Checklist voor een goed georganiseerde marketingworkshop

Een marketingworkshop staat of valt met een strak programma, werkende techniek en deelnemers die weten waar ze moeten zijn. Begin met de zaal, trainer en planning en werk daarna toe naar aanmeldingen, catering en materialen. Controleer uiterlijk een week vooraf de presentatie, oefeningen en deelnemerslijst. Op de dag zelf draait het vooral om een duidelijke ontvangst, een logische tafelindeling en werkmateriaal dat al klaarligt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaal reserveren
Programma vastleggen
2 personen
Trainerbriefing versturen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Techniek controleren
Deelnemerslijst bijwerken
Herinnering versturen
Werkbladen voorbereiden
2 personen
Presentatie finaliseren
Oefeningen klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes maken
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen

Event

Zaal openen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Presentatiescherm plaatsen
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Werkmateriaal per tafel leggen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Buffet voorbereiden
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
Deelnemers ontvangen
2 personen
Workshop introduceren
Marketingpresentatie geven
Groepsopdracht begeleiden
3 personen
Koffiepauze serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Campagneoefening begeleiden
3 personen
Dinerbuffet serveren
3 personen
Avondsessie begeleiden
2 personen
Resultaten presenteren
Vragenronde begeleiden
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

Overgebleven eten verpakken
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Techniek retourneren
Deelnemersbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Buffettafelsaantal 2
Ontvangsttafel
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapteraantal 2
Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 36
Drinkglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 8
Serveerkommenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Naamkaartjeshoudersaantal 36
Welkomstbord
Pijlenbordjesaantal 6

Verlichting

Sfeerlampenaantal 4
Ledlichtsnoerenaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Handvegersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma minimaal 2 weken vooraf vast en stuur de trainerbriefing daarna direct mee. Zo weet de trainer hoeveel tijd er is voor presentatie, oefeningen en pauzes.
Open het aanmeldformulier zodra de uitnodigingen uitgaan en verwerk aanmeldingen binnen 2 werkdagen. Vraag meteen naar dieetwensen, zodat je catering niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
Plan de techniekcontrole uiterlijk 1 week vooraf. Test de laptop, beamer, HDMI-kabel, adapter, speaker, microfoon en stroomvoorziening samen in de zaal; neem waar nodig een tweede adapter mee.
Maak werkmateriaal per tafel klaar voordat deelnemers binnenkomen. Leg werkbladen, oefeningen, naamkaartjes en schrijfmateriaal op vaste plekken en houd enkele extra sets achter de hand.
Open de zaal minstens 60 minuten voor aanvang. Gebruik het eerste halfuur voor tafels en stoelen, scherm en techniek; reserveer daarna tijd voor koffie, thee, buffet en de ontvangsttafel.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een marketingworkshop uitnodigen?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken voor de workshop. Sluit de inschrijving ongeveer 5 werkdagen vooraf, zodat je de deelnemerslijst, naamkaartjes en catering op tijd kunt afronden.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een marketingworkshop klaar te zetten?: Plan minimaal 60 minuten voor de opbouw op de dag zelf. Reken daarnaast op 2 tot 3 uur voorbereiding voor programma, presentatie, oefeningen, aanmeldingen en materiaal.
Wanneer moet ik de catering voor een marketingworkshop bestellen?: Bestel de catering uiterlijk 7 werkdagen vooraf, zodra het aantal deelnemers redelijk vaststaat. Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en controleer het definitieve aantal 2 werkdagen voor de workshop.
Hoe controleer ik de techniek voor een marketingworkshop?: Test uiterlijk 1 week vooraf de laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-verbinding, adapter, speaker en microfoon. Doe op de dag zelf nog een korte herhaling zodra de zaal is opgebouwd en controleer alle stekkerdozen en verlengkabels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.