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Marathonstaffel organisieren: die komplette Checkliste

Eine Marathonstaffel steht und fällt mit einer klaren Strecke, besetzten Wechselstellen und verlässlicher Zeitmessung. Plane zuerst Route, Start und Ziel, bevor du Anmeldungen öffnest oder Einladungen verschickst. Danach folgen Genehmigungen, Helfer, Startnummern, Wechselstäbchen und die Versorgung entlang der Strecke. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Aufbau am Veranstaltungstag und macht sichtbar, was häufig zu spät geprüft wird.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Route festlegen

    2 Personen

  • Start- und Zielort reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Verkehrsmaßnahmen beantragen

  • Route auf Risiken prüfen

    3 Personen

  • Teilnehmerreglement erstellen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Posten entlang der Strecke einteilen

    2 Personen

  • Freiwilligenanweisungen erstellen

    2 Personen

  • Startnummern zuweisen

    2 Personen

  • Startlisten drucken

  • Routenpläne drucken

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Sportmaterial prüfen

    2 Personen

  • Timingausrüstung testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Starterpakete zusammenstellen

    4 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Versorgungsstationen vorbereiten

    4 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Anmeldebereich einrichten

    3 Personen

  • Zielbogen aufstellen

    4 Personen

  • Parcours markieren

    6 Personen

  • Verkehrsabsperrungen aufstellen

    6 Personen

  • Versorgungsstationen bestücken

    6 Personen

  • Startnummern bereitlegen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmerregistrierung öffnen

    4 Personen

  • Startpakete verteilen

    4 Personen

  • Teams zu den Wechselzonen weisen

    3 Personen

  • Freiwillige zu den Posten schicken

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Startbriefing geben

    2 Personen

  • Marathonstaffel starten

    3 Personen

  • Wechselpunkte besetzen

    8 Personen

  • Versorgungsstationen besetzen

    8 Personen

  • Zwischenzeiten erfassen

    3 Personen

  • Streckenposten besetzen

    10 Personen

  • Teilnehmende im Ziel empfangen

    4 Personen

  • Finisher-Medaillen verteilen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Obst und Snacks auffüllen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    3 Personen

  • Erste Hilfe leisten

    2 Personen

  • Endzeiten verarbeiten

    2 Personen

  • Ergebnisse veröffentlichen

    2 Personen

  • Letzte Teilnehmer verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Wegweiser entfernen

    6 Personen

  • Verkehrsbarrieren entfernen

    6 Personen

  • Zielort abbauen

    6 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Location reinigen

    5 Personen

  • Abfall getrennt entsorgen

    3 Personen

  • Geliehene Gegenstände überprüfen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Fundsachen zurückbringen

  • Ergebnisse per E-Mail an Teilnehmer senden

  • Fotos und Dokumente archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 40
  • StehtischeAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 10

Sportmaterial

  • StartnummernAnz. 250
  • StartnummernbänderAnz. 250
  • WechselstäbchenAnz. 80
  • Finisher-MedaillenAnz. 250
  • WegweiserAnz. 45
  • KilometerschilderAnz. 43
  • KegelAnz. 80
  • VerkehrsbarrierenAnz. 30
  • AbsperrbandAnz. 12
  • KlemmbretterAnz. 15
  • StoppuhrenAnz. 12
  • MegafoneAnz. 4
  • WarnwestenAnz. 30
  • RegencapesAnz. 30
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 3

Ausstattung

  • Beschallungsanlage
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LaptopsAnz. 2
  • DruckerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 10
  • HandlampenAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 350
  • TellerAnz. 300
  • BestecksetsAnz. 300
  • KaffeekannenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • MesserAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8
  • WasserkannenAnz. 20
  • IsolierkistenAnz. 12

Reinigung

  • EimerAnz. 6
  • BesensetsAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 12

Beleuchtung

  • BaustrahlerAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Strecke, Start und Ziel mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe danach Risiken, Querungen und benötigte Verkehrsmaßnahmen, bevor du die Route veröffentlichst.
  • Plane pro Wechsel- und Versorgungsposten mindestens zwei eingewiesene Helfer ein. Erstelle die Anweisungen spätestens 7 Tage vorher und verteile zusätzlich Routenpläne sowie Warnwesten.
  • Teste die Zeitmessung mindestens 3 Tage vor dem Lauf vollständig. Prüfe dabei Stoppuhren, Laptops, Drucker, Powerbanks und alle Verlängerungskabel – nicht erst beim Aufbau.
  • Ordne Startnummern und Wechselstäbchen spätestens 5 Tage vor dem Termin den Teams zu. So kannst du fehlerhafte Angaben, Ernährungswünsche und fehlende Anmeldedaten noch korrigieren.
  • Bereite Kühlboxen, Becher und die Versorgungsstationen am Vorabend vor. Stelle Wegweiser, Kilometerschilder, Kegel und Verkehrsbarrieren früh genug bereit, damit am Veranstaltungstag nur noch die Strecke kontrolliert werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Marathonstaffel anmelden?
Veröffentliche das Anmeldeformular idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Lauf. Schließe die Anmeldung etwa 10 bis 14 Tage vorher, damit Startlisten, Startnummern und Wechselstäbchen rechtzeitig vorbereitet werden können.
Wie viele Helfer braucht eine Marathonstaffel?
Rechne mit mindestens zwei Helfern pro Wechselstelle und zwei weiteren Personen für Start, Ziel und Zeitmessung. Bei einer Staffel mit sechs Wechselstellen brauchst du damit mindestens 14 eingewiesene Helfer, zusätzlich eine Reserve von 2 bis 3 Personen.
Wann muss ich Genehmigungen und Verkehrsmaßnahmen beantragen?
Beginne damit mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Veranstaltungstag. Sobald die Route feststeht, prüfst du Genehmigungen, Straßensperren und Verkehrsbarrieren; kurzfristige Änderungen können sonst den gesamten Ablauf gefährden.
Was muss am Vorabend einer Marathonstaffel bereitliegen?
Sortiere Startnummern, Wechselstäbchen, Wegweiser, Kilometerschilder, Warnwesten und Erste-Hilfe-Material am Vorabend. Fülle außerdem die Kühlboxen und prüfe die Technik, damit der Aufbau am Morgen nicht mit der Suche nach Ausrüstung beginnt.

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