Checklist d’organisation d’un relais marathon

Un relais marathon demande une coordination précise entre le parcours, les équipes et le matériel. Commencez par fixer la date, l’itinéraire et les lieux de départ et d’arrivée, puis vérifiez les autorisations et les risques de circulation. Les inscriptions, les bénévoles, le chronométrage et les postes de secours doivent être préparés plusieurs semaines à l’avance. Cette checklist vous aide à suivre chaque étape jusqu’à l’installation le jour de la course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Vérifier les autorisations
Demander des mesures de circulation
Vérifier les risques sur l’itinéraire
3 personnes
Rédiger le règlement des participants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les postes le long du parcours
2 personnes
Rédiger les consignes pour les bénévoles
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Imprimer les listes de départ
Imprimer les cartes d'itinéraire
Envoyer les informations aux participants
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Tester le matériel de chronométrage
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Composer les kits de démarrage
4 personnes
Installer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Préparer les postes de secours
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
3 personnes
Installer l'arche d'arrivée
4 personnes
Baliser le parcours
6 personnes
Installer des barrières de circulation
6 personnes
Réapprovisionner les postes de secours
6 personnes
Préparer les dossards
2 personnes

Événement

Ouvrir l’enregistrement des participants
4 personnes
Distribuer les kits de départ
4 personnes
Orienter les équipes vers les zones de relève
3 personnes
Affecter les bénévoles aux postes
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Faire le briefing de départ
2 personnes
Lancer le relais marathon
3 personnes
Tenir les points de relais
8 personnes
Assurer la permanence aux postes de ravitaillement
8 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
10 personnes
Accueillir les participants à l’arrivée
4 personnes
Distribuer les médailles d’arrivée
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
3 personnes
Fournir les premiers secours
2 personnes
Enregistrer les temps de fin
2 personnes
Publier les résultats
2 personnes
Faire ses adieux aux derniers participants
3 personnes

Suivi

Retirer les panneaux de signalisation
6 personnes
Retirer les barrières de circulation
6 personnes
Démonter la zone d’arrivée
6 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
3 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Rendre les objets trouvés
Envoyer les résultats par e-mail aux participants
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 4
Poubellesqté 10

Matériel de sport

Numéros de départqté 250
Bracelets de dossardqté 250
Bâtonnets de rechangeqté 80
Médailles de finisherqté 250
Panneaux de directionqté 45
Bornes kilométriquesqté 43
Cônesqté 80
Barrières de circulationqté 30
Ruban de balisageqté 12
Presse-papiersqté 15
Chronomètresqté 12
Mégaphonesqté 4
Gilets réfléchissantsqté 30
Capes de pluieqté 30
Trousses de premiers secoursqté 3

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Glacièresqté 10
Lampes de pocheqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 350
Assiettesqté 300
Couvertsqté 300
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteauxqté 8
Louchesqté 8
Carafes d’eauqté 20
Caisses isothermesqté 12

Nettoyage

Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Validez l’itinéraire et les mesures de circulation au moins 8 semaines avant le relais. Prévoyez aussi une solution claire pour les portions présentant un risque ou un croisement fréquent.
Recrutez les bénévoles dès l’ouverture des inscriptions, puis attribuez chaque poste au plus tard 10 jours avant la course. Remettez à chacun des consignes écrites et un moyen de communication.
Envoyez les informations pratiques aux participants au moins 7 jours avant le départ : horaires, relais, règlement, retrait des dossards et besoins alimentaires signalés.
Testez le chronométrage, les ordinateurs, les imprimantes et la sonorisation au moins 48 heures avant l’événement. Chargez également les batteries externes et vérifiez les rallonges et multiprises.
Préparez les glacières, les kits de départ, les panneaux et les postes de secours la veille. Faites un dernier contrôle du parcours le matin même, avant l’arrivée des coureurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un relais marathon ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de sécuriser l’itinéraire, de recruter les bénévoles et de traiter les inscriptions.
Quand faut-il recruter les bénévoles pour un relais marathon ?: Commencez au moins 6 semaines avant la course et répartissez les postes 10 jours avant. Gardez une petite réserve pour remplacer les absents le jour du relais.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez un premier message dès la confirmation de l’inscription, puis les informations finales 7 jours avant le départ. Rappelez les horaires et les consignes importantes 24 heures avant.
Quand préparer le matériel d’un relais marathon ?: Vérifiez la liste du matériel une semaine avant, testez le chronométrage 48 heures avant et préparez les glacières, panneaux et kits de départ la veille.

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