Checklist voor een goed georganiseerd lunchconcert

Een lunchconcert combineert een optreden met een maaltijd, waardoor de planning van zaal, techniek en catering op elkaar moet aansluiten. Leg eerst datum, programma, artiesten en locatie vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en dieetwensen. Reserveer geluidsapparatuur ruim op tijd en controleer vooraf of microfoons, speakers, kabels en DI-boxen passen bij de bezetting. Op de dag zelf draait veel om timing: de zaalindeling, soundcheck, lunchvoorbereiding en het koelen van dranken mogen elkaar niet in de weg zitten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Artiesten bevestigen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Catering reserveren
Geluidsapparatuur reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Definitieve gastenlijst maken
Lunchmenu afstemmen
2 personen
Artiënteninformatie versturen
Indeling van de zaal maken
2 personen
Technische benodigdheden controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Lunch voorbereiden
4 personen
Vegetarische lunch apart zetten
2 personen
Dieetmaaltijden labelen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Instrumenten en lessenaars plaatsen
3 personen
Licht en stroom controleren
2 personen
Programma en bewegwijzering ophangen
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Artiënten soundcheck begeleiden
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Lunchbuffet openen
2 personen
Lunch serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Eerste concertdeel begeleiden
2 personen
Pauze verzorgen
3 personen
Tweede concertdeel begeleiden
2 personen
Gasten informeren over vertrek
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Overgebleven eten koelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
Instrumenten en lessenaars opruimen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur controleren en inpakken
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Ongebruikte boodschappen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Artiestenstoelenaantal 6

Servies

Bordenaantal 70
Kommetjesaantal 70
Koffiekopjesaantal 70
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 70
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Theelepelsaantal 70
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksbasissenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 4
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3
Waterkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Muzieklessenaarsaantal 6
Instrumentkabelsaantal 6
DI-boxenaantal 2
Koptelefoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 2

Verlichting

Podiumlampenaantal 4
Sfeerlampenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Programmastandaardsaantal 4
Bewegwijzeringsbordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmeraantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de soundcheck vóór de gasten binnenkomen en houd hiervoor minimaal 60 minuten vrij. Controleer niet alleen de microfoons en actieve speakers, maar ook het mengpaneel, de instrumentkabels en de DI-boxen.
Maak de definitieve gastenlijst uiterlijk 3 dagen voor het lunchconcert. Gebruik die lijst om stoelen, servies en lunchporties te tellen en om dieetmaaltijden apart te labelen.
Zet vegetarische lunch en andere dieetmaaltijden op een duidelijk gemarkeerde plek voordat het buffet opengaat. Zo hoeft de catering tijdens het concert niet meer uit te zoeken welke maaltijd voor wie bedoeld is.
Koel dranken enkele uren vooraf en zet waterkannen, koffiekannen, theepotten en thermoskannen klaar voordat de zaal opengaat. Een buffet zonder glazen, serveerbestek of theelepels zorgt sneller voor oponthoud dan een tekort aan eten.
Stuur parkeerinformatie en het programma uiterlijk 2 dagen vooraf naar de aangemelde gasten en artiesten. Vermeld ook de aankomsttijd, zodat bezoekers niet tegelijk met de technische opbouw binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lunchconcert organiseren?: Leg locatie, artiesten en programma bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Reserveer catering en geluidsapparatuur zodra de datum bekend is, omdat beide onderdelen de capaciteit en indeling van de zaal bepalen.
Wanneer verstuur ik de uitnodigingen voor een lunchconcert?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 5 tot 7 dagen voor het concert. Dan heb je nog tijd om de definitieve gastenlijst, lunchhoeveelheden en dieetwensen te verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een lunchconcert?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, buffettafels, servies en lunch en reserveer daarnaast minstens 1 uur voor de technische controle en soundcheck. Bij een grotere bezetting of meerdere microfoons is extra opbouwtijd verstandig.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een lunchconcert verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 5 dagen vooraf. Controleer de lijst opnieuw bij het voorbereiden en label de dieetmaaltijden vóórdat het buffet wordt geopend.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.