Checklist pour organiser une réunion des aidants

Une réunion des aidants demande plus qu’une date et une salle. Il faut prévoir l’accessibilité, les besoins de transport ou de garde d’enfants, les inscriptions et un accueil simple pour des participants parfois déjà très sollicités. Cette checklist de 69 tâches et 39 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations jusqu’à la vérification de la salle, des toilettes et du matériel le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Vérifier l’accessibilité du site
2 personnes
Élaborer le programme et les horaires
2 personnes
Contacter les intervenants et les accompagnateurs
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les besoins en transport
Recenser les besoins en garde d’enfants
Mettre à jour la liste des participants
Confirmer les inscriptions
2 personnes
Envoyer le programme aux participants
Rassembler les présentations et les documents distribués
2 personnes
Faire les réservations d’équipement
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste de présence
Imprimer les formulaires d’évaluation
Créer des panneaux de direction
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle et les toilettes
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Aménager les espaces thématiques
3 personnes
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
Tester la présentation
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et les fruits
2 personnes
Disposer les documents sur les tables
2 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Présenter le programme
Animer la séance d’information
2 personnes
Recueillir les questions du groupe
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Animer les tables de discussion
5 personnes
Vérifier les en-cas adaptés aux régimes
Réapprovisionner les boissons et les encas
2 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Vérifier les allergies lors de la distribution
2 personnes
Animer la session approfondie
2 personnes
Distribuer les informations pratiques
2 personnes
Assurer la clôture et les remerciements
Distribuer les formulaires d’évaluation
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre le matériel de présentation
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Nettoyer la salle et la cuisine
3 personnes
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier et emballer le matériel
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Archiver les données de présence en toute sécurité
Rassembler les notes de frais
Envoyer un message de remerciement aux participants
Suivre les informations et les demandes de contact
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Nappesqté 8
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à théqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 10
Louchesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Glacièresqté 3
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphone portable
Haut-parleur

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Porte-badgesqté 60
Pancartes de tableqté 8
Panneaux d’orientationqté 8
Compositions floralesqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 4

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Épongesqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par vérifier l’accessibilité réelle du site : entrée sans marche, circulation dans la salle, toilettes accessibles et places assises adaptées. Faites cette vérification avant d’envoyer les invitations.
Dans le formulaire d’inscription, demandez séparément les besoins alimentaires, le transport et la garde d’enfants. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu environ 10 jours avant la réunion.
Envoyez le programme définitif aux participants au moins 5 jours avant l’événement. Indiquez les horaires, l’adresse, les accès, les possibilités de stationnement et un contact joignable le jour même.
Préparez les badges, la liste de présence, les panneaux de direction et les formulaires d’évaluation la veille. Gardez quelques badges vierges pour les inscriptions ou changements de dernière minute.
Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI, le microphone et le haut-parleur avant l’arrivée du groupe. Prévoyez au moins une rallonge et une multiprise de secours si les prises sont éloignées.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion des aidants ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de recueillir les besoins de transport, de garde d’enfants et d’alimentation, puis de confirmer les inscriptions environ 10 jours avant la réunion.
Combien de temps avant faut-il confirmer les inscriptions ?: Faites une première relance 2 semaines avant, puis clôturez la liste environ 5 jours avant l’événement. Gardez une courte liste des modifications tardives pour ajuster les chaises, les badges et les quantités de boissons.
Que prévoir pour l’accueil des aidants le jour J ?: Ouvrez le lieu au moins 60 minutes avant le début pour vérifier la salle, les toilettes, les panneaux et le matériel. Installez la table d’accueil avec les badges, la liste de présence et les documents distribués avant l’arrivée des participants.
Combien de boissons prévoir pour une réunion des aidants ?: Pour une pause d’environ 2 heures, prévoyez au minimum 2 boissons par personne, en variant eau, café et thé. Ajoutez une marge de 10 % pour les intervenants, les accompagnateurs et les participants qui restent plus longtemps.

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