Checklist para organizar un concierto al mediodía
Un concierto al mediodía combina música en directo con un almuerzo, así que la planificación no termina al contratar a los músicos. Necesitas cerrar pronto el lugar, el programa, las inscripciones y el catering, y dejar preparada la parte técnica antes de que lleguen los invitados. Esta checklist te guía desde las primeras reservas hasta el montaje de mesas, buffet, café, instrumentos y atriles. También incluye los detalles que suelen quedarse para el último momento, como las preferencias dietéticas, el aparcamiento y los derechos de música.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Contratar músicos
Elaborar el programa
2 personas
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Comprobar los derechos de música
Imprimir la lista de invitados
Imprimir programas
Compartir la ruta y el aparcamiento
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el almuerzo
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar el espacio
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el buffet
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Montar espacios de música
3 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Preparar los atriles de música
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Repartir programas
2 personas
Abrir el bufé de almuerzo
2 personas
Servir el almuerzo
4 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet ordenado
2 personas
Anunciar el concierto
Acompañar el concierto
Informar a los invitados de la salida
Seguimiento
Desmontar el buffet
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Empacar instrumentos
3 personas
Recoger los atriles de música
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Comprobar los baños
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platoscant. 70
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 70
- Cuchilloscant. 70
- Tenedorescant. 70
- Cucharascant. 70
- Cucharonescant. 8
- Bandejas de servircant. 8
- Bandejas de serviciocant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Tazones para sopacant. 60
- Tureen de sopacant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Neveras portátilescant. 3
- Pinzas de servircant. 6
Equipo
- Atrilescant. 12
- Micrófono
- Soporte de micrófono
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Decoración
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Portamenúscant. 8
- Atriles para programascant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar y los músicos antes de enviar las invitaciones. Después prepara el programa y define una hora límite para las inscripciones, de modo que puedas confirmar el número de almuerzos con tiempo.
- Pide las preferencias dietéticas al registrarse y pásalas al catering al menos 7 días antes. Imprime una lista de invitados actualizada y marca en ella las necesidades especiales.
- Calcula las bebidas por tramos: reserva 2 o 3 bebidas por persona para la primera hora y deja agua disponible durante todo el concierto. Enfría las bebidas el día anterior y prepara termos para café y té.
- Haz una prueba técnica antes de abrir el espacio: comprueba el micrófono, el soporte, los cables, las regletas y la posición de los atriles. Deja los instrumentos preparados, pero no montes cables donde puedan tropezar los invitados.
- Reserva al menos 90 minutos para abrir, ventilar y montar el espacio. Coloca primero mesas y sillas, después el buffet y la vajilla; el café, el té y los alimentos pueden prepararse mientras se completa la llegada del público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto al mediodía?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el lugar y contratar a los músicos. Envía las invitaciones cuando tengas definida la fecha, el programa provisional y la forma de inscripción.
- ¿Cuándo hay que confirmar el número de comidas del catering?
- Fija el cierre de inscripciones entre 7 y 10 días antes del concierto. Usa ese número para confirmar raciones, preferencias dietéticas, vajilla y espacio necesario para el buffet.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar un concierto al mediodía?
- Reserva como mínimo 90 minutos antes de la llegada de los invitados. Si tienes que montar mesas, sillas, buffet, sonido, instrumentos y decoración, 2 horas dejan margen para resolver fallos.
- ¿Cuándo se deben enfriar las bebidas y preparar el café?
- Pon las bebidas a enfriar el día anterior, especialmente si usas neveras portátiles. Prepara el café y el té justo antes de abrir para que se sirvan calientes, y deja los termos listos durante el almuerzo.
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