Organiser un concert-déjeuner sans rien oublier

Un concert-déjeuner combine un repas servi à heure fixe avec une programmation musicale qui demande sa propre installation. Commence par réserver le lieu, les musiciens et le traiteur, puis établis le programme avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions te permettront de prévoir les besoins alimentaires, les tables et la vaisselle. La veille, refroidis les boissons et prépare le matériel ; le jour même, ouvre et aère la salle au moins 60 minutes avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Réserver des musiciens
Établir le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Vérifier les droits musicaux
Imprimer la liste des invitations
Imprimer les programmes
Partager l’itinéraire et le parking
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le déjeuner
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Aménager les espaces musicaux
3 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Préparer les pupitres
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Ouvrir le buffet de déjeuner
2 personnes
Servir le déjeuner
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
Annoncer le concert
Encadrer le concert
Informer les invités du départ

Suivi

Démonter le buffet
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Emballer les instruments
3 personnes
Ranger les pupitres
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Vérifier les toilettes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 70
Tasses à caféqté 60
Verresqté 70
Couteauxqté 70
Fourchettesqté 70
Cuillèresqté 70
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Bol à soupeqté 60
Soupièreqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Glacièresqté 3
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Pieds de microqté 12
Microphone
Pied de microphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Présentoirs à menusqté 8
Pupitres de programmeqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu, les musiciens et le traiteur avant d’envoyer les invitations : ces trois éléments déterminent la date, l’horaire et le nombre de places disponibles.
Fixe une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant le concert-déjeuner. Tu auras ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires et de confirmer les quantités au traiteur.
Prépare deux déroulés distincts : le programme musical et le service du déjeuner. Prévois notamment le temps d’installation des instruments, des pupitres, du buffet, du café et du thé.
Vérifie les droits musicaux au moins 2 semaines avant l’événement, puis imprime les programmes et la liste des invités la veille. Garde quelques exemplaires supplémentaires pour les changements de dernière minute.
Le matin même, ouvre et aère la salle 60 à 90 minutes avant l’accueil. Installe d’abord les tables et les chaises, puis le buffet, la vaisselle et l’espace musical afin de conserver des passages dégagés.

Questions fréquentes

Quand réserver un traiteur pour un concert-déjeuner ?: Réserve-le au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Arrête le nombre de repas et les besoins alimentaires 7 à 10 jours avant, après la clôture des inscriptions.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévois 60 à 90 minutes le jour même pour aérer la salle, installer les tables, les chaises, le buffet et la vaisselle. Ajoute du temps si les instruments, les pupitres et les microphones doivent être montés sur place.
Quand envoyer les invitations pour un concert-déjeuner ?: Envoie-les 3 à 4 semaines avant l’événement, avec une date limite de réponse fixée 7 à 10 jours avant. Indique dès le départ l’itinéraire, le parking et les informations utiles pour le repas.
Que préparer la veille d’un concert-déjeuner ?: Refroidis les boissons, fais les courses et prépare les documents imprimés la veille. Vérifie aussi les rallonges, multiprises, microphones et pieds de microphone pour éviter une installation technique improvisée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.