Checklist para organizar un espectáculo aéreo sin olvidar nada

Un espectáculo aéreo exige coordinar vuelos, permisos, seguridad y circulación de visitantes con bastante antelación. Esta checklist reúne 77 tareas y 67 materiales para ordenar el trabajo desde la reserva del recinto hasta la inspección final. El programa de vuelo debe cerrarse junto con los equipos de demostración, mientras que tráfico, evacuación y personal necesitan instrucciones claras. También encontrarás los puntos que suelen quedarse para el último momento: baños, residuos, catering, inscripciones, previsión meteorológica y suministro eléctrico.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha y el recinto
2 personas
Elaborar el programa de vuelo
3 personas
Cerrar los cometas y los equipos de demostración
2 personas
Presentar permisos y notificaciones
2 personas
Desarrollar el plan de seguridad
3 personas
Comprobar el certificado de seguro
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
Distribuir los aparcamientos
2 personas
Señalar las rutas de acceso y evacuación
3 personas
Hacer reservas para los baños
Hacer reservas para contenedores de basura
Reservar el catering
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones online
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Distribuir al personal y a los controladores de tráfico
2 personas
Crear el briefing para el personal
2 personas
Publicar información para visitantes
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar definitivamente el programa de vuelo
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Llevar los materiales al recinto
4 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Delimitar el aparcamiento
4 personas
Delimitar las zonas para el público
4 personas
Colocar vallas de seguridad
6 personas
Despejar las rutas de evacuación
3 personas
Montar tiendas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar las piezas del escenario
4 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Probar el sistema de megafonía
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Colocar los paneles informativos
3 personas
Colgar banderas y decoración
3 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Dejar preparadas las pulseras y los programas
2 personas
Montar el buffet de catering
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar los aseos y los puntos de lavado
2 personas
Comprobar los botiquines y los extintores
2 personas
Instruir al personal
3 personas

Evento

Recibir cometas
3 personas
Llevar a los pilotos al briefing
2 personas
Abrir la entrada
4 personas
Recibir a los visitantes
5 personas
Gestionar el aparcamiento
6 personas
Anunciar el programa
2 personas
Coordinar demostraciones de vuelo
4 personas
Vigilar los límites del público
6 personas
Servir el catering
5 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Mantener limpio el bufé y las mesas
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Encender la iluminación
2 personas
Coordinar el programa de la noche
3 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
4 personas
Vaciar el aparcamiento de forma segura
6 personas
Cerrar la entrada
2 personas

Seguimiento

Guardar los restos refrigerados
2 personas
Recoger la basura
5 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Retirar las vallas de seguridad
5 personas
Retirar platos y decoración
3 personas
Desconectar el equipo de sonido
3 personas
Lavar la vajilla y los utensilios de cocina
3 personas
Clasificar y contar el material
2 personas
Devolver el material prestado
3 personas
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Entregar el recinto
2 personas
Recopilar facturas y documentos de depósito

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas de cervezacant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas de buffetcant. 6
Taburetes de barcant. 8
Piezas de escenariocant. 6
Percheroscant. 2

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 3
Altavocescant. 6
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Grupos electrógenoscant. 2
Walkie-talkiescant. 12
Megáfonoscant. 3
Cajas registradorascant. 2
Datáfonoscant. 2
Enrollacablescant. 4
Neveras portátilescant. 6
Linternas de manocant. 8

Seguridad

Vallas de seguridadcant. 80
Conos de tráficocant. 40
Cinta de balizamientocant. 12
Señales de advertenciacant. 12
Mantas térmicascant. 10
Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Extintorescant. 6
Guantes de trabajocant. 12
Chalecos reflectantescant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 600
Tazas de cafécant. 150
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Copas de vinocant. 100
Bandejas de servircant. 20
Cucharones de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Tijerascant. 4
Vitrinas refrigeradascant. 2

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banderas de países y clubescant. 20
Mantelescant. 18
Carteles del programacant. 6
Carteles direccionalescant. 20
Credencialescant. 40

Iluminación

Focos LED de montajecant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 10

Limpieza

Papeleracant. 20
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 6
Paños de microfibracant. 24
Cubetas para lavarcant. 4
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 8

Catering

Dispensadores de bebidascant. 4
Cajas térmicascant. 4
Acumuladores de fríocant. 30
Envases para hierbas y salsascant. 20
Hojas de presentacióncant. 30
Filtros de cafécant. 200
Compras

Consejos

Presenta los permisos y las notificaciones antes de cerrar el programa definitivo de vuelo. Reserva un margen de varias semanas para corregir documentos o aportar información adicional.
Haz una inspección del recinto antes del montaje y comprueba que las rutas de acceso y evacuación estén señalizadas con vallas, conos y cinta de balizamiento.
Prepara el plan de tráfico antes de publicar la información para visitantes. Define aparcamientos, accesos y personal de control, y entrega a cada responsable un briefing por escrito.
Confirma baños, contenedores y catering con antelación, especialmente si las inscripciones siguen abiertas. Usa las preferencias dietéticas recogidas para ajustar las cantidades antes de hacer la compra.
Revisa la previsión meteorológica y confirma el programa de vuelo el mismo día según el procedimiento de seguridad. Comprueba también radios, megáfonos, botiquines, extintores y grupos electrógenos antes de abrir el recinto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo aéreo?: Empieza como mínimo varios meses antes, porque los permisos, las notificaciones, el seguro y la coordinación del programa de vuelo pueden requerir revisiones. Deja las últimas 48 horas para confirmar el tiempo, el personal, el recinto y el programa definitivo.
¿Qué permisos hacen falta para un espectáculo aéreo?: Depende del país, del recinto y del tipo de demostración, pero normalmente tendrás que presentar permisos y notificaciones relacionadas con los vuelos y la seguridad. Comprueba los requisitos con la autoridad competente antes de anunciar el programa y conserva una copia del certificado de seguro.
¿Cuándo hay que cerrar el programa de vuelo?: Prepara una primera versión con suficiente antelación para coordinar equipos, personal y seguridad. La confirmación definitiva debe hacerse cerca del evento, después de revisar la previsión meteorológica y cualquier cambio operativo.
¿Cuántos controladores de tráfico y miembros de personal necesito?: No hay una cifra fija: calcula el personal según el número de accesos, aparcamientos, rutas de evacuación y zonas restringidas. Asigna responsables por zona y realiza un briefing antes de la apertura; cada persona debe saber a quién avisar por walkie-talkie o megáfono.

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