Checklist para organizar un taller de marketing sin olvidos
Un taller de marketing necesita más que una presentación y una sala reservada. Hay que coordinar a los ponentes, controlar las inscripciones, preparar ejercicios y dejar lista la parte técnica y de catering. Esta checklist reúne 46 tareas y 36 materiales en el orden adecuado, desde la planificación hasta la apertura de la sala. Úsala para saber qué cerrar con semanas de antelación y qué comprobar justo antes de recibir a los participantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar la sala
Fijar el programa
2 personas
Enviar la información para ponentes
Enviar invitaciones
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
Comprobar la técnica
Actualizar la lista de participantes
Enviar recordatorio
Preparar hojas de trabajo
2 personas
Finalizar la presentación
Preparar ejercicios
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Evento
Abrir la sala
Colocar mesas y sillas
3 personas
Colocar la pantalla de presentación
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Colocar material de trabajo en cada mesa
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar el buffet
2 personas
Montar la mesa de recepción
Recepción de participantes
2 personas
Presentar el taller
Dar la presentación de marketing
Coordinar la actividad en grupo
3 personas
Servir la pausa para el café
2 personas
Rellenar las bebidas
Supervisar el ejercicio de campaña
3 personas
Servir el bufé de cena
3 personas
Coordinar la sesión de la tarde
2 personas
Presentar los resultados
Moderar la ronda de preguntas
Coordinar la despedida y la salida
2 personas
Seguimiento
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Clasificar residuos
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
3 personas
Devolver el equipo técnico
Enviar mensaje a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 36
- Mesas de buffetcant. 2
- Mesa de recepción
- Papeleracant. 4
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Adaptador HDMIcant. 2
- Altavoz portátil
- Micrófono inalámbrico
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 36
- Vasoscant. 40
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Cucharonescant. 8
- Cuencos de serviciocant. 8
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
Decoración
- Mantelescant. 10
- Portanombrescant. 36
- Cartel de bienvenida
- Señales de flechascant. 6
Iluminación
- Luces decorativascant. 4
- Guirnaldas de luces LEDcant. 2
Limpieza
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Escobas de manocant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de enviar las invitaciones: los ponentes necesitan recibir con tiempo el formato, los horarios y la información que deben preparar.
- Abre el formulario de inscripción cuando la sala, el programa y los datos básicos del taller estén confirmados. Incluye una pregunta sobre preferencias dietéticas para no tener que perseguir respuestas después.
- Haz una prueba técnica completa como mínimo el día anterior: proyector, pantalla, portátil, cable HDMI, adaptador, altavoz, micrófono y regletas deben funcionar juntos, no solo por separado.
- Prepara una carpeta por mesa con las hojas de trabajo y los ejercicios. Añade los portanombres antes de abrir la sala y lleva algunos nombres extra para cambios de última hora.
- Calcula la recepción y el catering según la lista actualizada de participantes, no según las inscripciones iniciales. Deja preparadas las mesas de buffet, el café, el té, los vasos, los platos y los cubiertos antes de que llegue el primer asistente.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un taller de marketing?
- Empieza a reservar la sala y a fijar el programa entre 4 y 6 semanas antes. Envía las invitaciones cuando el horario y la información para los ponentes estén cerrados, y deja la comprobación técnica para el día anterior.
- ¿Qué hay que preparar el día antes de un taller de marketing?
- El día anterior conviene actualizar la lista de participantes, enviar el recordatorio, finalizar la presentación y revisar los ejercicios. También debes probar todos los cables y adaptadores, confirmar el catering y reunir los materiales de cada mesa.
- ¿Cuándo se debe cerrar el número de asistentes y pedir el catering?
- Revisa las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 3 y 5 días antes del taller. Pide el catering después de esa revisión y conserva una pequeña reserva para cambios comunicados el mismo día.
- ¿Qué material técnico necesita un taller de marketing?
- Como base necesitas un proyector, una pantalla, un portátil, un cable HDMI y un adaptador HDMI. Prepara también un altavoz portátil, un micrófono inalámbrico, regletas y cables alargadores; compruébalos juntos al menos 24 horas antes.
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