Jubiläumsfeier organisieren: die komplette Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Gästeliste an, bevor du Einladungen verschickst, und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche in einer gemeinsamen Übersicht. Schließe diese Angaben spätestens vor der Meldung der endgültigen Gästezahl ab.
• Plane das Programm mit festen Uhrzeiten für Redner, Jubilare, Essen und Kuchen. Bestätige Redner und Jubilare nicht erst am Veranstaltungstag, sondern einige Tage vorher schriftlich.
• Prüfe vor dem Aufbau, wo Stromanschlüsse liegen und ob Verlängerungskabel für Lautsprecher, Musikplayer, Kaffeemaschinen und Beleuchtung reichen. Teste die Beschallungsanlage mit den Funkmikrofonen vor dem Eintreffen der Gäste.
• Kühle Getränke rechtzeitig und kontrolliere Kuchen sowie haltbare Snacks, bevor du zum Veranstaltungsort fährst. Kühlboxen und Thermoskannen sind besonders dann nützlich, wenn die Ausgabe nicht direkt neben Küche oder Kühlschrank liegt.
• Drucke Ablaufplan und Kontaktliste aus und bereite Namensschilder vor. Öffne den Ort mit genug Vorlauf, damit Tische, Stühle, Buffet, Bar, Dekoration, Licht und Musik vor Beginn kontrolliert werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsfeier planen?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Gästeliste, Location und Programm. Einladungen sollten etwa 6 bis 8 Wochen vor der Feier verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig erhältst.

Wann muss die endgültige Gästezahl feststehen?

Schließe Anmeldungen und Diätwünsche ungefähr 10 bis 14 Tage vor der Feier ab. Teile die endgültige Gästezahl anschließend dem Catering und allen relevanten Lieferanten mit.

Was muss man am Tag vor der Jubiläumsfeier erledigen?

Bestätige am Vortag Lieferungen und Reservierungen, prüfe Kuchen und haltbare Snacks und kühle die Getränke. Lege außerdem Namensschilder, Ablaufplan, Kontaktliste und benötigte Materialien für den Transport bereit.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Jubiläumsfeier?

Plane für einen Aufbau mit Tischen, Stühlen, Buffet, Bar, Dekoration, Licht und Musik mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Für den Techniktest und eine abschließende Kontrolle solltest du zusätzlich etwa 30 Minuten reservieren.

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