Checklist pour organiser une Journée du cancer du poumon

Une Journée du cancer du poumon demande une coordination précise entre le programme, les intervenants, les participants et l’accueil sur place. Commencez par confirmer le lieu et les horaires, puis ouvrez rapidement les inscriptions pour connaître les besoins alimentaires et d’accessibilité. Les présentations, le son et la projection doivent être testés avant l’arrivée du public. Cette checklist vous aide à suivre les préparatifs dans le bon ordre, jusqu’à l’installation des tables, des chaises et du bureau d’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer définitivement le lieu
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
Contacter des intervenants et des personnes ressources
2 personnes
Confirmer les présentations et les interventions
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les besoins d’accessibilité
Confirmer les inscriptions
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Envoyer les indications d'accès
Partager les informations de stationnement
Passer la réservation catering
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les consignes de sécurité et les issues de secours
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Monter les stands d'information
3 personnes
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place le coin café et thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les badges nominatifs

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter le programme
Assurer l’ouverture
2 personnes
Animer les conférences
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Tenir les stands d'information
5 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Gérer l’espace de prière ou de silence
Annoncer le programme du soir
Animer le moment de commémoration
2 personnes
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Servir le buffet du dîner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les déchets
3 personnes
Animer la conférence du soir
2 personnes
Remercier et faire les remerciements
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Emballer les supports d’information
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Archiver les photos en toute sécurité
Traiter les demandes d’information
2 personnes
Classer les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réceptionqté 2
Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Tables hautesqté 6
Nappesqté 14
Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 110
Assiettes à gâteauqté 110
Bol à soupeqté 100
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vin et à sodaqté 120
Couvertsqté 110
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 14

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Serre-câblesqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plaques à inductionqté 2
Torchons de cuisineqté 12

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 8
Panneaux d’informationqté 6
Porte-nomsqté 100
Drapeaux et bannièresqté 8

Éclairage

Lampadairesqté 4
Guirlandes LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et le programme au moins 6 à 8 semaines avant la journée. Prévoyez ensuite un délai distinct pour confirmer les intervenants et leurs présentations.
Ouvrez les inscriptions dès que les horaires sont stabilisés, idéalement 4 semaines avant l’événement. Demandez dans le même formulaire les besoins alimentaires, les besoins d’accessibilité et les informations utiles à l’accueil.
Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant la journée. Imprimez ensuite la liste des participants et préparez les badges nominatifs avec une marge d’environ 10 % pour les changements de dernière minute.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les microphones et les haut-parleurs au moins 2 heures avant l’ouverture. Sécurisez les rallonges et les multiprises avec des serre-câbles pour éviter les câbles dans les passages.
Confirmez le catering et les produits frais 3 à 5 jours avant, puis vérifiez la vaisselle, les machines à café, les bouilloires et les thermos la veille. Gardez les indications d’accès et de stationnement prêtes à envoyer avec la confirmation d’inscription.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Journée du cancer du poumon ?: Commencez 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de confirmer le lieu, le programme et les intervenants, puis de gérer les invitations, les inscriptions et les besoins d’accessibilité.
Quand envoyer les invitations pour une Journée du cancer du poumon ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant l’événement, dès que le lieu, les horaires et les principales interventions sont confirmés. Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant pour avoir le temps d’imprimer la liste et les badges.
Combien de temps prévoir pour installer la salle et le matériel ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’accueil du public. Ce temps couvre l’agencement des tables et des chaises, le bureau d’accueil, la projection, les microphones, les haut-parleurs et le contrôle des issues de secours.
Quand confirmer le repas et les besoins alimentaires ?: Recueillez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmettez le nombre final au service traiteur 3 à 5 jours avant. Vérifiez les produits frais et la vaisselle la veille de la journée.

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