Marathonestafette organiseren: checklist van start tot finish

Een marathonestafette vraagt meer voorbereiding dan alleen teams inschrijven en een route uitzetten. Je regelt tegelijk vergunningen, verkeersmaatregelen, wisselpunten, vrijwilligers, timing en verzorging langs het parcours. Begin met datum, route en locaties; werk daarna via inschrijving en taakverdeling naar de uitvoeringsdag toe. In de laatste week draait het vooral om controleren, printen, klaarzetten en testen. Met deze checklist zie je wat wanneer geregeld moet zijn en welke onderdelen vaak te laat worden opgepakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Vergunningen controleren
Verkeersmaatregelen aanvragen
Route op risico’s controleren
3 personen
Deelnemersreglement opstellen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Posten langs de route indelen
2 personen
Vrijwilligersinstructies maken
2 personen
Startnummers toewijzen
2 personen
Startlijsten afdrukken
Routekaarten afdrukken
Deelnemersinformatie versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Timingapparatuur testen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Startpakketten samenstellen
4 personen
Routeborden klaarzetten
2 personen
Verzorgingsposten voorbereiden
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
Finishboog plaatsen
4 personen
Parcours markeren
6 personen
Verkeershekken plaatsen
6 personen
Verzorgingsposten bevoorraden
6 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen

Event

Deelnemersregistratie openen
4 personen
Startpakketten uitdelen
4 personen
Teams naar wisselvakken wijzen
3 personen
Vrijwilligers naar posten sturen
2 personen
Omroepinstallatie testen
2 personen
Startbriefing geven
2 personen
Marathonestafette starten
3 personen
Wisselpunten bemannen
8 personen
Verzorgingsposten bemannen
8 personen
Tussentijden registreren
3 personen
Routeposten bemannen
10 personen
Deelnemers ontvangen bij finish
4 personen
Finishmedailles uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Fruit en snacks aanvullen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afvalbakken legen
3 personen
Eerste hulp verlenen
2 personen
Eindtijden verwerken
2 personen
Uitslag publiceren
2 personen
Laatste deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Routeborden verwijderen
6 personen
Verkeershekken verwijderen
6 personen
Finishlocatie afbouwen
6 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Afval gescheiden afvoeren
3 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Uitslagen naar deelnemers mailen
Foto’s en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 10

Sportmateriaal

Startnummersaantal 250
Startnummerbandenaantal 250
Wisselstokjesaantal 80
Finishmedaillesaantal 250
Routebordenaantal 45
Kilometerbordenaantal 43
Pionnenaantal 80
Verkeershekkenaantal 30
Afzetlintaantal 12
Klembordenaantal 15
Stopwatchesaantal 12
Megafonenaantal 4
Reflectiehesjesaantal 30
Regencapesaantal 30
EHBO-koffersaantal 3

Apparatuur

Omroepinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Laptopsaantal 2
Printersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Koelboxenaantal 10
Handlampenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 350
Bordenaantal 300
Besteksetsaantal 300
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Messenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Waterkannenaantal 20
Isolatiekrattenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, start- en finishlocatie eerst vast en controleer daarna pas vergunningen en verkeersmaatregelen. Loop de route minstens één keer na op onveilige kruisingen, smalle doorgangen en plekken waar routeborden of verkeershekken nodig zijn.
Verdeel de routeposten ruim vóór de laatste week over vrijwilligers. Geef iedere vrijwilliger een duidelijke locatie, aankomsttijd, taak en contactmogelijkheid; plan bovendien vervanging voor uitval op de wedstrijddag.
Verstuur deelnemersinformatie niet pas bij de start. Stuur startnummer, wisselprocedure, routekaart, verzamelplek en tijden uiterlijk één week vooraf, zodat vragen over teams en dieetwensen nog verwerkt kunnen worden.
Test timingapparatuur, laptops, printers, omroepinstallatie en draadloze microfoons vóór het evenement samen. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks; een ontbrekende stroomvoorziening valt meestal pas bij de opbouw op.
Maak per verzorgingspost een aparte krat met koelbox, herbruikbare bekers, afvalbak, EHBO-materiaal en route-instructies. Zet routeborden, kilometerborden, pionnen en reflectiehesjes de avond ervoor per locatie klaar om zoekwerk op de ochtend zelf te voorkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een marathonestafette organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, start- en finishlocatie en vergunningen. Wacht niet langer dan 4 weken met vrijwilligers werven en deelnemers informeren, omdat routeposten en wisselpunten daarna lastig te wijzigen zijn.
Wanneer moet ik vergunningen en verkeersmaatregelen aanvragen?: Controleer de eisen direct nadat de route is vastgesteld, bij voorkeur 10 tot 12 weken voor de estafette. Aanvragen kunnen per gemeente verschillen; plan daarom minimaal 6 weken ruimte voor behandeling en eventuele aanpassingen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een marathonestafette?: Tel per bemande route- of wisselpost minimaal 2 vrijwilligers: één voor aanwijzingen en één voor veiligheid of communicatie. Voeg daarnaast ten minste 2 reservevrijwilligers toe voor ziekte, verplaatsingen en onverwachte drukte.
Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie en startnummers?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen vooraf en wijs de startnummers in dezelfde week toe. Print startlijsten en routekaarten daarnaast opnieuw op de dag vóór de estafette, zodat wijzigingen in teams nog kunnen worden verwerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.