Checklist pour organiser un anniversaire de 5 ans

Un anniversaire de 5 ans se prépare en plusieurs étapes : invités, lieu, goûter ou repas, gâteau, musique et installation. Commence par fixer le nombre d’enfants et d’adultes, puis réserve le lieu avant d’envoyer les invitations. Les besoins alimentaires, les livraisons et le matériel sonore sont souvent confirmés trop tard. Cette checklist rassemble les préparatifs à suivre jusqu’à l’ouverture de la salle et au test de la musique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
2 personnes
Réserver le lieu
Établir le programme et le planning
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering et le gâteau
Définir la musique et la playlist
Confirmer les intervenants et les jubilaires
Clôturer les inscriptions et les besoins alimentaires
Communiquer le nombre définitif d'invités
Confirmer les livraisons et les réservations
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier le gâteau et les snacks non périssables
Vérifier le lieu et les points d'alimentation électrique
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir et vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le buffet et le bar
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Brancher l'éclairage et la musique
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Mettre en place le buffet et les amuse-bouches
4 personnes
Déposer les badges nominatifs et le programme
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer le mot de bienvenue
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer les éléments du programme
Prendre la parole devant les jubilaires
2 personnes
Ouvrir et réapprovisionner le buffet
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Couper et servir le gâteau
3 personnes
Gérer la musique et l'éclairage
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et la verrerie
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Éteindre et emballer le matériel
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
Gérer la caution et la remise du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 6
Jupes de tableqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Cuillères à caféqté 70
Sets de couverts pour le dînerqté 75
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 2
Lecteur audio
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 5

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Ballonsqté 100
Kit d’arche de ballons
Guirlandesqté 8
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 70
Numéros de tableqté 8
Mur photo
Accessoires photo réutilisablesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu et arrête le programme au moins 4 à 6 semaines avant la fête. Prévois une durée claire, avec un temps d’accueil, une activité, le gâteau et un moment plus libre.
Demande les réponses et les besoins alimentaires avant de commander le catering et le gâteau. Clôture les inscriptions quelques jours avant l’événement afin de transmettre un nombre définitif au traiteur.
Prévois séparément la vaisselle du repas, celle du dessert et les tasses à café. Pour 20 invités, compte au minimum 20 assiettes de dîner, 20 assiettes à dessert et quelques pièces supplémentaires pour les remplacements.
Refroidis les boissons la veille et vérifie le jour J que les glacières, les thermos, les machines à café et les bouilloires sont bien disponibles. Les boissons chaudes et le gâteau sont deux éléments souvent oubliés dans les dernières courses.
Arrive suffisamment tôt pour installer les tables, les chaises, le buffet, le bar et les décorations. Garde au moins 30 minutes pour brancher les rallonges, les multiprises, l’éclairage et tester les microphones sans fil avec le lecteur audio.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un anniversaire de 5 ans ?: Envoie-les environ 4 à 6 semaines avant la fête. Demande une réponse au plus tard 7 à 10 jours avant afin de confirmer le catering, le gâteau et les besoins alimentaires.
Combien de boissons prévoir pour un anniversaire de 5 ans ?: Pour le premier service, prévois environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajuste selon la durée et la présence d’adultes. Mets aussi de côté de l’eau pour toute la durée de la fête, surtout si une activité physique est prévue.
Combien de temps faut-il pour installer la salle ?: Prévois au moins 1 h 30 pour une installation complète avec tables, chaises, buffet, bar, décoration, éclairage et musique. Ajoute 30 minutes si le système de sonorisation ou les microphones doivent être testés sur place.
Quand confirmer le nombre définitif d’invités au traiteur ?: Transmets le nombre définitif après la clôture des inscriptions, idéalement 7 à 10 jours avant l’anniversaire. Vérifie ensuite les livraisons et les réservations 48 heures avant le jour J.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.