Organiser un salon aéronautique sans rien oublier

Un salon aéronautique demande une coordination précise entre le programme de vol, les équipes de démonstration, les visiteurs et la sécurité au sol. Commence par confirmer la date et le lieu, puis avance vers les autorisations, les assurances et les plans de circulation. Les réservations de toilettes, de bennes et de restauration doivent être faites assez tôt. La dernière semaine sert surtout à vérifier la météo, confirmer les vols et préparer le terrain.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme de vol
3 personnes
Confirmer les avions et les équipes de démonstration
2 personnes
Déposer les autorisations et déclarations
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
Vérifier l'attestation d'assurance
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Répartir les places de parking
2 personnes
Définir les accès et les voies d’évacuation
3 personnes
Faire des réservations pour les toilettes
Réserver des bennes à déchets
Réserver le catering
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir le personnel et les signaleurs
2 personnes
Préparer le briefing pour le personnel
2 personnes
Publier les informations aux visiteurs
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Confirmer définitivement le programme de vol
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Transporter le matériel sur le site
4 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Barrer le parking
4 personnes
Délimiter les zones public
4 personnes
Installer des barrières de sécurité
6 personnes
Dégager les voies d'évacuation
3 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Placer les panneaux d’information
3 personnes
Accrocher les drapeaux et la décoration
3 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Préparer les bracelets et les livrets de programme
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier les toilettes et les points de lavage
2 personnes
Vérifier les moyens de premiers secours et de lutte contre l’incendie
2 personnes
Instruire les employés
3 personnes

Événement

Recevoir les cerfs-volants
3 personnes
Accompagner les skippers au briefing
2 personnes
Ouvrir l’entrée
4 personnes
Accueillir les visiteurs
5 personnes
Assurer l'orientation du parking
6 personnes
Annoncer le programme
2 personnes
Encadrer les démonstrations de vol
4 personnes
Surveiller les limites du public
6 personnes
Servir le service traiteur
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Garder le buffet et les tables propres
3 personnes
Vider les poubelles
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Allumer l’éclairage
2 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
4 personnes
Faire vider le parking en toute sécurité
6 personnes
Fermer l’entrée
2 personnes

Suivi

Stocker les restes au frais
2 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Retirer les barrières de sécurité
5 personnes
Retirer les panneaux et la décoration
3 personnes
Débrancher le matériel audio
3 personnes
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
Trier et compter le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Rendre le site
2 personnes
Rassembler les factures et les documents de caution

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables de bièreqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 6
Tabourets de barqté 8
Éléments de podiumqté 6
Portantsqté 2

Équipement

Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 6
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Agrégatsqté 2
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 3
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallonges à enrouleurqté 4
Glacièresqté 6
Lampes de pocheqté 8

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 80
Cônes de signalisationqté 40
Ruban de balisageqté 12
Panneaux d'avertissementqté 12
Couvertures de survieqté 10
Trousses de premiers secoursqté 3
Extincteursqté 6
Gants de travailqté 12
Gilets de sécuritéqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 600
Tasses à caféqté 150
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Verres à vinqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Ciseauxqté 4
Vitrines réfrigéréesqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux de pays et de clubsqté 20
Nappesqté 18
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 20
Badges nominatifsqté 40

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 20
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Chiffons microfibresqté 24
Bacs à vaisselleqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8

Catering

Distributeurs de boissonsqté 4
Thermoboxesqté 4
Pains de glaceqté 30
Bacs à herbes et saucesqté 20
Feuilles de présentationqté 30
Filtres à caféqté 200
Courses

Conseils

Dépose les autorisations et déclarations dès que le programme de vol commence à prendre forme : certaines validations conditionnent la sécurité, les accès et la communication aux visiteurs.
Prépare un plan de circulation avec les parkings, les voies d’évacuation et les zones barriérées. Installe les cônes, panneaux et gilets avant l’arrivée du public, pas le matin même.
Réserve les toilettes, les bennes et le catering plusieurs semaines à l’avance. Le nombre de visiteurs inscrits doit guider les quantités de repas, de gobelets réutilisables et de points de collecte.
Organise un briefing du personnel avant l’ouverture et attribue clairement les signaleurs, les responsables de zone et les personnes équipées de talkies-walkies. Prévois aussi des mégaphones pour les annonces qui doivent porter sur le site.
Vérifie les prévisions météo 48 heures avant, puis confirme définitivement le programme de vol. Le jour précédent, inspecte le site, transporte le matériel et contrôle les rallonges, agrégats, extincteurs et trousses de premiers secours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon aéronautique ?: Prévois au moins 6 à 12 mois pour coordonner le lieu, les avions, les équipes de démonstration, les autorisations et l’assurance. Commence plus tôt si le programme comprend plusieurs appareils ou une forte affluence.
Quand faut-il déposer les autorisations pour un salon aéronautique ?: Dépose-les dès que la date, le lieu et le programme prévisionnel sont suffisamment définis, idéalement plusieurs mois avant l’événement. Garde un délai d’au moins 4 à 8 semaines pour les échanges et les éventuelles corrections.
Quand confirmer le programme de vol ?: Fais une première version plusieurs semaines avant, puis confirme définitivement les vols environ 48 heures avant l’ouverture, après vérification de la météo et des contraintes opérationnelles. Prévois une procédure claire pour informer le personnel et les visiteurs en cas de changement.
Combien de temps avant faut-il préparer le site ?: Transporte le matériel et effectue une inspection complète la veille ou au plus tard quelques heures avant l’ouverture. Vérifie notamment les barrières, les accès, les voies d’évacuation, l’alimentation électrique et le stationnement.

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