Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas inmobiliaria

Una jornada de puertas abiertas de una agencia inmobiliaria necesita más que una oficina ordenada y café listo. Hay que coordinar las inscripciones, el catering, las bebidas, la información de las viviendas y el recorrido de los visitantes. Esta checklist reúne las tareas y materiales necesarios para avanzar en el orden correcto, desde las invitaciones hasta la prueba técnica y el montaje de la recepción.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar el programa
Pedir el catering
Reservar las bebidas
Compartir información sobre el aparcamiento
Preparar presentaciones
2 personas
Imprimir información de la vivienda
Imprimir la lista de inscritos
Preparar señales de ruta
Hacer la compra
2 personas
Limpiar a fondo la oficina
2 personas
Vaciar los refrigeradores
Enfriar bebidas
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Montar el buffet
2 personas
Montar el punto de café
Preparar aperitivos
3 personas
Probar la técnica
2 personas
Comprobar los baños
Dar instrucciones al personal

Evento

Abrir las puertas
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Recibir a los visitantes
2 personas
Gestionar visitas a viviendas
3 personas
Guiar visitas
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger el buffet
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la oficina
2 personas
Guardar el stock restante
Devolver el material alquilado
2 personas
Procesar datos de contacto
Enviar mensajes de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 6
Sillascant. 60
Mesas altascant. 4
Mantelescant. 10
Taburetes de barcant. 8

Vajilla

Vasoscant. 80
Copas de vinocant. 50
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 12
Jarrascant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Pantallas de presentacióncant. 2
Portátilescant. 2
Cables HDMIcant. 3
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 6

Decoración

Globoscant. 100
Arcos de globoscant. 2
Arreglos floralescant. 6
Guirnaldascant. 4
Decoración de mesacant. 10
Paneles informativoscant. 8
Soportes para paneles de rutacant. 6

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8

Catering

Compras

Consejos

Envía las invitaciones con al menos 2 semanas de antelación y cierra las inscripciones varios días antes para poder confirmar el número de asistentes y sus preferencias dietéticas.
Confirma el programa y prepara las presentaciones antes del día del evento. Prueba cada portátil, pantalla, cable HDMI y regleta con tiempo para resolver fallos sin visitantes delante.
Prepara la información de cada vivienda en papel y coloca los paneles informativos junto a las rutas señalizadas. Comprueba el recorrido completo una vez desde la entrada hasta cada zona de presentación.
Haz el pedido de catering y bebidas según el número confirmado de inscritos, dejando margen para algunas personas adicionales. Enfría las bebidas y vacía los refrigeradores el día anterior.
Reserva al menos 2 horas para el montaje final: mesas, sillas, recepción, buffet, punto de café, decoración y señales de ruta. La limpieza a fondo y la compra deben estar terminadas antes de empezar a colocar el material.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación debo enviar las invitaciones para una jornada inmobiliaria?: Envíalas unas 2 semanas antes y manda un recordatorio 3 o 4 días antes. Cierra las inscripciones al menos 48 horas antes para confirmar catering, bebidas y preferencias dietéticas.
¿Cuándo debo preparar la oficina para la jornada de puertas abiertas?: Haz la limpieza a fondo y la compra el día anterior. Reserva las últimas 2 horas del día del evento para montar mesas, sillas, recepción, buffet, café, decoración y señalización.
¿Cuántas bebidas necesito por persona en una jornada de puertas abiertas?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua y café para toda la duración. Ajusta el pedido cuando tengas la lista definitiva de inscritos.
¿Qué debo comprobar antes de empezar las presentaciones?: Haz una prueba técnica completa al menos 1 hora antes: portátil, pantalla, cables HDMI, regletas y alargadores. Abre cada presentación y comprueba también que el recorrido y las señales estén visibles desde la entrada.

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