Checklist voor een goed georganiseerde lunchlezing

Een lunchlezing vraagt om een strakke volgorde: eerst leg je locatie, spreker en programma vast, daarna regel je uitnodigingen, aanmeldingen en catering. Verzamel dieetwensen vóór je de lunch bestelt en vraag de presentatie op tijd op. Op de dag zelf moeten registratie, koffie, techniek en lunch elkaar niet in de weg zitten. Met deze checklist zie je wat je wanneer controleert, van de eerste reservering tot het ontvangen van de deelnemers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Spreker bevestigen
Programma vastleggen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Catering bestellen
Presentatie ontvangen
Techniek controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Lunch klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Registratietafel inrichten
Decoratie ophangen
2 personen
Presentatie klaarzetten
Geluidsinstallatie testen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Lunch serveren
3 personen
Dranken bijvullen
Spreker aankondigen
Lezing begeleiden
Vragenronde begeleiden
Netwerkborrel klaarzetten
2 personen
Borrelhapjes serveren
2 personen
Afval tussentijds verwijderen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Meubilair afbreken
3 personen
Techniek opruimen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen retourneren
Restvoorraad opruimen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 55
Registratietafel
Spreektafel

Servies

Dinerbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Messenaantal 60
Vorkenaantal 60
Theelepelsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoon
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Naambadgesaantal 60
Pennenaantal 20
Programmaflyersaantal 60

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en bevestig de spreker bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Leg meteen vast hoeveel stoelen, klaptafels en een aparte registratietafel nodig zijn.
Stuur de uitnodiging uiterlijk 3 weken voor de lunchlezing en sluit de aanmelding ongeveer 7 dagen vooraf. Vraag bij de inschrijving naar dieetwensen, zodat de catering niet op het laatste moment hoeft te worden aangepast.
Vraag de presentatie minimaal 3 werkdagen vooraf op. Test beamer, projectiescherm, laptop, microfoon, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen uiterlijk de dag ervoor; neem de presentatie ook offline mee.
Zet koffie en thee klaar voordat deelnemers binnenkomen en koel dranken minstens 2 uur vooraf. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en controleer of er genoeg kopjes, glazen, borden en serveerbestek zijn.
Plan op de dag zelf minstens 60 minuten voor openen, tafels en stoelen plaatsen, registratie inrichten en de geluidsinstallatie testen. Houd tijdens de ontvangst één persoon vrij voor aanwezigheid registreren en vragen, terwijl iemand anders koffie en thee serveert.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een lunchlezing organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, spreker en het programma. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de bijeenkomst en sluit de aanmeldingen 7 dagen vooraf.
Wanneer moet ik de catering voor een lunchlezing bestellen?: Bestel de catering zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 7 dagen voor de lunchlezing. Geef het definitieve aantal deelnemers en de verzamelde dieetwensen uiterlijk 5 werkdagen vooraf door.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een lunchlezing klaar te zetten?: Plan minimaal 60 minuten vóór de ontvangst voor tafels, stoelen, registratie, lunch en decoratie. Test de presentatie en geluidsinstallatie bovendien de dag ervoor, zodat je op locatie alleen nog een korte controle uitvoert.
Hoeveel drankjes heb ik nodig bij een lunchlezing?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, naast koffie en thee. Koel de dranken minstens 2 uur vooraf en houd extra water achter de hand voor de spreker en deelnemers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.