Checklist pour organiser une conférence de déjeuner
Une conférence de déjeuner réussie repose sur un enchaînement précis : réserver le lieu, confirmer l’intervenant, gérer les inscriptions et commander le repas à temps. Le jour J, prévoyez l’accueil, les badges, le café, la technique et une installation qui permet de passer facilement de la présentation au déjeuner. Cette checklist rassemble les 42 tâches et 36 fournitures nécessaires, dans l’ordre où vous en aurez besoin.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Confirmer l'intervenant
Définir le programme
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Commander le catering
Recevoir la présentation
Vérifier la technique
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Préparer le déjeuner
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table d'inscription
Installer la décoration
2 personnes
Préparer la présentation
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir le déjeuner
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
Annoncer l’orateur
Animer la conférence
Animer la séance de questions-réponses
Installer le cocktail de réseautage
2 personnes
Servir les amuse-bouches
2 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Démonter le mobilier
3 personnes
Ranger le matériel technique
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retourner les matériels
Ranger les stocks restants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 8
- Chaisesqté 55
- Table d'inscription
- Table de prise de parole
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 60
- Tasses à caféqté 60
- Verres à eauqté 60
- Verres à vinqté 60
- Couteauxqté 60
- Fourchettesqté 60
- Cuillères à caféqté 60
- Plateaux de serviceqté 12
- Couverts de serviceqté 12
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Micro sans fil
- Haut-parleursqté 2
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
Décoration
- Nappesqté 8
- Badges nominatifsqté 60
- Badges nominatifsqté 60
- Stylosqté 20
- Flyers du programmeqté 60
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Balai et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la date du traiteur après avoir recueilli les besoins alimentaires et confirmé les inscriptions. Gardez une marge d’au moins 3 jours ouvrés pour signaler les allergies et ajuster les quantités.
- Demandez la présentation à l’intervenant au plus tard 48 heures avant l’événement. Testez ensuite l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le micro et les haut-parleurs dans la configuration réelle.
- Prévoyez une table d’inscription près de l’entrée, avec les badges nominatifs et les stylos déjà disposés. Imprimez la liste des inscrits la veille afin de noter les présences sans ralentir l’accueil.
- Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’ouverture et préparez le café, le thé et les en-cas avant l’arrivée des participants. Placez les verres à eau à table et gardez les thermos accessibles pendant la présentation.
- Ouvrez le lieu au moins 90 minutes avant le début prévu. Ce délai permet d’installer les tables et les chaises, de dresser le déjeuner, de vérifier les rallonges et de corriger un problème technique avant l’accueil.
Questions fréquentes
- Quand réserver le traiteur pour une conférence de déjeuner ?
- Réservez le catering dès que les inscriptions sont confirmées, idéalement 5 à 7 jours avant la conférence. Envoyez au traiteur le nombre de repas, les régimes particuliers et l’horaire exact de livraison.
- Combien de temps prévoir pour installer une conférence de déjeuner ?
- Prévoyez au moins 90 minutes avant l’arrivée du public. Comptez ce temps pour installer les tables, les chaises, la table d’inscription, la décoration, le matériel de présentation et le service du déjeuner.
- Quand tester le matériel audiovisuel de la conférence ?
- Faites un premier contrôle 48 heures avant, lorsque vous avez reçu la présentation. Refaites un test complet sur place le jour même, au minimum 45 minutes avant le début, avec le micro, les haut-parleurs et le vidéoprojecteur.
- Comment gérer les allergies pour une conférence de déjeuner ?
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et arrêtez la liste au moins 3 jours ouvrés avant le repas. Transmettez les allergies au traiteur et identifiez clairement les portions adaptées le jour de la conférence.
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