nodig om een marketingworkshop op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, scherm, techniek, werkmateriaal en ontvangst. Plan 30 minuten extra als je de locatie of apparatuur niet eerder hebt gebruikt.
Wanneer stuur je een herinnering voor een marketingworkshop?: Stuur de eerste herinnering 5 tot 7 dagen vooraf met tijd, adres, programma en praktische informatie. Controleer de deelnemerslijst nogmaals 1 werkdag voor aanvang.
Hoe controleer je de techniek voor een marketingworkshop?: Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-aansluiting, adapter, speaker en microfoon minimaal 2 werkdagen vooraf. Doe op de ochtend zelf nog een korte controle van beeld, geluid en stroomaansluitingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.