Organiser un atelier marketing sans rien oublier
Un atelier marketing demande plus qu’un programme et une salle. Il faut coordonner les intervenants, les inscriptions, les besoins alimentaires, les supports de travail et toute la technique avant l’arrivée des participants. Cette checklist réunit 46 tâches et 36 éléments à prévoir, de la réservation de la salle à la préparation de l’accueil. Utilise-la pour avancer dans le bon ordre et repérer les oublis qui bloquent souvent le jour J.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver la salle
Définir le programme
2 personnes
Envoyer le briefing aux entraîneurs
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Vérifier la technique
Mettre à jour la liste des participants
Envoyer un rappel
Préparer les feuilles de travail
2 personnes
Finaliser la présentation
Installer les exercices
2 personnes
Créer des badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Événement
Ouvrir la salle
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer l'écran de présentation
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Répartir le matériel de travail par table
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer le buffet
2 personnes
Aménager la table d'accueil
Accueillir les participants
2 personnes
Présenter l'atelier
Faire la présentation marketing
Encadrer l’activité de groupe
3 personnes
Servir la pause-café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Encadrer l’exercice de campagne
3 personnes
Servir le buffet du dîner
3 personnes
Animer la session du soir
2 personnes
Présenter les résultats
Animer la séance de questions-réponses
Accompagner les départs
2 personnes
Suivi
Emballer les restes
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
Retourner le matériel technique
Envoyer le message aux participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 36
- Tables de buffetqté 2
- Table d’accueil
- Poubellesqté 4
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Câble HDMIqté 2
- Adaptateur HDMIqté 2
- Enceinte portable
- Micro sans fil
- Multiprisesqté 4
- Rallongesqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 36
- Verres à boireqté 40
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
- Louchesqté 8
- Saladiers de serviceqté 8
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 3
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
Décoration
- Nappesqté 10
- Porte-nomsqté 36
- Panneau d’accueil
- Panneaux de flèchesqté 6
Éclairage
- Lampes d'ambianceqté 4
- Guirlandes LEDqté 2
Nettoyage
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balais à mainqté 2
- Balayette et pelleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve la salle avant d’ouvrir les inscriptions : vérifie la capacité, la disposition des tables et des chaises, les prises électriques et l’espace prévu pour le buffet.
- Fais parvenir le briefing aux intervenants au moins 7 jours avant l’atelier. Ils doivent connaître le programme, la durée de leur intervention, le matériel disponible et le format des exercices.
- Ferme les inscriptions assez tôt pour traiter les réponses et les besoins alimentaires. Prévois idéalement la commande du catering 3 à 5 jours avant l’événement, avec une liste de participants mise à jour.
- Teste la présentation et la connexion vidéo la veille : ordinateur, vidéoprojecteur, écran, câble HDMI, adaptateur, enceintes, micro, multiprises et rallonges doivent être vérifiés ensemble, pas séparément.
- Prépare l’accueil avant l’ouverture de la salle : badges nominatifs, panneau d’accueil, flèches, feuilles de travail et matériel réparti par table. Garde quelques exemplaires vierges pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un atelier marketing ?
- Envoie-les au moins 3 semaines avant l’atelier pour laisser le temps de s’inscrire. Prévois ensuite un rappel 3 à 5 jours avant, avec l’horaire, l’adresse et les informations pratiques.
- Combien de temps avant faut-il fermer les inscriptions ?
- Ferme les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement si tu dois prévoir le catering, les badges et les supports imprimés. Ce délai laisse aussi le temps de vérifier les besoins alimentaires et de mettre à jour la liste des participants.
- Quand tester la technique d’un atelier marketing ?
- Fais un premier test la veille et un contrôle final 60 à 90 minutes avant l’arrivée du groupe. Vérifie notamment la présentation, le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles, le son et les multiprises.
- Que préparer sur chaque table pour un atelier marketing ?
- Répartis les feuilles de travail et les exercices sur chaque table avant l’ouverture, puis ajoute le matériel nécessaire au format de l’atelier. Prévois environ 10 % d’exemplaires ou de fournitures supplémentaires pour les changements de dernière minute.
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