Luftfahrtshow organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Luftfahrtshow braucht deutlich mehr Vorlauf als ein normales Fest: Flugprogramm, Genehmigungen und Sicherheitskonzept müssen zusammenpassen. Lege zuerst Gelände, Vorführteams und Verkehrsführung fest, bevor du Einladungen oder Anmeldungen öffnest. In den letzten Wochen kommen Toiletten, Catering, Helferplanung und Besucherinformationen dazu. Am Veranstaltungstag zählen klare Wege, funktionierende Funkgeräte und eine letzte Geländekontrolle vor dem ersten Flug.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Gelände bestätigen
2 Personen
Flugprogramm zusammenstellen
3 Personen
Drachen und Vorführteams festlegen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen einreichen
2 Personen
Sicherheitsplan ausarbeiten
3 Personen
Versicherungsnachweis prüfen
Verkehrsplan erstellen
2 Personen
Parkplätze einteilen
2 Personen
Zugangs- und Fluchtwege markieren
3 Personen
Reservierungen für Toiletten machen
Reservierungen für Abfallcontainer vornehmen
Catering reservieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Mitarbeiter und Verkehrsposten einteilen
2 Personen
Mitarbeiterbriefing erstellen
2 Personen
Besucherinformationen veröffentlichen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Flugprogramm endgültig bestätigen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien zum Gelände bringen
4 Personen
Gelände inspizieren
3 Personen
Parkplatz absperren
4 Personen
Publikumsbereiche absperren
4 Personen
Sicherheitsabsperrungen aufstellen
6 Personen
Fluchtwege freihalten
3 Personen
Zelte aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
Tontechnik anschließen
3 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Beleuchtung anschließen
2 Personen
Informationsschilder aufstellen
3 Personen
Flaggen und Dekoration aufhängen
3 Personen
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Armbänder und Programmhefte bereitlegen
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Toiletten und Waschstellen kontrollieren
2 Personen
Erste-Hilfe- und Brandmaterialien prüfen
2 Personen
Mitarbeiter einweisen
3 Personen

Event

Drachen entgegennehmen
3 Personen
Flieger zum Briefing begleiten
2 Personen
Eingang öffnen
4 Personen
Besucher empfangen
5 Personen
Parkeinweisung durchführen
6 Personen
Programm durchsagen
2 Personen
Flugvorführungen begleiten
4 Personen
Publikumsgrenzen überwachen
6 Personen
Catering ausgeben
5 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Buffet und Tische sauber halten
3 Personen
Mülleimer leeren
3 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Beleuchtung einschalten
2 Personen
Abendprogramm betreuen
3 Personen
Besucher zum Ausgang begleiten
4 Personen
Parkplatz sicher räumen
6 Personen
Eingang schließen
2 Personen

Nachbereitung

Reste gekühlt lagern
2 Personen
Abfall sammeln
5 Personen
Gelände reinigen
5 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Zelte abbauen
6 Personen
Sicherheitsabsperrungen entfernen
5 Personen
Teller und Dekoration entfernen
3 Personen
Tonanlage abkoppeln
3 Personen
Geschirr und Küchenutensilien abwaschen
3 Personen
Materialien sortieren und zählen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
3 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Gelände übergeben
2 Personen
Rechnungen und Kautionsunterlagen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
BiertischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
BuffetischeAnz. 6
BarhockerAnz. 8
BühnenelementeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 2

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 3
LautsprecherAnz. 6
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
GeneratorenAnz. 2
FunkgeräteAnz. 12
MegafoneAnz. 3
KassenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
KabeltrommelnAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
HandlampenAnz. 8

Sicherheit

SicherheitsabsperrungenAnz. 80
VerkehrskegelAnz. 40
AbsperrbandAnz. 12
WarnschilderAnz. 12
RettungsdeckenAnz. 10
Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
FeuerlöscherAnz. 6
ArbeitshandschuheAnz. 12
SicherheitswestenAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 600
KaffeetassenAnz. 150
TellerAnz. 250
BestecksetsAnz. 250
WeingläserAnz. 100
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ScherenAnz. 4
KühlvitrinenAnz. 2

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
Länder- und VereinsfahnenAnz. 20
TischdeckenAnz. 18
ProgrammschilderAnz. 6
WegweiserAnz. 20
NamensschilderAnz. 40

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 20
BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 24
SpülbeckenAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 8

Catering

GetränkespenderAnz. 4
ThermoboxenAnz. 4
KühlelementeAnz. 30
Behälter für Kräuter und SaucenAnz. 20
PräsentationsblätterAnz. 30
KaffeefilterAnz. 200
Einkäufe

Tipps

Reiche Genehmigungen, Meldungen und Versicherungsnachweis frühzeitig ein und plane mindestens 4 bis 6 Wochen für Rückfragen ein. Ohne bestätigte Freigaben sollte das Flugprogramm nicht veröffentlicht werden.
Plane Besucher- und Rettungswege getrennt: Markiere Fluchtwege, Zufahrten und Zuschauerbereiche mit Absperrungen, Kegeln und Warnschildern spätestens bei der Geländeeinrichtung.
Bestätige Flugprogramm, Drachen und Vorführteams spätestens 7 Tage vor der Show endgültig. So kannst du Besucherinformationen, Moderation und Sicherheitsbriefing noch anpassen.
Teile Helfer und Verkehrsposten schriftlich ein und gib jedem Team Funkgeräte oder Megafone. Ein gemeinsames Briefing am Vorabend oder mindestens 2 Stunden vor Einlass verhindert offene Zuständigkeiten.
Prüfe am Veranstaltungstag Wetter, Strom und Beleuchtung vor dem Einlass. Teste Lautsprecher, Funkmikrofone, Mischpult, Generatoren und Kartenlesegeräte, bevor die ersten Besucher auf das Gelände kommen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Luftfahrtshow anmelden?: Beginne die Anmeldung und Genehmigungsplanung mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Je nach Flugprogramm, Gelände und zuständigen Stellen können zusätzliche Nachweise oder Rückfragen entstehen.
Was braucht man für die Sicherheit bei einer Luftfahrtshow?: Plane einen schriftlichen Sicherheitsplan mit markierten Zuschauer-, Flucht- und Rettungswegen. Halte Sicherheitsabsperrungen, Verkehrskegel, Warnschilder, Erste-Hilfe-Koffer, Feuerlöscher und Sicherheitswesten an den vorgesehenen Punkten bereit.
Wann sollte das Flugprogramm endgültig feststehen?: Bestätige das Programm spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung. Am Tag selbst prüfst du zusätzlich die Wettervorhersage und passt den Ablauf nur nach der vorgesehenen Sicherheitsentscheidung an.
Wie viele Helfer braucht eine Luftfahrtshow?: Die genaue Zahl hängt von Gelände, Einlass und Besucheraufkommen ab. Teile mindestens die Bereiche Verkehr, Einlass, Bühne, Besucherinformation und Sicherheit separat ein und benenne pro Bereich eine verantwortliche Person.

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