Checklist voor een goed georganiseerd lustrumfeest

Een lustrumfeest vraagt meer voorbereiding dan een gewone borrel: je combineert gastenbeheer, catering, speeches en techniek op één moment. Begin met de genodigdenlijst en locatie, en werk daarna naar een definitief programma en aantal gasten toe. Plan dieetwensen, taart en audiovisuele middelen ruim vooruit. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke opbouwvolgorde, gekoelde dranken en een geteste geluidsinstallatie. Deze checklist bevat 51 taken en 36 spullen om niets te laten liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Genodigdenlijst opstellen
2 personen
Locatie reserveren
Programma en tijdschema maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering en taart bestellen
Muziek en afspeellijst vastleggen
Sprekers en jubilarissen bevestigen
Aanmeldingen en dieetwensen afsluiten
Definitief aantal gasten doorgeven
Leveringen en reserveringen bevestigen
Draaiboek en contactlijst printen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Taart en houdbare snacks controleren
Locatie en stroompunten controleren
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie openen en controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Buffet- en baropstelling maken
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Licht en muziek aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Buffet en hapjes klaarzetten
4 personen
Naamkaartjes en programma neerleggen
2 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Welkomstwoord begeleiden
Hapjes uitserveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Programmaonderdelen aankondigen
Jubilarissen toespreken
2 personen
Buffet openen en aanvullen
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Taart aansnijden en serveren
3 personen
Muziek en verlichting bedienen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies en glaswerk afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Apparatuur uitschakelen en inpakken
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
Borg en locatieoverdracht afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 6
Tafelrokkenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Koffielepelsaantal 70
Dinerbesteksetsaantal 75
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Muziekspeler
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 5

Verlichting

Lichtslingersaantal 6

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenboogset
Slingersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Naamkaartjesaantal 70
Tafelnummersaantal 8
Fotowand
Herbruikbare fotopropsaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het feest af. Geef daarna het definitieve aantal gasten door aan de catering en controleer of de taart daarop is afgestemd.
Plan sprekers en jubilarissen niet alleen in het programma, maar bevestig ook hun spreektijd en aanwezigheid minstens 1 week vooraf. Zet namen en volgorde in het draaiboek.
Test actieve speakers, draadloze microfoons, muziekspeler, verlenghaspels en stekkerdozen vóór de gasten arriveren. Reserveer op de locatie minimaal 30 minuten voor een geluidscheck.
Koel dranken enkele uren voor aanvang en controleer of koelboxen, thermoskannen, koffiezetapparaten en waterkokers op veilige stroompunten staan. Zo voorkom je zoeken naar aansluitingen tijdens de ontvangst.
Maak de opbouw in deze volgorde: tafels en stoelen, buffet- en baropstelling, servies, versiering, licht en muziek. Leg naamkaartjes, serveerschalen en opscheplepels klaar voordat de eerste gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lustrumfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de genodigdenlijst, locatie en het programma. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken voor het feest, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen en dieetwensen.
Wanneer moet ik het definitieve aantal gasten doorgeven?: Sluit aanmeldingen en dieetwensen ongeveer 7 dagen voor het lustrumfeest af. Geef het definitieve aantal daarna direct door aan catering, locatie en degene die de taart verzorgt.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een lustrumfeest op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, buffet, decoratie, verlichting en techniek. Plan daarnaast 30 minuten voor het testen van speakers en microfoons.
Wanneer moet ik de muziek en speeches voor een lustrumfeest vastleggen?: Leg muziek, afspeellijst, sprekers en jubilarissen uiterlijk 2 weken vooraf vast. Controleer de aanwezigheid en het programma nogmaals 1 week voor het feest.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.