Luisteravond organiseren: checklist en planning

Een luisteravond valt of staat met goed geluid en een strak programma. Reserveer de locatie op tijd, verzamel aanmeldingen en dieetwensen en controleer muziekbestanden vóór de avond zelf. Plan daarnaast ruimte voor ontvangst, pauzes en hapjes, zodat je tijdens het luisteren niet hoeft te improviseren. Met deze checklist houd je de voorbereiding, techniek en inrichting overzichtelijk en weet je wat je wanneer regelt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma samenstellen
2 personen
Luisterfragmenten selecteren
2 personen
Afspeellijst voorbereiden
Muziekbestanden controleren
Audioapparatuur testen
2 personen
Reservekabels controleren
Reserveringen bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes maken
Programma afdrukken
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen opstellen
2 personen
Audiohoek inrichten
2 personen
Verlichting instellen
Versiering ophangen
2 personen
Buffet klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Programma toelichten
Luisterrondes begeleiden
2 personen
Muziekfragmenten afspelen
Discussies begeleiden
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Audioapparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Buffet opruimen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Afval wegbrengen
Voorraad controleren
Materialen inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelaantal 2
Ontvangsttafel

Servies

Drinkglazenaantal 50
Wijnglazenaantal 30
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 50
Messenaantal 50
Vorkenaantal 50
Lepelsaantal 30
Serveerlepelsaantal 6

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Audiokabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Microfoon
Microfoonstandaard

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6
Lichtslangenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Muziekpostersaantal 8
Naamkaartjesaantal 45
Pennenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Hapjesschalenaantal 8
Kurkentrekkeraantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Vuilniszakhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Test de actieve speakers, het mengpaneel, de laptop en alle audiokabels uiterlijk één dag vooraf met precies de muziekbestanden die je wilt afspelen. Leg reservekabels, stekkerdozen en verlengkabels klaar bij de audiohoek.
Maak het programma vóór je de uitnodigingen verstuurt en vermeld de begin- en eindtijd. Plan per luisterfragment enkele minuten voor toelichting of vragen, zodat de avond niet uitloopt.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk drie dagen voor de luisteravond. Gebruik dat aantal om hapjes, borden, vorken, drinkglazen en eventuele wijnglazen klaar te zetten.
Richt de ruimte minstens 90 minuten voor ontvangst in: ventileer, plaats tafels en stoelen, zet de audiohoek op en stel de verlichting af. Controleer daarna opnieuw of elke stoel goed zicht of hoorbaarheid heeft.
Zet ontvangsttafel, naamkaartjes en afgedrukte programma’s vóór de eerste gasten klaar. Koel dranken vooraf en houd thermoskannen, koelboxen en hapjesschalen buiten de audiohoek, zodat kabels en apparatuur droog en vrij blijven.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een luisteravond organiseren?: Reserveer de locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken van tevoren en sluit de aanmeldingen 3 dagen voor de avond, zodat je hapjes en zitplaatsen kunt plannen.
Wanneer moet ik de audioapparatuur testen voor een luisteravond?: Doe een volledige test uiterlijk 1 dag vooraf en nog een korte controle bij het openen van de locatie. Test niet alleen de speakers, maar ook de laptop, het mengpaneel, de kabels en elk muziekbestand afzonderlijk.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een luisteravond klaar te zetten?: Plan minimaal 90 minuten voor ventileren, tafels en stoelen plaatsen, de audiohoek inrichten, verlichting instellen en het buffet klaarzetten. Trek 15 extra minuten uit voor een laatste geluidscontrole voordat gasten binnenkomen.
Hoeveel drank en hapjes heb ik nodig voor een luisteravond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voor hapjes kun je uitgaan van 4 tot 6 kleine porties per persoon; pas dit aan op de duur van het programma en de verzamelde dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.