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Checkliste: Treffen für pflegende Angehörige organisieren

Ein Treffen für pflegende Angehörige braucht mehr als einen reservierten Raum. Plane Barrierefreiheit, Transport und mögliche Betreuung frühzeitig ein, damit Teilnehmende verbindlich zusagen können. Für Programm, Referierende und technische Ausstattung solltest du mehrere Wochen Vorlauf einrechnen. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Raumplanung über Einladungen und Anmeldungen bis zur Kontrolle am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort und Saal reservieren

  • Barrierefreiheit der Location prüfen

    2 Personen

  • Programm und Zeiten ausarbeiten

    2 Personen

  • Referenten und Begleiter ansprechen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Transportbedarf erfassen

  • Betreuungsbedarf ermitteln

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Anmeldungen bestätigen

    2 Personen

  • Programm an Teilnehmer senden

  • Präsentationen und Handouts sammeln

    2 Personen

  • Reservierungen für Hilfsmittel machen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Anwesenheitsliste drucken

  • Evaluierungsformulare drucken

  • Wegweiser erstellen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal und Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Themenbereiche einrichten

    3 Personen

  • Präsentationstechnik anschließen

    2 Personen

  • Präsentation testen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks und Obst bereitstellen

    2 Personen

  • Handouts auf Tischen auslegen

    2 Personen

  • Empfangsteam einweisen

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Begrüßungswort übernehmen

  • Programm vorstellen

  • Informationsveranstaltung betreuen

    2 Personen

  • Fragen aus der Gruppe sammeln

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Gesprächstische begleiten

    5 Personen

  • Diätfreundliche Häppchen prüfen

  • Getränke und Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Allergien bei der Ausgabe prüfen

    2 Personen

  • Vertiefungssession begleiten

    2 Personen

  • Praktische Informationen ausgeben

    2 Personen

  • Abschluss und Dankeswort organisieren

  • Evaluierungsbögen verteilen

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr und Küchenmaterial abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Präsentationstechnik ausschalten

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    2 Personen

  • Saal und Küche reinigen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren und reinigen

    2 Personen

  • Materialien prüfen und einpacken

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Anwesenheitsdaten sicher archivieren

  • Ausgabenbelege sammeln

  • Dankesnachricht an die Teilnehmer senden

  • Informationen und Kontaktanfragen nachverfolgen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • TischdeckenAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 60
  • TeegläserAnz. 60
  • WassergläserAnz. 60
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierlöffelAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • MesserAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 3
  • EiswürfelbehälterAnz. 4

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Tragbares Mikrofon
  • Lautsprecher

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 60
  • BadgehalterAnz. 60
  • TischschilderAnz. 8
  • WegweiserAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 4

Beleuchtung

  • StehlampenAnz. 4

Reinigung

  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • SchwämmeAnz. 6
  • MikrofasertücherAnz. 12
  • HandseifenspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe die Barrierefreiheit nicht erst vor Ort: Kläre mindestens 4 Wochen vorher den Zugang, Toiletten, Sitzmöglichkeiten und den Platz für benötigte Hilfsmittel.
  • Frage bei der Anmeldung gezielt nach Transport- und Betreuungsbedarf. Setze eine Rückmeldefrist von etwa 2 Wochen vor dem Treffen, damit du Unterstützung reservieren kannst.
  • Plane für Vortrag und Austausch feste Zeiten ein und verschicke das Programm nach der Anmeldebestätigung. So wissen Angehörige, wie lange sie Betreuung oder Fahrdienste organisieren müssen.
  • Sammle Präsentationen und Handouts spätestens 7 Tage vorher ein. Teste Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Mikrofon und Lautsprecher mindestens einen Tag vor dem Termin.
  • Bereite Namensschilder, Anwesenheits- und Evaluierungsformulare am Vortag vor. Öffne den Raum mindestens 60 Minuten vor Beginn und kontrolliere Saal, Toiletten, Wegweiser und Getränkestation.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Treffen für pflegende Angehörige planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Programm und Raum. Referierende, Transport und mögliche Betreuung solltest du spätestens 4 Wochen vor dem Treffen anfragen.
Was muss bei der Anmeldung pflegender Angehöriger abgefragt werden?
Erfasse neben Name und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche, Transportbedarf und Betreuungsbedarf. Lege eine Anmeldefrist etwa 14 Tage vor der Veranstaltung fest, damit du die Teilnehmerliste aktualisieren kannst.
Wie lange vorher müssen Einladungen verschickt werden?
Verschicke die Einladungen 4 bis 6 Wochen vor dem Treffen. Bitte um eine Rückmeldung innerhalb von 2 Wochen und sende bestätigten Teilnehmenden das Programm anschließend gesammelt zu.
Wann sollte die Technik für das Treffen getestet werden?
Prüfe Laptop, Beamer, HDMI-Kabel, Verlängerungskabel, Mikrofon und Lautsprecher spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag solltest du zusätzlich 60 Minuten für einen kurzen Funktionstest einplanen.

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