Mariaprocessie organiseren: checklist en planning

Een Mariaprocessie vraagt om meer voorbereiding dan alleen een route en een Mariabeeld. Je stemt kerk, startlocatie, vergunning, verkeersbegeleiding en liturgie op elkaar af. Daarnaast moeten dragers, misdienaars, koor, muzikanten en vrijwilligers precies weten waar en wanneer zij nodig zijn. Met deze checklist werk je van datum en route naar communicatie, materialen en een uitvoerbaar draaiboek. Controleer uiterlijk in de laatste week ook het weer en bevestig wat er gebeurt bij regen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
3 personen
Kerk en startlocatie reserveren
2 personen
Vergunning voor optocht aanvragen
Verkeersplan voor route uitwerken
3 personen
Verkeersregelaars aanmelden
2 personen
Processieleiders aanwijzen
2 personen
Dragers voor Mariabeeld werven
2 personen
Misdienaars en acolieten indelen
2 personen
Koor en muzikanten vastleggen
Voorganger en gebedsleider bevestigen
Uitnodigingen versturen
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma en gebeden drukken
3 personen
Routekaart voor deelnemers maken
2 personen
Buurtbewoners informeren
2 personen
Parkeerafspraken communiceren
2 personen
Kerkruimte en ontvangst reserveren
Mariabeeld en draagbaar controleren
3 personen
Kruisen en vaandels controleren
2 personen
Liederen en partituren klaarleggen
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Route bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Weersverwachting controleren
Alternatief regenprogramma bevestigen
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Kerk en plein schoonmaken
4 personen
Mariabeeld plaatsen
4 personen
Draagbaar veilig bevestigen
4 personen
Kruisen en vaandels klaarzetten
3 personen
Stoelen en tafels opstellen
5 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Routepijlen plaatsen
4 personen
Afzethekken en lint plaatsen
4 personen
Verkeersregelaars instrueren
2 personen
Misdienaars instrueren
2 personen
Koor en muzikanten opstellen
3 personen
Briefing voor dragers geven
4 personen

Event

Deelnemers ontvangen
5 personen
Programma's uitdelen
3 personen
Kaarsen uitdelen
3 personen
Openingsgebed begeleiden
2 personen
Processie opstellen
5 personen
Processie begeleiden
12 personen
Verkeerspunten bemannen
8 personen
Muzikale begeleiding verzorgen
6 personen
Mariabeeld veilig dragen
8 personen
Water uitdelen onderweg
3 personen
Terugkeer bij kerk begeleiden
4 personen
Slotviering begeleiden
5 personen
Kaarsen veilig inzamelen
3 personen
Koffie en thee serveren
5 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Deelnemers informeren over vertrek
2 personen

Nazorg

Mariabeeld terugplaatsen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Afzethekken en routepijlen verwijderen
5 personen
Servies afwassen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Kerk en plein schoonmaken
5 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Verkeersmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 120
Ontvangstbalie
Krukkenaantal 6
Partytentenaantal 3
Garderoberekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Theepottenaantal 4

Decoratie

Mariabeeld
Draagbaar voor beeld
Processiekruisenaantal 4
Kerkelijke vaandelsaantal 6
Bloemstukkenaantal 8
Witte tafellopersaantal 8
Witte lintenaantal 6
LED-kaarsenaantal 120
Kaarsendragersaantal 6
Ballonnenbogenaantal 2

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Megafonenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Handwagensaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Warmhoudschalenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 20

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Verkeersmateriaal

Afzethekkenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 24
Verkeersregelaarshesjesaantal 10
Routepijlenaantal 20
Afzetlintaantal 6
Zaklampenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Rubberen handschoenenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezem en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaaksprayaantal 4
Afwasborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, route, kerk en startlocatie eerst vast. Doe dit voordat je uitnodigingen verstuurt, zodat deelnemers meteen een juiste beginplek en routekaart krijgen.
Vraag de vergunning en verkeersmaatregelen vroeg aan. Meld verkeersregelaars en informeer buurtbewoners en parkeerplaatsen uiterlijk enkele weken vooraf over de route en tijden.
Maak aparte indelingen voor dragers van het Mariabeeld, processieleiders, misdienaars en acolieten. Plan per functie minstens één reserve, omdat uitval op de dag zelf direct zichtbaar is.
Bevestig koor, muzikanten, voorganger en gebedsleider en leg liederen en partituren klaar. Test de mobiele geluidsset, microfoons en megafonen uiterlijk één dag vooraf op de volledige route.
Werk het ontvangst- en regenplan uit met tafels, stoelen, koffie- en theeservies en eventuele partytenten. Controleer het Mariabeeld, draagbaar, kruisen, vaandels, bewegwijzering en verlichting de dag vóór de processie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Mariaprocessie organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, kerk en vergunning. Reserveer muzikanten en voorganger zo snel mogelijk; vrijwilligers en deelnemers kun je daarna gericht indelen.
Wanneer vraag ik een vergunning voor een Mariaprocessie aan?: Vraag de vergunning aan zodra route en datum vaststaan, bij voorkeur 8 weken voor de processie. Controleer bij de gemeente welke termijn geldt, vooral wanneer verkeersregelaars of tijdelijke afzettingen nodig zijn.
Hoeveel dragers heb ik nodig voor een Mariabeeld?: Dat hangt af van het gewicht en type draagbaar, maar plan naast de vaste dragers minimaal 2 reserves. Laat alle dragers uiterlijk 1 week vooraf oefenen met het Mariabeeld en de route.
Wat doe je bij regen tijdens een Mariaprocessie?: Bevestig uiterlijk 1 week vooraf een alternatief regenprogramma in de kerk of ontvangstlocatie. Neem de definitieve beslissing meestal 24 uur vooraf en communiceer die direct via uitnodigingen, vrijwilligers en buurtcontacten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.