LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Lunchconcert organiseren: checklist van voorbereiding tot opbouw

Een lunchconcert vraagt om een strakke volgorde: eerst leg je locatie, muzikanten en programma vast, daarna regel je uitnodigingen, aanmeldingen en catering. Verzamel dieetwensen voordat je de lunch definitief bestelt en controleer op tijd de muziek- en techniekafspraken. Op de dag zelf moeten ruimte, buffet, koffie, instrumenten en zitplaatsen tegelijk klaarstaan. Deze checklist bevat 47 taken en 34 spullen, zodat je niets pas tijdens het eerste optreden hoeft te zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Locatie reserveren

  • Muzikanten boeken

  • Programma samenstellen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Catering reserveren

  • Muziekrechten controleren

  • Uitnodigingslijst afdrukken

  • Programma's afdrukken

  • Route en parkeren delen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Lunch voorbereiden

    3 personen

  • Koffie en thee voorbereiden

    2 personen

  • Locatie openen

    2 personen

  • Ruimte ventileren

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Stoelen opstellen

    3 personen

  • Buffet inrichten

    3 personen

  • Servies klaarzetten

    2 personen

  • Muziekplekken inrichten

    3 personen

  • Instrumenten klaarzetten

    3 personen

  • Muziekstandaards klaarzetten

    2 personen

  • Versiering ophangen

    2 personen

  • Entree en garderobe inrichten

    2 personen

Event

  • Gasten ontvangen

    3 personen

  • Programma's uitdelen

    2 personen

  • Lunchbuffet openen

    2 personen

  • Lunch serveren

    4 personen

  • Koffie en thee schenken

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Buffet netjes houden

    2 personen

  • Concert aankondigen

  • Concert begeleiden

  • Gasten informeren over vertrek

Nazorg

  • Buffet afbouwen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Instrumenten inpakken

    3 personen

  • Muziekstandaards opruimen

    2 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Ruimte schoonmaken

    3 personen

  • Toiletten controleren

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

  • Locatie afsluiten

    2 personen

  • Materialen retourneren

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 60
  • Buffettafelsaantal 3
  • Garderoberekkenaantal 2

Servies

  • Bordenaantal 70
  • Koffiekopjesaantal 60
  • Glazenaantal 70
  • Messenaantal 70
  • Vorkenaantal 70
  • Lepelsaantal 70
  • Opscheplepelsaantal 8
  • Serveerschalenaantal 8
  • Serveerbladenaantal 4

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 4
  • Soepkommenaantal 60
  • Soepterrineaantal 2
  • Snijplankenaantal 3
  • Broodmessenaantal 3
  • Koelboxenaantal 3
  • Serveertangenaantal 6

Apparatuur

  • Muziekstandaardsaantal 12
  • Microfoon
  • Microfoonstandaard
  • Verlengkabelsaantal 3
  • Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

  • Tafelkledenaantal 8
  • Bloemstukkenaantal 6
  • Menukaartenhoudersaantal 8
  • Programmastandaardsaantal 2

Verlichting

  • Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 4

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan de definitieve aantallen uiterlijk een week vooraf. Gebruik de aanmeldingen en verzamelde dieetwensen voor de catering en stem daarop het aantal borden, glazen, kopjes en bestek af.
  • Reserveer voor de opbouw minimaal 2 uur vóór de ontvangst. Zet tafels, stoelen en buffettafels eerst neer; richt daarna de muziekplekken met muziekstandaards, microfoon en kabels in.
  • Koel dranken de avond ervoor als dat kan. Zet op de dag zelf koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen klaar voordat gasten binnenkomen, zodat de lunchstart niet samenvalt met het eerste concertonderdeel.
  • Stuur route- en parkeerinformatie tegelijk met de uitnodiging en neem die informatie ook op in de definitieve deelnemerslijst. Print de lijst en programma’s uiterlijk de dag vóór het lunchconcert.
  • Controleer de stroomvoorziening vóór je instrumenten opstelt. Leg verlengkabels en stekkerdozen zo dat niemand over looppaden struikelt en test de microfoon minstens 30 minuten vóór aanvang.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een lunchconcert organiseren?
Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de locatie en het boeken van muzikanten. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de datum en sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen vooraf af.
Wanneer moet ik de catering voor een lunchconcert bestellen?
Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en geef de definitieve aantallen 5 tot 7 dagen vooraf door aan de cateraar. Houd daarna nog rekening met wijzigingen in de laatste 48 uur.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een lunchconcert op te bouwen?
Plan minstens 2 uur voor tafels, stoelen, buffet, koffie en techniek. Reserveer daarnaast 30 minuten voor een geluidscontrole en het klaarzetten van instrumenten en muziekstandaards.
Wat moet ik op de dag van een lunchconcert als eerste doen?
Open de locatie minimaal 2 uur vóór de gasten komen, ventileer de ruimte en controleer stroom en opstelling. Zet daarna het buffet, servies en de muziekplekken klaar; bereid koffie en thee pas nadat de apparatuur is getest.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!