Organiser une Procession de Marie sans rien oublier

Une Procession de Marie demande une coordination précise entre la paroisse, les bénévoles et les participants. Commencez par fixer la date, le parcours, l’église et le point de départ, puis lancez les demandes d’autorisation avant de communiquer les horaires. Les porteurs, servants d’autel, musiciens, agents de circulation et responsables de prière doivent connaître leur rôle à l’avance. Cette checklist rassemble les 71 tâches et 57 fournitures du plan, avec les vérifications à faire avant le jour de la procession.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
3 personnes
Réserver l'église et le point de départ
2 personnes
Demander l’autorisation pour la parade
Élaborer le plan de circulation pour l’itinéraire
3 personnes
Inscrire les agents de circulation
2 personnes
Désigner les responsables de la procession
2 personnes
Recruter des porteurs pour la statue de la Vierge Marie
2 personnes
Répartir les servants d’autel et les acolytes
2 personnes
Réserver la chorale et les musiciens
Confirmer le célébrant et le responsable de prière
Envoyer les invitations
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Imprimer le programme et les prières
3 personnes
Créer une carte d'itinéraire pour les participants
2 personnes
Informer les riverains
2 personnes
Communiquer les consignes de stationnement
2 personnes
Réserver l’espace de l’église et l’accueil
Vérifier la statue de la Vierge et le brancard
3 personnes
Vérifier les croix et les bannières
2 personnes
Préparer les chants et les partitions
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Préparer la signalisation du parcours
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le programme alternatif en cas de pluie
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Nettoyer l’église et la place
4 personnes
Installer la statue de Marie
4 personnes
Fixer solidement le portable
4 personnes
Installer les croix et les bannières
3 personnes
Installer les chaises et les tables
5 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
Installer les barrières et le ruban
4 personnes
Briefer les régulateurs de trafic
2 personnes
Instruire les servants de messe
2 personnes
Mettre en place le chœur et les musiciens
3 personnes
Donner le briefing aux porteurs
4 personnes

Événement

Accueillir les participants
5 personnes
Distribuer les programmes
3 personnes
Distribuer les bougies
3 personnes
Animer la prière d’ouverture
2 personnes
Former la procession
5 personnes
Accompagner la procession
12 personnes
Occuper les points de circulation
8 personnes
Assurer l’accompagnement musical
6 personnes
Porter la statue de la Vierge en toute sécurité
8 personnes
Distribuer de l’eau en route
3 personnes
Accompagner le retour à l’église
4 personnes
Encadrer la cérémonie de clôture
5 personnes
Collecter les bougies en toute sécurité
3 personnes
Servir le café et le thé
5 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Informer les participants du départ
2 personnes

Suivi

Remettre la statue de Marie en place
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer les barrières de délimitation et les flèches d’itinéraire
5 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer l’église et la place
5 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Retourner le matériel de circulation
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 120
Accueil
Tabouretsqté 6
Tentes de réceptionqté 3
Portantsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Théièresqté 4

Décoration

Statue de la Vierge Marie
Supports pour image
Croix de processionqté 4
Bannières religieusesqté 6
Compositions floralesqté 8
Chemins de table blancsqté 8
Rubans blancsqté 6
Bougies LEDqté 120
Porte-ciergesqté 6
Arches de ballonsqté 2

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Mégaphonesqté 2
Glacièresqté 4
Diablesqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Plats de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Matériel de circulation

Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 24
Gilets de régulateur de circulationqté 10
Flèches de directionqté 20
Ruban de balisageqté 6
Lampes de pocheqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Gants en caoutchoucqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Spray de nettoyageqté 4
Brosses à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Déposez la demande d’autorisation de parade dès que la date et l’itinéraire sont arrêtés : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour intégrer le plan de circulation et les agents nécessaires.
Confirmez les porteurs de la statue, les servants d’autel, les acolytes, le célébrant et le responsable de prière au moins 3 semaines avant. Remettez à chacun un horaire écrit et un point de rendez-vous précis.
Préparez un plan imprimé du parcours avec le départ, l’église, les rues concernées et les points de regroupement. Informez les riverains et les participants au moins 7 jours avant, notamment sur le stationnement.
Testez la sonorisation mobile, les microphones sans fil, les mégaphones, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée du public. Pour une procession en extérieur, vérifiez aussi l’autonomie et la protection du matériel.
Ne gardez pas le plan pluie pour le dernier moment : consultez les prévisions 48 à 72 heures avant et confirmez le programme alternatif, l’accueil dans l’église et la protection de la statue, des croix et des bannières.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Procession de Marie ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, de réserver l’église et les musiciens, de recruter les bénévoles et d’informer les riverains au moins 7 jours avant.
Quand demander l’autorisation pour une Procession de Marie ?: Faites la demande dès que la date et l’itinéraire sont validés, de préférence 6 à 8 semaines avant. Le dossier doit inclure le parcours et le plan de circulation afin de permettre l’inscription des agents nécessaires.
Quand confirmer les bénévoles et les porteurs de la statue ?: Confirmez les équipes au moins 3 semaines avant la procession. Prévoyez un responsable pour chaque groupe et communiquez les horaires, les points de rendez-vous et les consignes de déplacement.
Que prévoir en cas de pluie pour une Procession de Marie ?: Vérifiez les prévisions 48 à 72 heures avant et confirmez un programme alternatif dans l’église. Informez les participants du changement dès que la décision est prise et protégez le matériel, les fleurs, les partitions et les éléments de procession.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.