Checklist para organizar una charla de almuerzo
Una charla de almuerzo combina una presentación con un servicio de comida, así que conviene coordinar contenido, asistentes y cocina en paralelo. Este plan reúne 42 tareas y 36 elementos, desde reservar el lugar y confirmar al ponente hasta probar el sonido y servir el almuerzo. Empieza con la fecha, el programa y las inscripciones; después cierra el catering y las preferencias dietéticas. El día del evento, deja al menos una hora para montar mesas, registro, proyección y servicio.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Confirmar ponente
Fijar el programa
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Pedir el catering
Recibir la presentación
Comprobar la técnica
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
2 personas
Preparar el almuerzo
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la mesa de registro
Colgar la decoración
2 personas
Preparar la presentación
Probar el sistema de sonido
2 personas
Evento
Recepción de participantes
2 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir el almuerzo
3 personas
Rellenar las bebidas
Anunciar al ponente
Moderación de la charla
Moderar la ronda de preguntas
Montar el aperitivo de networking
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Retirar la basura de vez en cuando
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Desmontar el mobiliario
3 personas
Recoger el equipo técnico
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver los materiales
Retirar el stock sobrante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 8
- Sillascant. 55
- Mesa de registro
- Mesa de oradores
Vajilla
- Platos de cenacant. 60
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 60
- Copas de vinocant. 60
- Cuchilloscant. 60
- Tenedorescant. 60
- Cucharillascant. 60
- Bandejas de servircant. 12
- Cubiertos de serviciocant. 12
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Micrófono inalámbrico
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
Decoración
- Mantelescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Credencialescant. 60
- Bolígrafoscant. 20
- Folletos del programacant. 60
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Así puedes confirmar el número final al catering y separar con claridad las opciones vegetarianas, veganas o para alergias.
- Recibe la presentación del ponente entre 2 y 3 días antes. Abre el archivo en el portátil que usarás y comprueba que el proyector, la pantalla, el micrófono inalámbrico y los altavoces funcionan juntos.
- Reserva al menos 60 minutos antes de la llegada de los asistentes para el montaje. Coloca primero las mesas y las sillas, y después prepara la mesa de registro con tarjetas de nombre, credenciales y bolígrafos.
- Enfría las bebidas con varias horas de antelación y prepara el café y el té antes de abrir la recepción. Los termos y las neveras portátiles deben estar listos en zonas distintas para evitar colas durante el registro.
- Calcula el servicio según el número confirmado, no según las invitaciones enviadas. Deja la vajilla, los cubiertos de servicio y las bandejas preparados antes de que comience la presentación, para no interrumpir el programa al servir el almuerzo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una charla de almuerzo?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, confirmar al ponente y enviar las invitaciones. Deja cerradas las inscripciones y las necesidades dietéticas al menos 7 días antes del evento.
- ¿Cuándo hay que pedir el catering para una charla de almuerzo?
- Pide el catering cuando tengas una estimación fiable de asistentes, normalmente entre 10 y 14 días antes. Confirma el número definitivo y las dietas 7 días antes, o según el plazo mínimo del proveedor.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar una charla de almuerzo?
- Reserva como mínimo 60 minutos para montar mesas, sillas, registro, decoración y material audiovisual. Añade otros 30 minutos si vas a probar por separado el proyector, el portátil, el micrófono y los altavoces.
- ¿Qué hay que comprobar el día anterior?
- El día anterior verifica la presentación, los cables alargadores, las regletas y todo el sistema de sonido. También confirma la asistencia prevista, enfría las bebidas si es posible y comprueba que la vajilla y los elementos de registro están disponibles.
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