Marienprozession organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Marienprozession braucht mehr Vorbereitung als nur einen Termin und eine Statue. Route, Kirche, Genehmigungen, Verkehrshelfer und Träger müssen früh feststehen; anschließend folgen Musik, Gebete, Einladungen und die Versorgung der Teilnehmer. Plane außerdem Beschilderung, Parkhinweise und einen Empfang nach dem Umzug. Diese Checkliste umfasst 71 Aufgaben und 57 benötigte Gegenstände und führt dich von den ersten Absprachen bis zur Wetterentscheidung am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
3 Personen
Kirche und Startort reservieren
2 Personen
Genehmigung für den Umzug beantragen
Verkehrsplan für die Route ausarbeiten
3 Personen
Verkehrshelfer anmelden
2 Personen
Prozessionsleiter bestimmen
2 Personen
Träger für das Marienbild rekrutieren
2 Personen
Messdiener und Akolythen einteilen
2 Personen
Chor und Musiker festlegen
Prediger und Gebetsleiter bestätigen
Einladungen verschicken
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Programm und Gebete drucken
3 Personen
Streckenkarte für Teilnehmer erstellen
2 Personen
Anwohner informieren
2 Personen
Parkregelungen kommunizieren
2 Personen
Kirchenraum und Empfang reservieren
Marienstatue und Trage prüfen
3 Personen
Kreuze und Fahnen prüfen
2 Personen
Lieder und Partituren bereitlegen
2 Personen
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Wegbeschilderung für die Route vorbereiten
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Alternatives Regenprogramm bestätigen
3 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Kirche und Platz reinigen
4 Personen
Marienstatue aufstellen
4 Personen
Trage sicher befestigen
4 Personen
Kreuze und Fahnen bereitstellen
3 Personen
Stühle und Tische aufstellen
5 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Wegweiser aufstellen
4 Personen
Absperrgitter und Band anbringen
4 Personen
Verkehrsregler einweisen
2 Personen
Messdiener anleiten
2 Personen
Chor und Musiker aufstellen
3 Personen
Briefing für Träger geben
4 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
5 Personen
Programme ausgeben
3 Personen
Kerzen verteilen
3 Personen
Eröffnungsgebet begleiten
2 Personen
Prozession aufstellen
5 Personen
Prozession begleiten
12 Personen
Verkehrsposten besetzen
8 Personen
Musikalische Begleitung organisieren
6 Personen
Marienstatue sicher tragen
8 Personen
Wasser unterwegs ausgeben
3 Personen
Rückkehr an der Kirche begleiten
4 Personen
Abschlussfeier begleiten
5 Personen
Kerzen sicher einsammeln
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
5 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Teilnehmer über die Abreise informieren
2 Personen

Nachbereitung

Marienstatue zurückstellen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Absperrungen und Wegweiser entfernen
5 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Kirche und Platz reinigen
5 Personen
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
Verkehrsmaterialien zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 120
Empfangstresen
HockerAnz. 6
PartyzelteAnz. 3
GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 150
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 6
TeekannenAnz. 4

Dekoration

Marienstatue
Tragbares Bild
ProzessionskreuzeAnz. 4
Kirchliche BannerAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 8
Weiße TischläuferAnz. 8
Weiße BänderAnz. 6
LED-KerzenAnz. 120
KerzenhalterAnz. 6
BallonbögenAnz. 2

Ausstattung

Mobiles Soundsystem
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
MegafoneAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
TransportwagenAnz. 2

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
WarmhalteschalenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
KühlelementeAnz. 20

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8

Verkehrsmaterial

AbsperrgitterAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 24
Verkehrshelfer-WarnwestenAnz. 10
WegweiserAnz. 20
AbsperrbandAnz. 6
TaschenlampenAnz. 8

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
GummihandschuheAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
Besen und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungssprayAnz. 4
SpülbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Route und Startort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Reserviere gleichzeitig Kirche und Empfangsort, damit Gebetszeiten, Prozessionsbeginn und Abschlussveranstaltung zusammenpassen.
Beantrage die Genehmigung für den Umzug mindestens 6 Wochen vor dem Termin. Der Verkehrsplan sollte Kreuzungen, Sperrstellen und die benötigte Zahl der Verkehrshelfer enthalten.
Teile Träger für das Marienbild, Messdiener, Akolythen, Chor und Musiker spätestens 3 bis 4 Wochen vorher ein. Bestätige außerdem Prediger und Gebetsleiter und verteile einen schriftlichen Freiwilligenplan.
Drucke Programm, Gebete, Lieder und eine Streckenkarte mindestens 7 Tage vor der Prozession. Informiere Anwohner und Teilnehmer rechtzeitig über Route, Parkregelungen, Treffpunkt und mögliche Verkehrsänderungen.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und bestätige dann das Regenprogramm. Kontrolliere zusätzlich Marienstatue, Tragvorrichtung, Kreuze, Fahnen, Soundsystem, Funkmikrofone und Verlängerungskabel vor dem Start.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Marienprozession anmelden?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit der Planung. Die Genehmigung für den Umzug sollte spätestens 6 Wochen vor dem Termin beantragt sein, weil Verkehrsplan und Verkehrshelfer dazugehören.
Wie viele Träger braucht eine Marienstatue?: Plane mindestens 4 feste Träger ein und bestimme zusätzlich 2 Ersatzpersonen. Die genaue Zahl hängt von Gewicht, Tragestangen und Länge der Route ab; prüfe die Trage vorab mit der vollständigen Besetzung.
Wann sollte man Einladungen und Programm für eine Marienprozession verschicken?: Verschicke Einladungen etwa 4 Wochen vorher und schließe die Anmeldung spätestens 10 bis 14 Tage vor dem Termin. Drucke Programm, Gebete und Streckenkarte mindestens 7 Tage vorher, damit Korrekturen noch möglich sind.
Wann entscheidet man über das Regenprogramm?: Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor Beginn und bestätige dann die Alternative. Informiere Teilnehmer, Helfer, Musiker und Anwohner spätestens am Vortag über Änderungen an Route, Treffpunkt oder Empfang.

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