Checklist Longkankerdag organiseren

Een Longkankerdag vraagt om een rustige ontvangst, duidelijke informatie en een programma dat strak op tijd loopt. Leg eerst locatie, programma en bijdragen van sprekers vast; daarna kun je uitnodigingen, aanmeldingen en catering organiseren. Verzamel dieetwensen en toegankelijkheidswensen al bij het aanmelden, zodat je niet vlak voor de dag hoeft te improviseren. Controleer op de locatie niet alleen stoelen en tafels, maar ook presentatietechniek, vluchtroutes, ontvangst en de route voor bezoekers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie definitief bevestigen
Programma en tijden vastleggen
2 personen
Sprekers en ervaringsdeskundigen benaderen
2 personen
Presentaties en bijdragen bevestigen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheidswensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Routebeschrijving versturen
Parkeerinformatie delen
Reservering catering plaatsen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Veiligheids- en vluchtroutes controleren
2 personen
Zaalindeling uitzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Infostands opbouwen
3 personen
Presentatieruimte inrichten
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Naamkaartjes klaarleggen

Event

Registratietafel bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma toelichten
Opening verzorgen
2 personen
Lezingen begeleiden
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Infostands bemannen
5 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Gebeds- of stilteruimte beheren
Avondprogramma aankondigen
Herdenkingsmoment begeleiden
2 personen
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies en afval verzamelen
3 personen
Avondlezing begeleiden
2 personen
Dankwoord verzorgen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Infomaterialen inpakken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren en reinigen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Bedankbericht versturen
Foto's veilig archiveren
Informatieaanvragen opvolgen
2 personen
Facturen en bonnetjes ordenen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafelsaantal 2
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 14
Kapstokkenaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 110
Gebaksbordenaantal 110
Soepkommenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 120
Wijn- en frisglazenaantal 120
Besteksetsaantal 110
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 14

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Speakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelbindersaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 6
Inductieplatenaantal 2
Keukenhanddoekenaantal 12

Decoratie

Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 8
Infostandbordenaantal 6
Naamkaartjeshoudersaantal 100
Vlaggen en bannersaantal 8

Verlichting

Staande lampenaantal 4
Ledlichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een ruime ontvangst vóór de eerste bijdrage. Zet de receptietafel klaar met deelnemerslijst en naamkaartjes en controleer of de routebeschrijving en parkeerinformatie uiterlijk enkele dagen vooraf zijn verstuurd.
Vraag bij het aanmeldformulier meteen naar dieetwensen en toegankelijkheidswensen. Neem de antwoorden mee in de cateringreservering en controleer ze opnieuw zodra de aanmeldingen sluiten.
Test de presentatieketen vóór de deelnemers binnenkomen: laptop, beamer, projectiescherm, microfoons en speakers. Leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelbinders klaar, zodat je geen losse kabels in de looproute hebt.
Maak de zaalindeling passend voor luisteren én ontmoeten. Zet tafels en stoelen zo neer dat rolstoelgebruikers en bezoekers met beperkte mobiliteit zonder omweg bij ontvangst, toiletten en uitgang kunnen komen.
Regel koffie en water niet pas tijdens de pauze. Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen vóór opening klaar en controleer of kopjes, waterglazen, servies en serveerbestek op de juiste plek staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Longkankerdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan is er tijd om de locatie en het programma vast te leggen, sprekers te benaderen, uitnodigingen te versturen en aanmeldingen met dieet- en toegankelijkheidswensen te verwerken.
Wanneer verstuur ik de uitnodigingen voor een Longkankerdag?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vóór de dag en sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen vooraf. Zo kun je de deelnemerslijst, naamkaartjes en cateringhoeveelheden nog tijdig afmaken.
Wat moet ik op de ochtend van een Longkankerdag controleren?: Open de locatie minimaal 2 uur vóór de ontvangst. Controleer eerst vluchtroutes en zaalindeling, test daarna laptop, beamer, microfoons en speakers en bouw vervolgens de ontvangstbalie en catering op.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een Longkankerdag?: Plan minimaal 90 minuten voor een eenvoudige opbouw en 2 uur als je ook techniek, catering en een uitgebreide zaalindeling moet regelen. Laat één persoon de ontvangst controleren terwijl een ander de presentaties en microfoons test.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.