Luchtvaartshow organiseren: checklist en planning

Een luchtvaartshow vraagt om meer dan een vliegprogramma en een terrein. Je regelt tegelijk vergunningen, vliegers, veiligheid, verkeer, bezoekersstromen en voorzieningen zoals toiletten, catering en afval. Begin met de datum en locatie en werk daarna stap voor stap naar een definitief programma en een uitvoerbare terreinindeling. Deze checklist helpt je om reserveringen, briefings en materiaal niet pas in de laatste week te ontdekken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en terrein bevestigen
2 personen
Vliegprogramma samenstellen
3 personen
Vliegers en demonstratieteams vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen indienen
2 personen
Veiligheidsplan uitwerken
3 personen
Verzekeringsbewijs controleren
Verkeersplan opstellen
2 personen
Parkeerplaatsen indelen
2 personen
Toegangs- en vluchtroutes uitzetten
3 personen
Reserveringen voor toiletten maken
Reserveringen voor afvalcontainers maken
Catering reserveren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Medewerkers en verkeersregelaars indelen
2 personen
Briefing voor medewerkers maken
2 personen
Bezoekersinformatie publiceren
2 personen
Weersverwachting controleren
Vliegprogramma definitief bevestigen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen naar terrein brengen
4 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Parkeerterrein afzetten
4 personen
Publieksvakken uitzetten
4 personen
Veiligheidshekken plaatsen
6 personen
Vluchtroutes vrijmaken
3 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Omroepinstallatie testen
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Informatieborden plaatsen
3 personen
Vlaggen en decoratie ophangen
3 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Polsbandjes en programmaboekjes klaarleggen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Toiletten en waspunten controleren
2 personen
EHBO- en brandmiddelen controleren
2 personen
Medewerkers instrueren
3 personen

Event

Vliegers ontvangen
3 personen
Vliegers naar briefing begeleiden
2 personen
Entree openen
4 personen
Bezoekers ontvangen
5 personen
Parkeerbegeleiding uitvoeren
6 personen
Programma omroepen
2 personen
Vliegdemonstraties begeleiden
4 personen
Publieksgrenzen bewaken
6 personen
Catering serveren
5 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet en tafels schoonhouden
3 personen
Afvalbakken legen
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Verlichting inschakelen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
4 personen
Parkeerterrein veilig laten leeglopen
6 personen
Entree afsluiten
2 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Afval verzamelen
5 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Tenten afbreken
6 personen
Veiligheidshekken verwijderen
5 personen
Borden en decoratie verwijderen
3 personen
Geluidsapparatuur ontkoppelen
3 personen
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
Materialen sorteren en tellen
2 personen
Geleende materialen retourneren
3 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Terrein opleveren
2 personen
Facturen en borgdocumenten verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Biertafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 6
Barkrukkenaantal 8
Podiumdelenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 6
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Aggregatenaantal 2
Portofoonsaantal 12
Megafonenaantal 3
Kassa'saantal 2
Pinapparatenaantal 2
Kabelhaspelsaantal 4
Koelboxenaantal 6
Handlampenaantal 8

Veiligheid

Veiligheidshekkenaantal 80
Verkeerskegelsaantal 40
Afzetlintaantal 12
Waarschuwingsbordenaantal 12
Reddingsdekensaantal 10
EHBO-koffersaantal 3
Brandblussersaantal 6
Werkhandschoenenaantal 12
Veiligheidsvestenaantal 20

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 600
Koffiekopjesaantal 150
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Wijnglazenaantal 100
Serveerschalenaantal 20
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Scharenaantal 4
Koelvitrinesaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Landen- en clubvlaggenaantal 20
Tafelkledenaantal 18
Programmabordenaantal 6
Pijlbordenaantal 20
Naambadgesaantal 40

Verlichting

Ledbouwlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 10

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 6
Microvezeldoekenaantal 24
Afwasteiltjesaantal 4
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 8

Catering

Drankdispensersaantal 4
Thermoboxenaantal 4
Koelelementenaantal 30
Kruiden- en sausbakjesaantal 20
Presentatiebladenaantal 30
Koffiefiltersaantal 200
Boodschappen

Tips

Leg vergunningen, meldingen, veiligheidsplan en verzekeringsbewijs vroeg vast. Plan hiervoor minimaal 12 weken vóór de show een controle op ontbrekende documenten, omdat latere wijzigingen ook het vliegprogramma of verkeersplan kunnen raken.
Maak het verkeersplan vóór je uitnodigingen verstuurt. Deel parkeerplaatsen, toegangs- en vluchtroutes in en geef verkeersregelaars duidelijke posten; zo kun je bezoekersinformatie met concrete aanrij- en parkeerinstructies publiceren.
Bevestig het vliegprogramma twee keer: eerst als werkversie en uiterlijk 7 dagen vóór de show definitief. Deel daarna tijden, demonstratieteams en eventuele wijzigingen met medewerkers, omroep en bezoekerscommunicatie.
Plan de terreinopbouw op volgorde van gebruik: eerst afzettingen, routes en techniek, daarna tenten, tafels, catering en publieksvoorzieningen. Controleer tijdens de terreininspectie ook aggregaten, kabelhaspels, portofoons, EHBO-koffers en brandblussers.
Verzamel dieetwensen en aanmeldingen vóór je catering definitief maakt. Neem het aantal verwachte bezoekers mee bij toiletten, afvalcontainers, drinkbekers, zitplaatsen en betaalpunten; bestel niet pas op de ochtend zelf extra voorzieningen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een luchtvaartshow organiseren?: Begin idealiter 6 tot 12 maanden vooraf met datum, terrein, vliegers en demonstratieteams. Regel vergunningen, meldingen, verzekering en het veiligheidsplan minimaal 12 weken voor de show, zodat er tijd is voor aanpassingen.
Wanneer moet het vliegprogramma van een luchtvaartshow definitief zijn?: Maak eerst een werkprogramma zodra de vliegers en teams zijn vastgelegd. Bevestig het definitieve programma uiterlijk 7 dagen vóór de show en controleer het opnieuw tijdens de laatste briefing.
Wat moet ik een week voor een luchtvaartshow controleren?: Controleer 7 dagen vooraf het vliegprogramma, de weersverwachting, aanmeldingen, dieetwensen, medewerkersindeling, verkeersregeling en alle reserveringen. Loop ook na of tenten, toiletten, afvalcontainers, catering en technische materialen op tijd worden geleverd.
Welke veiligheidsmaterialen heb ik nodig voor een luchtvaartshow?: Zorg minimaal voor veiligheidshekken, verkeerskegels, afzetlint, waarschuwingsborden, veiligheidsvesten, EHBO-koffers en brandblussers. Leg portofoons en megafonen klaar voor de coördinatie en controleer alles tijdens de terreininspectie, uiterlijk één dag vóór opening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.