Checklist pour organiser une journée portes ouvertes en agence immobilière

Une journée portes ouvertes réussie se joue avant l’arrivée du premier visiteur. Il faut suivre les inscriptions, anticiper les besoins alimentaires et confirmer le programme, puis préparer l’agence pour que l’accueil, les présentations et le parcours soient fluides. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des invitations au rangement final. Elle couvre aussi les oublis fréquents : stationnement, impressions, boissons au frais et test de la technique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer le programme
Commander le catering
Réserver les boissons
Partager les informations de stationnement
Préparer les présentations
2 personnes
Imprimer les informations sur le logement
Imprimer la liste des inscriptions
Préparer les panneaux de direction
Faire les courses
2 personnes
Nettoyer le bureau en profondeur
2 personnes
Vider les réfrigérateurs
Refroidir les boissons
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Installer le buffet
2 personnes
Mettre en place le point café
Préparer les en-cas
3 personnes
Tester la technique
2 personnes
Vérifier les toilettes
Briefing du personnel

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Organiser les présentations de logements
3 personnes
Accompagner les visites guidées
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Démonter le buffet
2 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le bureau
2 personnes
Ranger le stock restant
Retourner les matériels de location
2 personnes
Saisir les coordonnées
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 4
Nappesqté 10
Tabourets de barqté 8

Vaisselle

Verres à boireqté 80
Verres à vinqté 50
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Écrans de présentationqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 3
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Arches de ballonsqté 2
Compositions floralesqté 6
Guirlandes de fanionsqté 4
Décoration de tableqté 10
Panneaux d'informationqté 8
Pieds pour panneaux d’itinéraireqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations assez tôt pour laisser au moins 7 à 10 jours aux invités pour répondre. Demandez dès l’inscription les allergies, régimes particuliers et besoins d’accès afin d’ajuster le catering.
Confirmez le programme et les informations pratiques 48 heures avant l’ouverture. Renvoyez notamment les indications de stationnement, l’horaire des présentations et le parcours prévu dans l’agence.
Préparez les documents imprimés la veille : liste des inscriptions, informations sur les logements et panneaux de direction. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires, car les visiteurs ne suivent pas toujours l’inscription prévue.
Mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant le début et installez le point café avant l’arrivée du public. Prévoyez les verres, tasses, assiettes et couverts à proximité pour éviter les allers-retours pendant l’accueil.
Testez les écrans, ordinateurs portables, câbles HDMI, multiprises et rallonges le jour même, au moins 90 minutes avant l’ouverture. Lancez une présentation complète : un câble manquant ou une prise inaccessible se repère trop tard une fois les visiteurs présents.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes en agence immobilière ?: Prévoyez au minimum 2 à 3 semaines. Ce délai permet d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions, de commander le catering et de réserver le mobilier ou le matériel manquant.
Quand faut-il confirmer les inscriptions et les besoins alimentaires ?: Fixez une date limite 5 à 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de relancer les inscrits, de transmettre le nombre final au traiteur et de prévoir les régimes ou allergies signalés.
Quand préparer l’agence avant une journée portes ouvertes ?: Faites le nettoyage en profondeur et videz les réfrigérateurs la veille. Le jour même, commencez l’installation des tables, chaises, panneaux et du comptoir d’accueil environ 3 heures avant l’ouverture.
Combien de temps avant faut-il tester la présentation et la technique ?: Effectuez un test complet au moins 90 minutes avant l’arrivée du public. Vérifiez chaque ordinateur, écran, câble HDMI, multiprise et rallonge, puis gardez une solution de secours prête pendant les présentations.

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