Organiser un concert-déjeuner sans rien oublier
Un concert-déjeuner demande de coordonner un spectacle, un repas et l’accueil des invités dans la même matinée. Commence par fixer la date, le programme et les artistes, puis réserve la salle, le traiteur et la sonorisation. Les inscriptions permettent d’ajuster les quantités et de repérer les régimes particuliers. La veille, concentre-toi sur les produits frais, les boissons, le matériel technique et le plan de salle pour que l’installation du jour J reste maîtrisable.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer les artistes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Réserver le catering
Réserver le matériel de sonorisation
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Établir la liste définitive des invités
Coordonner le menu du déjeuner
2 personnes
Envoyer les informations aux artistes
Établir le plan de salle
2 personnes
Vérifier le matériel technique
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le déjeuner
4 personnes
Mettre de côté le déjeuner végétarien
2 personnes
Étiqueter les repas spéciaux
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer les instruments et les pupitres
3 personnes
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
Accrocher le programme et la signalétique
2 personnes
Événement
Accueillir les artistes
2 personnes
Encadrer la balance sonore des artistes
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Ouvrir le buffet de déjeuner
2 personnes
Servir le déjeuner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Accompagner la première partie du concert
2 personnes
Assurer la pause
3 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
2 personnes
Informer les invités du départ
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
Réfrigérer les restes
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter la sono
3 personnes
Ranger les instruments et les pupitres
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Vérifier et emballer le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les courses non utilisées
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Tables de buffetqté 3
- Chaises pour artistesqté 6
Vaisselle
- Assiettesqté 70
- Petits bolsqté 70
- Tasses à caféqté 70
- Verres à eauqté 80
- Verres à vinqté 70
- Couteauxqté 70
- Fourchettesqté 70
- Cuillères à caféqté 70
- Couverts de serviceqté 12
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Bases de cuisineqté 4
- Plateaux de serviceqté 12
- Plats de service avec couvercleqté 4
- Pichets à caféqté 4
- Théièresqté 3
- Carafes d’eauqté 6
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Table de mixage
- Microphonesqté 3
- Pieds de microqté 3
- Pupitres de musiqueqté 6
- Câbles d'instrumentsqté 6
- Boîtiers DIqté 2
- Casque audioqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Ruban gafferqté 2
Éclairage
- Projecteurs de scèneqté 4
- Lampes d'ambianceqté 8
Décoration
- Nappesqté 8
- Compositions floralesqté 8
- Pupitres de programmeqté 4
- Panneaux de signalisationqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Seau de nettoyageqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balai et pelleqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque la date et le programme avant d’envoyer les invitations : prévois au moins 6 à 8 semaines pour confirmer les artistes, la salle, les autorisations et la sonorisation.
- Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription et fixe une date limite 10 à 14 jours avant le concert. Étiquette séparément les repas végétariens et les autres repas spéciaux.
- Dimensionne le déjeuner à partir de la liste définitive des invités, puis ajoute environ 5 % de portions et de vaisselle pour absorber les désistements tardifs ou les erreurs de comptage.
- Refroidis les boissons la veille et prépare café, thé, eau et verres sur une zone de service distincte. Cela évite de bloquer le buffet pendant l’arrivée des invités.
- Teste microphones, câbles, boîtiers DI, table de mixage et pupitres au moins 60 minutes avant l’accueil. Garde les câbles d’instruments et le matériel de secours regroupés au même endroit.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert-déjeuner ?
- Prévois 6 à 8 semaines pour un petit concert-déjeuner, surtout si plusieurs artistes et une autorisation sont nécessaires. Termine les inscriptions et la liste des besoins alimentaires 10 à 14 jours avant la date.
- Quand envoyer les invitations pour un concert-déjeuner ?
- Envoie-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription fixée 2 à 3 semaines avant. Tu pourras ainsi confirmer le menu, les quantités et le plan de salle à temps.
- Quelle quantité de boissons prévoir pour un concert-déjeuner ?
- Compte environ 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis 1 verre par personne et par heure supplémentaire. Prévois aussi de l’eau en carafes et garde les boissons au frais dès la veille.
- Quand installer la salle et tester la sonorisation ?
- Commence l’installation des tables, chaises et buffets au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Réserve ensuite 60 minutes pour tester les microphones, instruments, câbles et niveaux sonores avant le début du concert.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !