Organiser un atelier marketing sans rien oublier
Un atelier marketing réussi repose sur une préparation en plusieurs étapes, dans le bon ordre. Commencez par réserver la salle et fixer le programme, puis coordonnez les intervenants, les inscriptions et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert surtout à verrouiller les participants, les supports et la technique. Le jour J, prévoyez du temps pour installer les tables, répartir le matériel et tester la présentation avant l’arrivée du groupe.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver la salle
- 2
Définir le programme
2 personnes
- 3
Envoyer le briefing aux entraîneurs
- 4
Envoyer les invitations
- 5
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 6
Traiter les inscriptions
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Commander le catering
- 9
Vérifier la technique
- 10
Mettre à jour la liste des participants
- 11
Envoyer un rappel
- 12
Préparer les feuilles de travail
2 personnes
- 13
Finaliser la présentation
- 14
Installer les exercices
2 personnes
- 15
Créer des badges nominatifs
- 16
Faire les courses
2 personnes
- 17
Rassembler le matériel
2 personnes
Événement
- 18
Ouvrir la salle
- 19
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 20
Installer l'écran de présentation
2 personnes
- 21
Brancher la technique
2 personnes
- 22
Répartir le matériel de travail par table
2 personnes
- 23
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 24
Préparer le buffet
2 personnes
- 25
Aménager la table d'accueil
- 26
Accueillir les participants
2 personnes
- 27
Présenter l'atelier
- 28
Faire la présentation marketing
- 29
Encadrer l’activité de groupe
3 personnes
- 30
Servir la pause-café
2 personnes
- 31
Réapprovisionner les boissons
- 32
Encadrer l’exercice de campagne
3 personnes
- 33
Servir le buffet du dîner
3 personnes
- 34
Animer la session du soir
2 personnes
- 35
Présenter les résultats
- 36
Animer la séance de questions-réponses
- 37
Accompagner les départs
2 personnes
Suivi
- 38
Emballer les restes
2 personnes
- 39
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 40
Rassembler le matériel
2 personnes
- 41
Faire la vaisselle
2 personnes
- 42
Trier les déchets
2 personnes
- 43
Nettoyer la salle
3 personnes
- 44
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
- 45
Retourner le matériel technique
- 46
Envoyer le message aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 36
- Tables de buffetqté 2
- Table d’accueil
- Poubellesqté 4
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Câble HDMIqté 2
- Adaptateur HDMIqté 2
- Enceinte portable
- Micro sans fil
- Multiprisesqté 4
- Rallongesqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 36
- Verres à boireqté 40
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
- Louchesqté 8
- Saladiers de serviceqté 8
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 3
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
Décoration
- Nappesqté 10
- Porte-nomsqté 36
- Panneau d’accueil
- Panneaux de flèchesqté 6
Éclairage
- Lampes d'ambianceqté 4
- Guirlandes LEDqté 2
Nettoyage
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balais à mainqté 2
- Balayette et pelleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : les participants doivent connaître les horaires, les thèmes et le format des exercices. Envoyez ensuite le briefing aux formateurs pour éviter les contenus qui se répètent.
- Ouvrez les inscriptions assez tôt pour traiter les demandes alimentaires avant de commander le catering. Relancez les personnes inscrites quelques jours avant l’atelier et mettez la liste à jour le matin même.
- Préparez les feuilles de travail, les badges nominatifs et les exercices avant l’installation de la salle. Répartissez ensuite un jeu complet de documents et de matériel par table, plutôt que de distribuer les éléments pendant l’atelier.
- Testez la technique au moins 60 minutes avant l’accueil : ordinateur, vidéoprojecteur, écran, câble HDMI, adaptateur, multiprises et rallonges. Faites aussi un essai avec l’enceinte et le micro si une prise de parole est prévue.
- Gardez 30 à 45 minutes pour l’accueil et la restauration avant le début du programme. Installez séparément la table d’accueil, le buffet, le café et le thé afin que les arrivées ne bloquent pas l’accès aux tables de travail.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour préparer un atelier marketing ?
- Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Réservez la salle et définissez le programme au début, puis finalisez les inscriptions, le catering, les supports et la technique pendant la dernière semaine.
- Quand envoyer les invitations pour un atelier marketing ?
- Envoyez-les dès que la salle, la date et le programme sont suffisamment précis, généralement 3 semaines avant l’atelier. Fermez ou vérifiez les inscriptions 3 à 5 jours avant pour commander les bonnes quantités et préparer les badges.
- Que faut-il tester avant un atelier marketing ?
- Testez au minimum 60 minutes avant l’arrivée des participants l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble et l’adaptateur HDMI. Vérifiez aussi les multiprises, les rallonges, l’enceinte et le micro sans fil si vous les utilisez.
- Quand préparer le catering d’un atelier marketing ?
- Recueillez les besoins alimentaires avant la commande, puis confirmez le nombre de participants 3 à 5 jours avant. Installez le buffet, les boissons, les tasses, les verres, les assiettes et les couverts avant l’ouverture de la salle.
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