Checklist para organizar el Día del Cáncer de Pulmón

Organizar el Día del Cáncer de Pulmón requiere coordinar un programa informativo, ponentes, inscripciones y una sala preparada para todo tipo de asistentes. Empieza cerrando el lugar y los horarios; después confirma las presentaciones, abre el formulario y recoge las necesidades dietéticas y de accesibilidad. En los días previos, revisa el catering, la lista de participantes, el material audiovisual y la distribución de mesas y sillas. Esta checklist te ayuda a seguir el orden sin dejar los detalles operativos para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar definitivamente el lugar
Definir el programa y los horarios
2 personas
Contactar a ponentes y expertos con experiencia
2 personas
Confirmar presentaciones y aportaciones
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recoger necesidades de accesibilidad
Confirmar inscripciones
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Enviar indicaciones
Compartir información sobre el aparcamiento
Realizar la reserva de catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar las rutas de seguridad y evacuación
2 personas
Marcar la distribución de la sala
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar los puntos de información
3 personas
Preparar el espacio de presentación
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Preparar tarjetas con nombres

Evento

Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
Encargarse de la inauguración
2 personas
Acompañar las conferencias
2 personas
Recoger preguntas del público
2 personas
Atender los puestos de información
5 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Gestionar la sala de oración o de silencio
Anunciar el programa de la noche
Coordinar el momento conmemorativo
2 personas
Montar el bufé de cena
4 personas
Servir el bufé de cena
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger vajilla y residuos
3 personas
Acompañar la conferencia vespertina
2 personas
Preparar el discurso de agradecimiento
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Apagar la técnica
2 personas
Empaquetar material informativo
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Separar y desechar los residuos
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Revisar y limpiar los baños
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Archivar las fotos de forma segura
Dar seguimiento a las solicitudes de información
2 personas
Ordenar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de recepcióncant. 2
Mesascant. 12
Sillascant. 100
Mesas altascant. 6
Mantelescant. 14
Percheroscant. 3

Vajilla

Platos de cenacant. 110
Platos para postrecant. 110
Tazones para sopacant. 100
Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 120
Copas para vino y refrescoscant. 120
Cubiertoscant. 110
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 14

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Micrófonoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Bridascant. 2

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Pinzas de servircant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Jarras medidorascant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 6
Placas de induccióncant. 2
Paños de cocinacant. 12

Decoración

Cartel de bienvenida
Señales direccionalescant. 8
Paneles informativoscant. 6
Portanombrescant. 100
Banderas y pancartascant. 8

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Guirnaldas de luces LEDcant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobascant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar y el programa antes de enviar las invitaciones. Deja los horarios definitivos por escrito y confirma con cada ponente su presentación y aportación.
Abre las inscripciones con tiempo suficiente para recoger alergias, preferencias dietéticas y necesidades de accesibilidad. Envía las indicaciones y la información sobre aparcamiento al confirmar cada inscripción.
Haz una prueba técnica antes de la llegada del público: proyector, pantalla, portátil, micrófonos, altavoces, cables alargadores y regletas. Lleva bridas y cables de repuesto para evitar improvisaciones.
Imprime la lista de participantes y prepara las tarjetas de nombre el día anterior. Monta la recepción con antelación y coloca percheros, mesas y sillas según la distribución marcada.
Confirma la reserva de catering y revisa vajilla, vasos, tazas, cubiertos, bandejas y utensilios de servicio. Recoge los productos frescos lo más cerca posible del evento y transporta todo el material junto al lugar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar el Día del Cáncer de Pulmón?: Empieza al menos 6 semanas antes para confirmar el lugar, los ponentes y el programa. Abre las inscripciones cuando el horario esté cerrado y reserva el catering con varios días de margen.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones?: Cierra el formulario entre 3 y 5 días antes del evento, según la capacidad de la sala y el plazo del catering. Así puedes imprimir la lista, preparar las tarjetas de nombre y comunicar el número final de asistentes.
¿Qué hay que comprobar el día anterior?: Comprueba el equipo audiovisual, las presentaciones, la distribución de la sala, las rutas de evacuación y el material de recepción. Deja listas la lista de participantes, las tarjetas de nombre y las indicaciones para llegar.
¿Cuánto catering calcular para este evento?: Calcula las raciones según el número confirmado de asistentes y añade un margen del 5 al 10 % para imprevistos. Separa con claridad las opciones relacionadas con alergias, preferencias dietéticas y necesidades especiales.

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