Mantelzorgbijeenkomst organiseren: een praktische checklist

Een mantelzorgbijeenkomst vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en koffie. Je moet rekening houden met toegankelijkheid, vervoer, oppas, dieetwensen en deelnemers die misschien pas laat kunnen bevestigen. Leg eerst datum, programma en locatie vast en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en praktische ondersteuning. In de laatste week controleer je materialen, presentaties, hulpmiddelen en techniek, zodat de bijeenkomst rustig kan beginnen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Toegankelijkheid van locatie controleren
2 personen
Programma en tijden uitwerken
2 personen
Sprekers en begeleiders benaderen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vervoersbehoeften inventariseren
Oppasbehoefte inventariseren
Deelnemerslijst bijwerken
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
Programma naar deelnemers sturen
Presentaties en hand-outs verzamelen
2 personen
Reserveringen voor hulpmiddelen maken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Aanwezigheidslijst printen
Evaluatieformulieren printen
Routebordjes maken
Locatie openen
2 personen
Zaal en toiletten controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Themahoeken inrichten
3 personen
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
Presentatie testen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes en fruit klaarzetten
2 personen
Hand-outs op tafels leggen
2 personen
Ontvangstteam instrueren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
Programma toelichten
Informatiesessie begeleiden
2 personen
Vragen uit de groep verzamelen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Gesprekstafels begeleiden
5 personen
Dieetvriendelijke hapjes controleren
Dranken en hapjes bijvullen
2 personen
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
Allergieën bij uitgifte controleren
2 personen
Verdiepende sessie begeleiden
2 personen
Praktische informatie uitdelen
2 personen
Afronding en bedankwoord verzorgen
Evaluatieformulieren uitdelen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Presentatietechniek uitschakelen
2 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Zaal en keuken schoonmaken
3 personen
Toiletten nalopen en reinigen
2 personen
Materialen controleren en inpakken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Aanwezigheidsgegevens veilig archiveren
Onkostenbonnen verzamelen
Bedankbericht naar deelnemers sturen
Informatie en contactverzoeken opvolgen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Tafelkledenaantal 8
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Theeglazenaantal 60
Waterglazenaantal 60
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 10
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Koelboxenaantal 3
IJsblokbakkenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Draagbare microfoon
Luidspreker

Decoratie

Naambadgesaantal 60
Badgehoudersaantal 60
Tafelbordjesaantal 8
Routebordjesaantal 8
Bloemstukkenaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Sponzenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de locatie niet alleen op rolstoeltoegang, maar ook op bereikbaarheid van toiletten, voldoende zitplaatsen en duidelijke routebordjes. Plan deze controle zodra de zaal is gereserveerd, niet pas op de dag zelf.
Vraag bij de uitnodiging meteen naar dieetwensen, vervoersbehoeften en oppasbehoefte. Stuur uiterlijk één week voor de bijeenkomst een bevestiging met programma, tijden en praktische route-informatie.
Werk de deelnemerslijst twee keer bij: eerst na de aanmeldtermijn en opnieuw 2 tot 3 dagen voor de bijeenkomst. Zo kun je naambadges, aanwezigheidslijst, catering en zitplaatsen afstemmen op de laatste stand.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, microfoon en luidspreker vooraf met elkaar. Neem op locatie minimaal 30 minuten vóór ontvangst van deelnemers de tijd voor een volledige technische proef.
Zet koffie, thee en water op een vaste plek en controleer vooraf of kopjes, glazen, borden, bestek en serveermaterialen compleet zijn. Vergeet daarbij afvalbakken, tafelkleden en een plek voor jassen niet; die worden vaak pas bij binnenkomst gemist.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een mantelzorgbijeenkomst organiseren?: Leg de datum, locatie en het programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna zo snel mogelijk, zodat je tijd hebt om vervoer, oppas, dieetwensen en hulpmiddelen te regelen.
Wanneer verstuur je de uitnodiging voor een mantelzorgbijeenkomst?: Stuur de uitnodiging ongeveer 4 tot 6 weken voor de bijeenkomst. Vraag om aanmelding met een duidelijke uiterste datum, bijvoorbeeld 10 dagen vooraf, en bevestig de deelname uiterlijk één week van tevoren.
Hoeveel tijd heb je nodig om een mantelzorgbijeenkomst klaar te zetten?: Reserveer minimaal 60 tot 90 minuten voor het openen van de locatie, controleren van zaal en toiletten, klaarzetten van stoelen en tafels en testen van de techniek. Plan bij een uitgebreid programma of meerdere hulpmiddelen extra tijd in.
Wat moet je voor een mantelzorgbijeenkomst inventariseren?: Vraag bij de aanmelding naar dieetwensen, vervoersbehoeften, oppasbehoefte en eventuele toegankelijkheids- of hulpmiddelenwensen. Controleer deze gegevens opnieuw 2 tot 3 dagen voor de bijeenkomst, omdat omstandigheden kunnen veranderen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.