Checklist voor een makelaarskantoor open dag
Een open dag in een makelaarskantoor vraagt meer voorbereiding dan alleen koffie en woninginformatie klaarleggen. Je moet bezoekers ontvangen, presentaties soepel laten verlopen en zorgen dat de route vanaf de straat duidelijk is. Begin enkele weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en het programma. In de laatste dagen verschuift de aandacht naar catering, schoonmaak, inrichting en techniek. Met deze checklist houd je overzicht over wat wanneer geregeld moet zijn.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma bevestigen
Catering bestellen
Dranken reserveren
Parkeerinformatie delen
Presentaties voorbereiden
2 personen
Woninginformatie afdrukken
Aanmeldlijst afdrukken
Routeborden voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Kantoor grondig schoonmaken
2 personen
Koelkasten leegmaken
Dranken koelen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Buffet inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
Hapjes voorbereiden
3 personen
Techniek testen
2 personen
Toiletten controleren
Personeel instrueren
Event
Deuren openen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Bezoekers ontvangen
2 personen
Woningpresentaties verzorgen
3 personen
Rondleidingen begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet opruimen
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Kantoor schoonmaken
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Contactgegevens verwerken
Bedankberichten versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Inklaptafelsaantal 6
- Stoelenaantal 60
- Statafelsaantal 4
- Tafelkledenaantal 10
- Barkrukkenaantal 8
Servies
- Drinkglazenaantal 80
- Wijnglazenaantal 50
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerschalenaantal 12
- Schenkkanenaantal 6
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Presentatieschermenaantal 2
- Laptopsaantal 2
- HDMI-kabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 6
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenbogenaantal 2
- Bloemstukkenaantal 6
- Vlaggenlijnenaantal 4
- Tafeldecoratieaantal 10
- Informatiebordenaantal 8
- Routebordstandaardsaantal 6
Verlichting
- LED-lichtslingersaantal 6
- LED-lampenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verstuur de uitnodigingen uiterlijk twee tot drie weken vooraf en verwerk aanmeldingen dagelijks. Vraag meteen dieetwensen uit, zodat de catering niet op het laatste moment hoeft te worden aangepast.
- Bevestig het programma uiterlijk één week vooraf en controleer of presentaties, laptops en presentatieschermen bij elkaar passen. Test HDMI-kabels, stekkerdozen en verlengkabels nogmaals op de dag vóór de open dag.
- Maak parkeerinformatie en de route naar het kantoor onderdeel van de bevestiging. Zet routeborden en routebordstandaards op de ochtend zelf buiten en controleer ze vanuit de rijrichting van bezoekers.
- Plan de inrichting minimaal twee uur vóór ontvangst: tafels, stoelen, statafels, ontvangstbalie, buffet en koffiepunt moeten dan staan. Koel dranken pas nadat de koelkasten zijn leeggemaakt en controleer of alle glazen, kopjes, borden en besteksets beschikbaar zijn.
- Reserveer het laatste uur vóór opening voor een gezamenlijke controle. Loop ontvangst, presentaties, woninginformatie, aanmeldlijst, buffet, koffiepunt, verlichting en routeborden één keer in dezelfde volgorde door als een bezoeker.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een makelaarskantoor open dag organiseren?
- Begin vier tot zes weken vooraf met datum, programma en uitnodigingen. Rond catering, dranken en materialen uiterlijk één week van tevoren af; de inrichting en techniek controleer je de dag ervoor.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een makelaarskantoor klaar te zetten?
- Plan minstens twee uur voor tafels, stoelen, ontvangstbalie, buffet, koffiepunt en presentaties. Reserveer daarnaast 30 tot 60 minuten voor de eindcontrole en het plaatsen van routeborden.
- Wanneer moet ik catering en dranken voor een open dag bestellen?
- Bestel catering en dranken uiterlijk zeven dagen vooraf, zodra het verwachte bezoekersaantal bekend is. Geef dieetwensen direct door en koel de dranken op de dag zelf zodra de koelkasten zijn gecontroleerd.
- Wat moet ik op de dag van de open dag als eerste controleren?
- Controleer eerst de entree, routeborden en ontvangstbalie, omdat bezoekers die direct nodig hebben. Test daarna presentaties en techniek en controleer uiterlijk 60 minuten vóór opening het buffet, koffiepunt en de aanmeldlijst.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!