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Hörabend organisieren: die Checkliste für die Vorbereitung

Ein Hörabend steht und fällt mit guter Vorbereitung: Die Hörbeispiele müssen rechtzeitig feststehen, die Musikdateien funktionieren und die Audiotechnik vor dem Eintreffen der Gäste getestet sein. Plane zuerst Raum, Einladungen und Programm, danach Verpflegung und Ausstattung. Am Veranstaltungstag brauchst du zusätzlich Zeit zum Lüften, Aufbauen und Einrichten des Audiobereichs. Diese Checkliste führt dich durch die nötigen Schritte, damit weder Ersatzkabel noch Namensschilder, gekühlte Getränke oder ein vorbereiteter Empfangstisch fehlen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Hörbeispiele auswählen

    2 Personen

  • Playlist vorbereiten

  • Musikdateien prüfen

  • Audioausrüstung testen

    2 Personen

  • Ersatzkabel prüfen

  • Reservierungen bestätigen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Snacks vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

  • Programm drucken

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Audiobereich einrichten

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    2 Personen

  • Empfangstisch bereitstellen

Event

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Hörrunden begleiten

    2 Personen

  • Musikstücke abspielen

  • Diskussionen begleiten

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Audioanlagen ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Buffet aufräumen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Müll entsorgen

  • Bestand prüfen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 45
  • Buffet-TischAnz. 2
  • Empfangstisch

Geschirr

  • TrinkgläserAnz. 50
  • WeingläserAnz. 30
  • KaffeetassenAnz. 30
  • TellerAnz. 50
  • MesserAnz. 50
  • GabelnAnz. 50
  • LöffelAnz. 30
  • ServierlöffelAnz. 6

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Laptop
  • AudiokabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Mikrofon
  • Mikrofonständer

Beleuchtung

  • StimmungsleuchtenAnz. 6
  • LichtschläucheAnz. 2

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 6
  • MusikplakateAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 45
  • StifteAnz. 12

Küche

  • KühlboxenAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • HäppchenplattenAnz. 8
  • KorkenzieherAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • MüllsackhalterAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Hörbeispiele und Programm spätestens 7 Tage vorher fest. Prüfe jede Musikdatei auf dem vorgesehenen Laptop und höre mindestens die ersten 60 Sekunden probeweise an.
  • Teste aktive Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon und Audiokabel spätestens am Vortag gemeinsam. Lege Ersatzkabel und ein Verlängerungskabel griffbereit neben den Audiobereich, statt sie erst beim Aufbau zu suchen.
  • Bearbeite Anmeldungen und Ernährungswünsche laufend und schließe die Liste 3 Tage vorher. So kannst du Snacks, Teller und Servierbesteck passend vorbereiten.
  • Kühle Getränke mindestens 4 Stunden vor Beginn in Kühlboxen. Stelle Trinkgläser, Weingläser, Kaffeetassen und Thermoskannen getrennt bereit, damit der Empfang nicht im Küchenbereich hängen bleibt.
  • Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten ein: erst Raum lüften, dann Tische und Stühle stellen, anschließend Audiobereich, Beleuchtung, Buffet und Empfangstisch einrichten. Drucke Programm und Namensschilder vorher und lege Stifte dazu.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Hörabend organisieren?
Beginne etwa 3 bis 4 Wochen vorher mit der Reservierung des Veranstaltungsorts und den Einladungen. Das Programm, die Hörbeispiele und die technische Prüfung sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin feststehen.
Wann muss die Tontechnik für einen Hörabend getestet werden?
Teste Lautsprecher, Mischpult, Laptop, Mikrofon und Kabel am Vortag vollständig. Plane am Veranstaltungstag zusätzlich 30 Minuten für den Aufbau und einen kurzen Klangtest ein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Hörabend?
Rechne mit mindestens 90 Minuten, wenn Tische, Stühle, Audiobereich, Beleuchtung, Buffet und Empfangstisch noch eingerichtet werden müssen. Öffne den Raum möglichst 2 Stunden vor dem Beginn, damit kleine Technikprobleme nicht in die Einlasszeit fallen.
Wann sollte man Getränke und Snacks für einen Hörabend vorbereiten?
Kühle die Getränke mindestens 4 Stunden vorher und bereite empfindliche Snacks am selben Tag vor. Das Geschirr und die Häppchenplatten kannst du bereits am Vorabend sortieren und bereitstellen.

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