Einen Marketing-Workshop Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Marketing-Workshop entscheidet die Vorbereitung darüber, ob die Gruppe konzentriert arbeiten kann. Beginne mit Raum, Programm und Trainer-Briefing, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldung, Catering und die inhaltliche Vorbereitung mit Präsentation, Arbeitsblättern und Übungen. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen klaren Aufbauplan für Empfang, Technik, Sitzordnung und Arbeitsmaterialien.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Saal reservieren
- 2
Programm festlegen
2 Personen
- 3
Trainer-Briefing versenden
- 4
Einladungen verschicken
- 5
Anmeldeformular öffnen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Catering bestellen
- 9
Technik prüfen
- 10
Teilnehmerliste aktualisieren
- 11
Erinnerung senden
- 12
Arbeitsblätter vorbereiten
2 Personen
- 13
Präsentation finalisieren
- 14
Übungen vorbereiten
2 Personen
- 15
Namensschilder erstellen
- 16
Einkaufen gehen
2 Personen
- 17
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Event
- 18
Saal öffnen
- 19
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
- 20
Präsentationsbildschirm aufstellen
2 Personen
- 21
Technik anschließen
2 Personen
- 22
Arbeitsmaterial pro Tisch auslegen
2 Personen
- 23
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 24
Buffet vorbereiten
2 Personen
- 25
Empfangstisch einrichten
- 26
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 27
Workshop vorstellen
- 28
Marketingpräsentation halten
- 29
Gruppenaufgabe betreuen
3 Personen
- 30
Kaffeepause servieren
2 Personen
- 31
Getränke nachfüllen
- 32
Kampagnenübung begleiten
3 Personen
- 33
Abendbuffet servieren
3 Personen
- 34
Abendsession betreuen
2 Personen
- 35
Ergebnisse präsentieren
- 36
Fragerunde moderieren
- 37
Verabschiedung und Abreise begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 38
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
- 39
Geräte ausschalten
2 Personen
- 40
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 41
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 42
Abfall trennen
2 Personen
- 43
Saal reinigen
3 Personen
- 44
Tische und Stühle zurückstellen
3 Personen
- 45
Technik zurückbringen
- 46
Teilnehmernachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 36
- BuffetischeAnz. 2
- Empfangstisch
- AbfallbehälterAnz. 4
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-AdapterAnz. 2
- Tragbarer Lautsprecher
- Kabelloses Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 36
- TrinkgläserAnz. 40
- TellerAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
- ServierlöffelAnz. 8
- ServierschalenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
Dekoration
- TischdeckenAnz. 10
- NamensschildhalterAnz. 36
- Willkommensschild
- PfeilschilderAnz. 6
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 4
- LED-LichterkettenAnz. 2
Reinigung
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- HandfegerAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Programm fest, bevor du die Einladungen verschickst. Plane pro Übung einen festen Zeitblock und zusätzlich 10 bis 15 Minuten Puffer für Fragen oder verspätete Anmeldungen ein.
- Öffne das Anmeldeformular frühzeitig und aktualisiere die Teilnehmerliste regelmäßig. Ernährungswünsche solltest du spätestens 7 Tage vor dem Workshop an das Catering weitergeben.
- Prüfe Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Adapter, Lautsprecher und Mikrofon mindestens 2 Tage vorher gemeinsam. Ein fehlender Adapter oder ein zu kurzes Verlängerungskabel führt sonst direkt zum Start zu Verzögerungen.
- Bereite Arbeitsblätter, Übungen und Namensschilder nach Teilnehmerzahl plus 10 Prozent Reserve vor. Lege die Materialien pro Tisch aus, statt sie erst während der Pause zu verteilen.
- Öffne den Saal mindestens 90 Minuten vor Beginn. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, schließe danach die Technik an und richte anschließend Empfangstisch, Kaffee, Tee und Buffet ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Marketing-Workshop organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Saal, Programm und Trainer-Briefing. Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vor dem Termin und schließe die Anmeldung 7 Tage vorher.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Marketing-Workshop?
- Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person, danach mit etwa 1 bis 2 Getränken pro Stunde. Zusätzlich sollten Kaffee, Tee und Wasser während der gesamten Workshopdauer verfügbar sein.
- Wann sollte die Technik für einen Workshop geprüft werden?
- Teste die komplette Technik spätestens 2 Tage vorher und noch einmal 60 bis 90 Minuten vor Beginn im aufgebauten Saal. Prüfe dabei besonders HDMI-Anschluss, Adapter, Ton und Stromversorgung.
- Wie viel Material sollte man für einen Workshop vorbereiten?
- Bereite für jede angemeldete Person ein vollständiges Set aus Arbeitsblättern und Schreibmaterial vor und plane 10 Prozent Reserve ein. Bei 20 Teilnehmern sind das beispielsweise 22 Sets und entsprechend viele Namensschilder.
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